Excel từ lâu đã là một công cụ hữu ích giúp cho người dùng sử dụng tính toán, quản lý trong công việc một cách dễ dàng, vậy còn với kho thì sao. Hãy cùng Salework tìm hiểu quản lý kho bằng Excel là gì? Và hướng dẫn từ A-Z cách quản lý kho bằng excel tối ưu hiệu quả nhất.
Quản lý kho bằng Excel là gì?
Quản lý kho bằng Excel là việc quản lý hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp hoặc chủ shop trên bảng tính Excel. Có rất nhiều mẫu quản lý tồn kho bằng Excel nhưng khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình thì người quản lý cần cá nhân hóa các thông tin để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
Quản lý kho bằng Excel có lợi ích gì?
Khi sử dụng phần mềm Excel, công việc quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, tối ưu hóa thời gian và công sức mỗi ngày.
Quản lý kho bằng Excel có lợi ích gì?
Dữ liệu tổng hợp chi tiết
Đây chắc chắn là một ưu điểm rất lớn khi sử dụng công cụ phần mềm Excel trong việc quản lý kho hàng. Khi số lượng, dữ liệu liên quan đến kho hàng được nhập vô cùng chi tiết. Các thông tin nổi bật phải kể đến như thời gian nhập – xuất kho, thông tin hàng hóa, số lượng, kích thước,…
Chỉ với các thao tác ở bảng tính chứa nhiều tính năng đa dạng, Excel đã cung cấp cho các doanh nghiệp bảng dữ liệu theo dõi số liệu dễ dàng.
Lập báo cáo, thống kê đầy đủ
Việc tạo các file Excel có chứa các hàm giúp quản lý việc nhập – xuất – tồn kho theo tuần, theo tháng, quý hay theo năm đều đơn giản.
Để dễ dàng hơn, bạn có thể kết hợp sử dụng các định dạng biểu đồ, sơ đồ có trong Excel. Tùy theo nhu cầu sử dụng mà người dùng sẽ sử dụng các biểu đồ cụ thể nhằm thu được bảng báo cáo đầy đủ nhất.
Tiết kiệm chi phí
Hiếm có phần mềm nào sử dụng quản lý miễn phí, chứa nhiều chức năng giống như Excel. Bạn sẽ không phải chi trả khoản chi phí nào, kể cả các tính năng nâng cao.
Nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel
- Excel là phần mềm sử dụng miễn phí, do vậy khả năng bảo mật không cao. Nếu các máy tính chứa các file Excel được đưa cho người khác sử dụng thì rất dễ để lộ thông tin.
- Phần mềm quản lý kho Excel chỉ phù hợp cho các cá nhân, nhà bán lẻ, doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa không lớn. Vì dung lượng hạn chế, việc xử lý một lượng lớn dữ liệu sẽ làm cho Excel chạy chậm.
- Kỹ năng và kiến thức sử dụng Excel phải tốt, như vậy mới dễ dàng quản lý và phát huy tốt nhất lợi ích của phần mềm quản lý bằng Excel.
- Không kết nối được với các thiết bị bán hàng nên không tạo được hóa đơn.
- Cần có kỹ năng đánh máy tốt. Vì toàn bộ dữ liệu đều phải nhập thủ công bằng tay, đôi lúc có thể bị nhầm lẫn và thiếu sót trong quá trình nhập.
- Không thể thực hiện cùng lúc 1 file trên nhiều máy tính nên khá tốn thời gian, khó cập nhật hàng hóa liên tục. Tuy nhiên hiện nay đã có cách khắc phục nhược điểm này bằng cách sử dụng điện toán đám mây “Google Sheet”. Có thể truy cập, chỉnh sửa 1 file cùng lúc trên nhiều thiết bị.
Hướng dẫn từ A-Z cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả
Thực hiện quản lý kho tốt bằng Excel sẽ giúp cho tiến trình theo dõi, quản lý đạt hiệu quả tốt nhất. Sau đây là các bước cơ bản sử dụng Excel quản lý kho.
Hướng dẫn cách quản lý kho bằng Excel
Bước 1: Tạo một file Excel dữ liệu quản lý kho
File Excel chứa đầy đủ các sheet thông tin cần thiết như nhập, xuất, bảng số liệu hàng hóa (danh mục), báo cáo,…
Bước 2: Nhập dữ liệu từng sheet
- Sheet nhập: điền đầy đủ các thông tin cụ thể về ngày tháng, mã hàng hóa, tên hàng, số lượng, đơn vị tiền (ĐVT), thành tiền và nhà cung cấp.
- Sheet xuất: đầy đủ thông tin về ngày tháng, mã hàng, tên hàng hóa, ĐVT, số lượng xuất, đơn giá bán, đơn giá gốc, tên khách hàng, doanh thu.
- Sheet danh mục hàng hóa: cần điền các thông tin cụ thể về hàng hóa như mã hàng, tên hàng hóa, ĐVT. Các thông tin điền chính xác thì khi nhập, xuất hàng chỉ cần nhập mã hàng hóa thì tự động các danh mục khác sẽ xuất hiện.
