File Excel quản lý kho và công nợ là công cụ tương đối đơn giản, dễ dùng. Nó sẽ hỗ trợ cho các chủ cửa hàng thuận tiện hơn trong việc quản lý kho hàng, nguồn thu – chi. Hãy cùng khám phá với Salework trong bài viết dưới đây nhé!

1. File Excel quản lý kho nên có những gì?

Bạn muốn tạo file Excel quản lý kho thay thế cho phần mềm bán hàng chuyên nghiệp? Vậy thì file Excel quản lý kho cần chứa đầy đủ các dữ liệu cần thiết. Cụ thể như sau:

– File Excel xuất nhập hàng hóa: Yêu cầu bảng dữ liệu: nhập số lượng hàng nhập, mã hàng, chứng từ, ngày.

  • Sổ nhập kho: số đơn hàng, sản phẩm, tồn kho đầu và cuối ngày, nhập – xuất trong ngày.
  • Sổ chi tiết hàng hoá: tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất – nhập – tồn kho, chứng từ, diễn giải chi tiết.
  • Báo cáo xuất – nhập – tồn: tên hàng, mã hàng, số dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất – nhập trong kỳ, tồn kho cuối kỳ. 
  • Sổ nhập kho cần in: Ngày tháng, chứng từ, diễn giải chi tiết, nhập xuất  tồn, số lượng, giá.

– File quản lý kho trên Excel yêu cầu mẫu phiếu nhập – xuất kho: STT, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

2. File Excel quản lý công nợ là gì?

Trước khi biết cách tạo file Excel quản lý công nợ, bạn cần nắm được các khái niệm cơ bản về quản lý công nợ trên Excel.

Vậy theo bạn, file Excel quản lý công nợ là gì? 

File Excel quản lý công nợ là cách theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp bằng file dữ liệu Excel. Bạn sẽ nhập thông tin vào Excel, từ đó quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng.

File Excel quản lý công nợ là gì

Công nợ chia làm 2 loại là: Công nợ khách hàng và Công nợ nhà cung cấp.

– Đối với công nợ khách hàng: Bạn phải quản lý các khoản phải thu phát sinh từ việc mua hàng. Ví dụ như khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, số tiền sẽ được ghi nhận là công nợ phải thu. 

– Đối với công nợ nhà cung cấp: Cần quản lý công nợ phát sinh khi cửa hàng nhận hàng từ nhà cung cấp. Khoản này nếu không thanh toán ngay sẽ được ghi nhận là công nợ phải trả. 

File Excel quản lý công nợ sẽ giúp thương nhân quản lý hai loại công nợ trên hoàn toàn đơn giản, miễn phí.

3. Ưu điểm khi sử dụng Excel để theo dõi công nợ 

Excel là một phần mềm được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Nó là một công cụ  bảng tính có thể lưu trữ thông tin dưới dạng bảng và các hàm tính toán tính toán trực tiếp trên tệp.

Do đó, khi sử dụng file Excel quản lý công nợ, bạn sẽ dễ dàng cài đặt và nhận được nhiều lợi ích:

– Thống kê, phân loại dữ liệu đơn giản

File Excel trình bày dưới dạng bảng tính, được phân chia rõ ràng thành các cột. Bạn có thể thiết kế mẫu Excel theo dõi công nợ theo thông tin cần kiểm tra. Bạn muốn quản lý công nợ phải thu khách hàng, hãy vào Excel để nhập các thông tin như:

  • STT,
  • Tên khách hàng,
  • Số tiền,
  • Thời gian

Các thông tin được nhập trên file Excel quản lý công nợ phải được  tối ưu hóa và chi tiết. Điều này giúp khi xem lại thông tin sẽ dễ hiểu và người nhập thông tin không bị nhầm lẫn.

Ưu điểm khi sử dụng Excel để theo dõi công nợ

– Truy xuất dữ liệu thuận tiện

Trước đây, khi phần mềm máy tính chưa phát triển và phổ biến, thông tin được lưu vào sổ để quản lý. Và mỗi lần tìm lại phải tra cứu rất mất thời gian. Nhưng đối với các tệp quản lý công nợ Excel, chỉ cần truy cập file và gõ để tìm dữ liệu và thông tin phù hợp.

– Phần mềm miễn phí

Excel là công cụ được sử dụng rộng rãi, không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới. Phần mềm cài trực tiếp trên máy tính/laptop của mọi người. Và quan trọng nhất là hoàn toàn miễn phí, nên rất thuận tiện cho các nhà kinh doanh khi chưa sẵn sàng đầu tư chi phí mua phần mềm quản lý công nợ.

Mong rằng với những thông tin chia sẻ mà Salework tổng hợp trên đây, bạn sẽ hiểu được cơ bản về file Excel quản lý kho và công nợ. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay băn khoăn, đừng ngần ngại mà không liên hệ ngay với chúng tôi!