Quản lý hàng tồn kho bằng file Excel là một trong những phương pháp giúp các chủ cửa hàng quản lý hàng hóa của mình một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Nếu bạn vẫn chưa biết cách quản lý kho hàng bằng file Excel, hãy xem ngay bài viết này của Salework. Chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn mẫu excel quản lý kho để bạn có thể quản lý một cách dễ dàng.

1. Ưu điểm khi quản lý kho trên Excel

Quản lý kho trên Excel là hình thức quản lý hàng tồn kho khá phổ biến trong ngành bán lẻ. Cách này được nhiều chủ cửa hàng sử dụng để kiểm soát số lượng hàng hóa. Và dưới đây là các ưu điểm của phương pháp quản lý kho bằng file Excel:

1.1. Thống kê và phân loại dữ liệu rõ ràng

Excel là bảng tính được thiết kế để giúp bạn trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các phép tính và tạo thống kê. Vì vậy, bất cứ khi nào người dùng cần lưu trữ số liệu thống kê và tính toán, họ chỉ cần nhập vào Excel.

Vì vậy, trong kinh doanh bán lẻ, luôn phải thống kê. Việc sử dụng một mẫu Excel để quản lý xuất nhập tồn kho là vô cùng hợp lý. File Excel quản lý kho được chia thành các cột, giúp bạn có thể thêm thông tin mình muốn vào file, quản lý nhanh chóng và dễ dàng.

1.2. Truy xuất dữ liệu đơn giản, dễ dàng

Việc phân tách rõ ràng các trường thông tin trong tệp Excel giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần. Đây là một trong những ưu điểm nổi bật khi quản lý kho bằng Excel, trái ngược với cách quản lý kho thủ công trên sổ sách.

quản lý kho trên Excel

Việc lưu sổ sách mỗi khi tìm lại thường rất mất thời gian, chưa kể có thể gây nhầm lẫn nếu bạn không ghi thông tin chính xác và rõ ràng. Một file excel quản lý kho đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm dữ liệu.

1.3. Sử dụng miễn phí

Excel là phần mềm miễn phí, bạn chỉ cần tải về laptop hoặc máy tính để bàn là có thể sử dụng. Nó là một phần mềm được sử dụng rộng rãi trên thế giới và trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, nếu bạn không muốn quá đầu tư vào quản lý kho thì Excel là phù hợp với bạn.

2. Cách tạo tệp Excel quản lý kho hiệu quả 

Không khó để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, bạn có thể tạo và tách các file quản lý thành từng mục bạn cần. Dưới đây là một số mẫu Excel quản lý kho bạn có thể tham khảo:

2.1. Mẫu Excel quản lý kho theo danh mục hàng hoá

Đầu tiên khi muốn quản lý hàng tồn kho thì bạn cần thống kê những sản phẩm nhập vào cửa hàng. Sau đó trong mẫu Excel quản lý kho bạn, cần tạo sheet “Danh mục hàng hóa”.

Mẫu Excel quản lý kho theo danh mục

Phần này của danh mục sản phẩm sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa của mình. Trong phần này sẽ có các trường như: 

  • STT (số thứ tự)
  • Tên sản phẩm 
  • Mã sản phẩm 
  • Đơn vị đo lường 
  • Ghi chú (nếu có)

2.2. Mẫu Excel quản lý kho dựa trên bảng thống kê hàng hóa xuất – nhập kho  

Trường thông tin thứ 2 trong mẫu Excel quản lý kho là bảng thống kê hàng hóa xuất nhập. Tất cả các giao dịch nhập xuất kho đều được ghi lại trong tệp này. Thông tin bắt buộc trong file này cần có:

  • STT (số thứ tự)
  • Thời gian
  • Số chứng từ (nếu có yêu cầu) 
  • Mã hàng 
  • Tên hàng 
  • Số lượng 
  • Đơn giá 
  • Thành tiền
  • Giá vốn hàng hóa 

Tùy theo nhu cầu của từng quản lý hay cửa hàng, bạn có thể thêm bớt các trường thông tin sao cho phù hợp hơn.

2.3. Mẫu Excel quản lý kho dựa trên báo cáo tồn kho 

Dựa vào các file quản lý kho trên, bạn sẽ tạo thêm một file Excel báo cáo hàng tồn kho. File này giúp bạn xác định được lượng hàng tồn kho, chủ động nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế cửa hàng mình. Biết được sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào bán không chạy, từ đó thiết kế chiến lược kinh doanh hợp lý hơn.

Trong mẫu Excel quản lý kho này, bạn cần có các trường sau: 

  • Đã xuất trong kỳ
  • Đã nhập trong kỳ 
  • Tồn kho cuối kỳ

Mong rằng qua những chia sẻ trong bài viết, bạn sẽ biết cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel. Bạn có thể tạo được mẫu Excel quản lý kho phù hợp cho cửa hàng của mình theo những dạng nêu trên.