- Sheet báo cáo: sử dụng nhiều nhất là báo cáo nhập, xuất, tồn. Điền các thông tin tên hàng, số lượng nhập – xuất, tồn đầu – tồn cuối, doanh thu theo từng loại báo cáo.
- Đối với một số mặt hàng sẽ cần thêm ô số chứng từ, mã nhà cung cấp, sđt, địa chỉ, ghi chú.
Bước 3: Tính toán số lượng, giá trị tồn kho
Sau khi các thông tin được điền đầy đủ, chúng ta sẽ sử dụng các hàm Excel tính toán để đưa ra kết luận cuối cùng. Ở bước này, bạn cần nắm được các hàm Vlookup, Sumif, Iferror để sử dụng. Cụ thể:
- Hàm Vlookup giúp tìm kiếm danh mục hàng hóa, đảm bảo thông tin nhất quán chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Hàm Sumif(s) giúp tính toán, cho ra kết quả tổng số lượng hàng hóa, chi phí và thành tiền từng lần nhập – xuất cho từng mã hàng.
- Hàm Iferror giúp hỗ trợ hàm Vlookup nhanh gọn hơn.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không?
Có hai luồng ý kiến như sau: Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh và số lượng hàng hóa ít, xoay vòng vốn thấp và đang trong quá trình test sản phẩm trên thị trường thì có thể quản lý kho bằng Excel giúp tiết kiệm chi phí quản lý. Nhưng nếu bạn xác định nhập số lượng hàng hóa lớn và số lượng người quản lý trên 2 người thì nên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp bởi chi phí quản lý kho bằng phần mềm không quá lớn, thậm chí có một số nền tảng đang miễn phí sử dụng như Salework.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không?
Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp:
Quản lý số lượng chính xác hàng hóa tồn kho
Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa giúp tối ưu các hoạt động lưu kho, sử dụng tối ưu nhất lượng không gian lưu trữ. Ngoài ra, dựa trên các thông tin về hàng hóa, sản phẩm mà phần mềm sẽ đưa ra con số chính xác số lượng hàng tồn có trong kho.
Khi nắm chắc số lượng các mặt hàng sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Phần mềm quản lý tốt còn giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quát toàn diện về lượng hàng, từ đó giúp giảm ứ đọng hàng hóa, các khoản chi phí không cần thiết.
Dữ liệu định mức chi tiết từng mặt hàng
Hiện nay, đa số các phần mềm quản lý kho đều có hỗ trợ quản lý hàng hóa theo đơn vị đo lường tùy theo mỗi mặt hàng (tấn, tạ, yến, kg, hộp, lọ…). Nhờ vậy mà công việc quản lý trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.
Cung cấp báo cáo liên tục
Dựa trên các dữ liệu được cập nhật liên tục có được trong phần mềm mà báo cáo sẽ thể hiện được dưới nhiều dạng như sơ đồ, biểu đồ hay bảng biểu nhằm diễn đạt các thông số, dữ liệu trực quan, tạo cái nhìn sinh động nhất cho người xem.
Đảm bảo an toàn thông tin
Với các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, khi sử dụng bạn sẽ mất một khoản phí. Nhưng đổi lại, các thông tin dữ liệu sẽ luôn được đảm bảo. Vì không phải ai cũng có thể xem và chỉnh sửa nó. Chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể thao tác với dữ liệu hoặc chỉ có thể xem mà không chỉnh sửa được.
Tiết kiệm nhân lực
Hiện nay, chi phí cho mỗi nhân sự khá tốn kém nên việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giảm được lượng nhân viên làm tại kho cũng như giúp việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.
Salework Kho Vận – Phần mềm quản lý kho hàng đầu
Phần mềm Salework Kho Vận đang rất được ưa chuộng với tính năng tính năng đồng bộ kho trên đa nền tảng, đa kênh: cả cửa hàng và nhiều gian hàng trên nhiều sàn TMĐT. Thông qua đó sẽ tiết kiệm được chi phí, thời gian; các báo cáo cập nhật liên tục, xem được mọi lúc mọi nơi; kiểm soát dễ dàng; xác định thời lượng tồn kho chính xác tức thời và luôn hỗ trợ liên tục theo thời gian.
Tích hợp hai trong một vừa quản lý kho, vừa kết hợp bán hàng trong hệ sinh thái Salework giúp nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc và các hoạt động của kho luôn diễn ra thuận lợi.
Qua bài viết này, mong bằng sẽ giúp bạn hiểu tổng quát việc quản lý kho bằng Excel là gì? Và nắm chắc hướng dẫn từ a-z cách quản lý kho bằng excel tối ưu hiệu quả nhất mà chúng tôi đã tổng hợp chi tiết.
Xem thêm:
Tìm hiểu file Excel quản lý kho và công nợ mới nhất 2023
Domain là gì? Cách đăng ký domain tên miền đơn giản nhất
Bài viết liên quan
Tại Salework, chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để mang để những sản phẩm hữu ích nhất và trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Chúng tôi luôn lắng nghe khách hàng và lấy sự phục vụ bạn làm niềm vinh hạnh.
