Quản lý kho được coi là công việc hết sức khó khăn, lấy đi không ít thời gian, công sức của các chủ cửa hàng, hộ kinh doanh. Vậy phải làm gì để tránh những sai sót trong quản lý và không bị thất thoát, thiếu hụt sản phẩm? Hãy cùng Salework tìm hiểu ở bài viết dưới đây!

1. Kho là gì?

Kho (hay kho hàng) là nơi tập kết hàng hóa, lưu giữ hoặc chứa các sản phẩm thương mại. Kho chứa nhiều loại sản phẩm với số lượng hàng lớn, nhằm cung cấp thêm hàng hóa cho các cửa hàng. 

Việc xây dựng một kho hàng riêng cho cơ sở bán hàng là vô cùng quan trọng vì nó giúp chủ cửa hàng yên tâm về vị trí lưu trữ khi nhập một số lượng lớn hàng hóa. Ngoài việc sở hữu kho hàng, việc quản lý kho hàng cũng quan trọng không kém.

2. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho được hiểu là việc theo dõi, giám sát tình hình hoạt động hàng ngày của kho hàng như xuất – nhập – tồn kho, chuyển kho… Việc quản lý hàng chính xác, khoa học không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn gia tăng nguồn thu cho cửa hàng và doanh nghiệp.

Thông thường, cửa hàng nhỏ có thể quản lý kho bằng file Excel vì lượng sản phẩm không nhiều. Tuy nhiên, nếu số lượng hàng hóa tăng lên đến hàng nghìn, hoặc cần nhiều kho hàng khác nhau thì các đơn vị kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng. Điều này giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực, chi phí và tăng hiệu quả quản lý. 

Quản lý kho là gì?

3. Những công việc chính khi quản lý kho

Liệu bạn có bao giờ tự hỏi rằng, để quản lý một kho hàng, bạn sẽ cần làm những công việc gì không?

  • Tiếp nhận thông tin và thực hiện thủ tục xuất – nhập hàng
  • Đảm bảo cả chất và lượng cho hàng hóa ra – vào kho
  • Thường xuyên giám sát lượng hàng hóa tối thiểu còn ở kho
  • Đảm bảo nghiêm ngặt quy tắc an toàn và phòng cháy chữa cháy trong kho
  • Giải quyết vướng mắc liên quan đến khách hàng
  • Lên kế hoạch nhập hàng khi cần

Đó là những công việc cơ bản mà bạn cần làm khi trở thành một quản lý kho.

4. Vì sao quản lý kho quan trọng?

Kiểm tra kho hàng là điều không thể thiếu đối với các cửa hàng bán lẻ. Hoạt động kinh doanh có đạt được hiệu quả hay không, điều kiện tiên quyết chính là ở cách quản lý kho hàng. Việc quản lý kho hàng một cách hiệu quả giúp:

  • Bảo quản được hàng hóa cẩn thận, nhất là các loại hàng dễ vỡ, dễ bị ẩm mốc hay hết hạn. 
  • Tránh xảy ra các tình trạng thất thoát hàng hóa do gian lận, mất cắp,…
  • Tiết kiệm tối đa các chi phí như chi phí vật tư, nguyên vật liệu, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng,…
  • Kiểm soát dễ dàng lượng hàng tồn trong kho để cân đối và điều chỉnh quay vòng

5. Những phương pháp quản lý kho hiệu quả

Dưới đây là 7 cách quản lý kho hàng khoa học, hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong việc quản lý hàng hóa.

5.1. Bố trí kho ở nơi dễ thấy

Không có đủ mặt bằng làm việc cho người quản lý kho hàng khi kiểm kê hàng hóa sẽ rất dễ dẫn đến những rủi ro.. Không nên cho họ một căn phòng nhỏ phía sau cửa hàng, nơi bạn không thể biết họ đang làm gì, thay vào đó, hãy đặt kho ở vị trí dễ nhìn thấy để thuận tiện cho việc xuất – nhập hàng, giao – nhận hàng. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro và tránh lãng phí thời gian, tiền bạc.

5.2. Bố trí hàng hóa khoa học

Hàng hóa được bày trí khoa học là một trong những yếu tố giúp đẩy nhanh quá trình lấy hàng, vận chuyển, xuất – nhập.

Việc bố trí, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, tăng năng suất lao động cũng như giám sát, quản lý dễ dàng, thuận tiện. Tuy nhiên, việc tổ chức hàng hóa, vật tử theo sổ sách và kho bãi ở đa số các doanh nghiệp đều gặp khó khăn.

5.3. Nhập trước – Xuất trước

Đây là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn. Nhập trước, xuất trước có nghĩa là những món bạn nhập trước phải lấy ra trước và ngược lại. Quy tắc này đặc biệt quan trọng nếu bạn phải xử lý những hàng hóa dễ hư hỏng. Do đó, hãy đảm bảo rằng không có sản phẩm nào bị tồn đọng quá lâu.

Để thiết lập hệ thống quản lý nhập trước – xuất trước, bạn cần tổ chức kho hàng một cách hợp lý. Tức là hàng mới nhập về sẽ để ở phía sau và hàng cũ ở phía trước, nhờ đó sẽ tránh được sự nhầm lẫn thứ tự và các lô hàng cũ sẽ không bị bỏ lại.

5.4. Lưu mã vạch tất cả các mặt hàng có trong kho

Để thuận tiện hơn cho việc tìm đúng các loại hàng hóa trong kho, hãy quản lý hàng hóa bằng mã số, mã vạch.

Khi hàng hóa đã được gắn mã số mã vạch, chỉ cần sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã số trên sản phẩm, bạn có thể dễ dàng quản lý mặt hàng, tránh tình trạng sai sót hay nhầm lẫn do “nhập chay” số liệu.

5.5. Kiểm kê định kỳ

Tần suất lý tưởng để kiểm kho định kỳ là 6 tháng một lần, để xác nhận số lượng (tuân thủ hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết hư hỏng, suy giảm chất lượng, số lượng, bao bì). 

Để việc kiểm kê được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi thì kho phải được tổ chức một cách khoa học. Bạn có thể kiểm tra kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm,…

5.6. Dán nhãn mọi thứ trong kho

Bạn nên dán nhãn cho tất cả các mặt hàng sản phẩm có trong kho của mình, vì điều này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại và tìm kiếm các sản phẩm trong kho, hơn nữa còn có thể thuận tiện cho việc theo dõi hàng tồn một cách chính xác hơn.

5.7. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Quản lý kho hàng là phần cấp thiết của bất kỳ một doanh nghiệp. Khi xuất bán và thống kê chi tiết hoạt động thu chi, cần phải giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho. Bởi vậy, việc ứng dụng phần mềm như Salework thay thế các hoạt động ghi chép số liệu thủ công sẽ giúp các cơ sở bán lẻ, doanh nghiệp,… hạn chế được sai sót và thất thoát hàng hóa.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm được những cách quản lý kho hàng hợp lý nhất. Một khi bạn biết quản lý kho của mình sao cho hiệu quả, khoa học thì chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí và gia tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp của mình.