Việc quản lý kho vật tư không hề đơn giản, đôi khi khó kiểm soát nhiều thông tin phức tạp, bởi số lượng vật tư nhiều. Do đó yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ. Tạo file quản lý kho vật tư bằng excel – một công cụ trợ giúp đắc lực được nhiều thủ kho lựa chọn.
Vậy bạn đã biết cách tạo file quản lý kho vật tư bằng excel chưa? Salework sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn trong bài viết sau.
Hướng dẫn 3 bước tạo file quản lý kho vật tư bằng Excel dễ thực hiện
Bước 1: Lập danh sách vật tư
- Đây chính là database nơi đầu tiên bạn cần phải làm, lấy dữ liệu sang các sheet nhập – xuất và tổng hợp báo cáo, đảm bảo nhanh chóng và độ chính xác cao.
- Danh mục vật tư bao gồm: Tên vật tư, Đơn vị, STT, Mã VT. Theo dõi thêm những thông tin khác tùy vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp.
- Định dạng bảng: Tạo đường kẻ cho các bảng. Bao ngoài nên là nét liền, có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám đường kẻ giữa các dòng trông sẽ đẹp hơn. Dòng tiêu đề bôi đậm. Dòng tiêu đề cố định.
Bước 2: Tạo sheet Xuất – Nhập
- Tại sheet xuất – nhập, bạn sẽ nhập: Ngày tháng, Tài khoản (nếu có), Số chứng từ, Diễn giải, Mã vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Tên vật tư, Thành tiền, Đơn giá như bên dưới:
Tạo sheet Xuất – Nhập
- Dựa vào phiếu nhập – xuất kho, từng cột thông tin nhập dữ liệu liên tục vào tương ứng.
- Tạo được danh mục với đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên, Mã, Nhóm, ĐVT,…
- Khi bạn xuất – nhập sẽ tiết kiệm được thời gian khi chỉ việc nhập/chọn mã hàng. Hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập các thông tin còn lại.
- Có thể bạn cần kết hợp 2 hàm if với vlookup để lên công thức cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất tìm thông tin hàng hóa.
- Để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn nên sử dụng hàm If. (tránh hiển thị thấy lỗi #NA).
- Công thức =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0)).
Thiết lập công thức khi quản lý kho vật tư bằng excel
Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn
- Đây là báo cáo bạn có thể xem được số lượng hàng tồn đầu đến cuối, và lượng nhập – xuất chi tiết từng mã vật tư trong kỳ. Trong đó có các cột: Đơn vị, Số Lượng, Mã vật tư, Tên vật tư, Thành tiền Tồn đầu và Tồn cuối kỳ.
- Đây là một báo cáo được lấy dữ liệu tự động từ bảng kê xuất nhập.
Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn
- Bạn chỉ cần sao chép mã VT vào cột vật tư (Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ sao chép 1 lần, tránh trùng lặp).
- Tên VT và Đơn vị: Để lấy dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1 dùng hàm Vlookup.
- Để lấy từ bảng kê nhập xuất tồn tổng dữ liệu. Tại cột số lượng, thành tiền của Xuất trong kỳ và Nhập trong kỳ bạn dùng Sumif.
- Hàm Sumif: là hàm tính tổng với điều kiện cũng là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel. Từ danh sách rất nhiều lần nhập/xuất khác nhau, để tính được tổng số lượng nhập-xuất của một mã hàng.
- CT: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003, ’Nhập xuất tồn’!$A5, ’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003).
Thiết lập công thức quản lý vật tư xuất – tồn quản lý kho vật tư bằng excel
- Bạn chỉ cần nhớ công thức tại cột Tồn cuối kỳ: Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng bán.
Công thức tính vật tư tồn cuối kỳ khi quản lý kho vật tư bằng excel
Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã tự tạo riêng cho mình một quản lý kho vật tư bằng excel thật nhanh chóng và hiệu quả.
>> Xem thêm: Quản Lý Kho Là Gì? Hướng Dẫn Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả
Nhược điểm khi quản lý kho vật tư bằng Excel
- Quản lý kho vật tư bằng excel có độ an toàn cho dữ liệu kém, không có tính bảo mật. Do mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính, excel là phần mềm offline. Hơn nữa, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý trong quá trình làm việc, thì việc mất dữ liệu khi quản lý kho vật tư bằng excel là điều khó tránh khỏi.
- Người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt bởi các hàm trong excel khá phức tạp. Đây là nhược điểm khá lớn vì không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi, nhất là các doanh nghiệp quy mô nhỏ.
- Khi quản lý kho vật tư bằng excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn.
- Khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã, doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ trong thống kê xem xét dữ liệu? Thật tiếc, excel không đáp ứng được việc này.
- Không kịp thời cập nhật thông tin. Excel không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác dù nó sử dụng đơn giản.
- Excel sẽ không hỗ trợ kết nối với các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư của doanh nghiệp nếu có.
Dù được biết đến và sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng việc tạo file quản lý kho vật tư bằng Excel vẫn còn rất nhiều hạn chế. Salework Kho Vận – phần mềm quản lý kho với đội ngũ nhân viên lành nghề, sẵn sàng hỗ trợ tối ưu công suất kho vận và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp của bạn.
Hiện Salework Kho Vận đang có chương trình dùng thử miễn phí, tận dụng cơ hội áp dụng công nghệ hiện đại cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay nhé!
Xem thêm:
Mẫu Excel quản lý kho tối ưu cho nhà bán hàng mới nhất
Top 7 phần mềm làm nét ảnh tăng chất lượng tốt nhấtBài viết liên quan
Tại Salework, chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để mang để những sản phẩm hữu ích nhất và trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Chúng tôi luôn lắng nghe khách hàng và lấy sự phục vụ bạn làm niềm vinh hạnh.
