Quản lý hàng tồn kho bằng tệp Excel là một cách rất đơn giản và dễ áp ​​dụng cho  người mới bắt đầu và các mô hình kinh doanh nhỏ, đơn giản. Để sử dụng file Excel quản lý kho, trước tiên bạn phải tạo bảng để nhập dữ liệu. Bài viết dưới đây liệt kê các loại bảng cần thiết để quản lý hàng tồn kho và thông tin cần thiết trong các tệp này, giúp việc quản lý kho hàng trở nên hiệu quả hơn.

1. Quản lý kho hàng

Để tạo file Excel quản lý kho, bạn cần có bảng thông tin cơ bản sau cho kho hàng của mình: Danh mục sản phẩm; Nhật ký xuất, nhập và tồn kho; Tổng hợp xuất nhập khẩu.

Cần có tờ danh sách sản phẩm để tóm tắt danh mục sản phẩm của cửa hàng. Mỗi mặt hàng bao gồm các thông tin chi tiết như số thứ tự, tên sản phẩm, mã hàng, giá nhập, giá bán, đơn vị tính giúp bạn dễ dàng quản lý chủng loại sản phẩm, hàng hóa, tránh thất thoát hàng.

Nhật ký xuất – nhập kho dùng để ghi chép thông tin về hàng hoá xuất, nhập trong một khoảng thời gian để tiện cho việc tổng hợp nhập – xuất và tồn kho cuối kỳ. Nhật ký nhập – xuất và tồn kho yêu cầu các thông tin như số thứ tự, thời gian, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá, tổng tiền, số lượng nhập trong ngày, số lượng xuất/ngày, ghi chú.

quản lý kho 1

Bảng tổng hợp nhập – xuất kho là file tổng hợp tình trạng nhập – xuất và tồn kho của sản phẩm trong kho cuối kỳ khi cộng tổng bảng nhật ký nhập – xuất kho. Trong sheet yêu cầu các thông tin như số thứ tự, tên sản phẩm, mã hàng,  đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập đầu kỳ, xuất trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.

2. Những lưu ý về việc sử dụng file Excel quản lý kho hiệu quả

Tạo tệp quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn bởi mỗi ngành khác nhau lại có những đặc điểm khác nhau. Vì vậy, không nên sử dụng mẫu file Excel quản lý hàng kho có sẵn mà bạn chỉ nên tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.

Nắm chắc kiến thức về Excel để áp dụng các hàm và tính năng, giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu hơn.

Khi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel, cần lưu dữ liệu thường xuyên để tránh tình trạng mất điện hoặc một số lý do khác khiến máy tính bị trục trặc, mất dữ liệu do không thể cứu kịp thời. Bạn có thể thiết lập cấu hình tính năng lưu tự động trong Excel như sau: Chọn File>Option>Save. Trong phần Save workbooks, bạn thay đổi thời gian tự động lưu trong ô Save AutoRecover information every (đơn vị là phút) rồi nhấn OK để hoàn thành cài đặt.

quản lý kho 2

3. Một cách dễ dàng hơn để thay thế quản lý kho hàng bằng Excel

Ngày nay, có vô số các phần mềm quản lý bán hàng có thể giải quyết các vấn đề về quản lý hàng tồn kho của người bán. Tùy theo quy mô và ngành nghề của bạn mà sẽ có những phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng với những tính năng phù hợp.

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hàng tồn kho có những ưu điểm sau: 

  • Hạn chế quá trình nhập dữ liệu thủ công (bằng ghi chép sổ sách,nhập tay trên Excel,…), đồng bộ hóa và nhập dữ liệu hàng loạt cùng lúc trong quá trình nhập dữ liệu được cài đặt sẵn từ ban đầu.
  • Bạn không cần biết cách tạo các phép tính phức tạp và các hàm giống như Excel.
  • Người dùng không cần biết quá nhiều về các phương pháp tính toán như trên Excel. 
  • Có những cách hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và bán hàng. 

Với mô hình bán hàng đa kênh, đặc biệt là bán hàng qua các sàn thương mại điện tử hàng đầu Việt Nam như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,… hệ thống quản lý bán hàng đa kênh Salework Kho có thể hỗ trợ hiệu quả các công việc quản lý kho đa kênh, đa điểm và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hay đơn vị vận chuyển. Với các tính năng quản lý kho tiên tiến, Salework Kho giúp người bán chuẩn bị tốt hơn cho các đợt bán hàng Flash Sale trên sàn TMĐT. Đồng thời, có khả năng đồng bộ và đáp ứng nhanh chóng, giúp các cửa hàng có thể tối ưu hóa doanh số bán hàng.

Như vậy, trên đây là những lưu ý cần có nếu bạn muốn tạo file Excel quản lý kho. Tuy nhiên, cách làm truyền thống này đang dần trở nên không còn phù hợp, mà thay vào đó là sự hiện hữu của các phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả như Salework Kho. Mọi thắc mắc xin vui lòng để lại trong bình luận để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn sớm nhất!