Quản lý tồn kho là gì? Tại sao quản lý tồn kho lại rất quan trọng với các doanh nghiệp và doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu vai trò và một số phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả của các doanh nghiệp ngay sau đây nhé.

Quản lý tồn kho là gì ?

Quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một vấn đề vô cùng quan trọng và cần được đảm bảo chặt chẽ đối với các doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi phải luôn luôn theo dõi chặt chẽ tình hình hàng hóa tại kho. Đồng thời, phải dự đoán trước được các hoạt động, biến động giá trên thị trường. Từ đó, doanh nghiệp có phương án giải quyết phù hợp.

Một doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp tiết kiệm các khoản chi phí đầu vào, đảm bảo luôn cung cấp đủ sản phẩm cho thị trường. Tạo tiền đề phát triển phát triển, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Vai trò của việc quản lý hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

4 Vai trò của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí, vật tư

Rất khó có thể tránh được hàng hóa, vật tư trong kho lâu ngày bị hỏng, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng… và bắt buộc các doanh nghiệp phải đem tiêu hủy do không thể đáp ứng chất lượng hàng hóa kinh doanh. Do đó, nếu hàng hóa trong kho được quản lý, thống kế số lượng thường xuyên, các khoản ngân sách dự phòng phù hợp thì sẽ tránh được các sự cố lãng phí không cần thiết.

Bất kỳ sản phẩm, hàng hóa trong kho cũng sẽ phát sinh các khoản “phí lưu kho”. Do vậy, việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ nhanh chóng phát hiện các mặt hàng tiêu tốn nhiều phí lưu kho và đưa ra các giải pháp chuyển giao, phân phối các mặt hàng ra thị trường. Tiết kiệm tối đa phí lưu kho.

Ngăn ngừa trường hợp xuất hiện số lượng tồn kho lớn mà doanh nghiệp không biết đến. Việc tồn kho lớn làm số vốn chi ra không sinh lời, lãng phí hoặc có thể bị mất đi. Ví dụ thực tế như những quán ăn, cửa hàng thì số lượng, thời gian sử dụng các mặt hàng luôn phải nắm chắc để tính toán và phân bổ sử dụng hợp lý.

Hàng hóa không thất thoát

Hiện nay, hàng hóa thất thoát xảy ra rất nhiều tại các doanh nghiệp do các yếu bên trong và bên ngoài khác nhau gây tổn thất không hề nhỏ.

Có rất nhiều sự việc thất thoát do chính nhân viên gây ra. Việc quen tay của một số bộ phận nhân viên đã làm cho nội bộ xảy ra mâu thuẫn, phẩm chất nghề nghiệp đi xuống và đặc biệt gây thiệt hại, ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, các cửa hàng, doanh nghiệp bán hàng công nghệ sẽ dễ tổn thất tài chính do trượt giá, hàng hóa bị lỗi một. Mặc dù được hỗ trợ giá từ nhà cung cấp nhưng vấn ảnh hưởng tương đối lớn.

Vì vậy, kiểm tra và đối chiếu thường xuyên số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn sẽ giúp kho giảm thiểu tối đa nhất tổn thất, đưa ra kế hoạch mỗi hàng hóa cụ thể.

Gia tăng doanh thu

Không thể phủ nhận được lợi ích rất lớn khi quản lý tốt tồn kho chính là tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Vì khi quản lý kho thường xuyên, hiệu quả thì sẽ nhanh chóng biết được số lượng nhập – xuất của từng mặt hàng. Từ đó, đưa ra kế hoạch cho các mặt hàng triển vọng và phương hướng giải quyết cho hàng hóa tồn nhiều. Như vậy, doanh thu cửa hàng sẽ không bị ảnh hưởng và ngày càng gia tăng.

Vốn lưu động ổn định

Vốn lưu động là nguồn lực tài chính ngắn hạn của các doanh nghiệp nhằm duy trì các hoạt động kinh doanh và tái đầu tư diễn ra hàng ngày, hàng tháng hay hàng quý.

Hàng hóa trong kho là một trong các yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến vốn lưu động nên việc quản lý kho tốt sẽ là tiền đề tạo ra khoản dự trù lưu động thích hợp, vai trò quan trọng với ngân sách tài chính của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho như thế nào cho hiệu quả?

Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Mã hóa hàng hóa kho

Đây là yếu tố được ví như “chìa khóa” giúp quản lý tốt hàng tồn kho. Vì một doanh nghiệp có rất nhiều hàng hóa, vật tư với từng tên gọi riêng. Việc “mã hóa” giúp bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, biết và nhận diện các mặt hàng. Nhất là kiểm soát tồn kho rất hiệu quả, tránh trùng lặp, bỏ sót.

Ngoài ra, mã hóa hàng kho còn có tính bảo mật cao. Dù dữ liệu đang ở trạng thái nghỉ hay hoạt động thì đều ngăn chặn các hành vi xâm phạm đến dữ liệu. Thậm chí, nếu bị đánh cắp ổ cứng thì mọi dữ liệu đều được bảo mật toàn vẹn dữ liệu.

Xác định  số lượng chính xác hàng hóa trong kho

Khi xác định được mức tồn tối đa – tối thiểu cho mỗi hàng hóa sẽ tránh được trường hợp doanh nghiệp nhập vào quá nhiều hay quá ít. Giúp quá trình sản xuất, luân chuyển hàng hóa thực hiện tốt, giảm các phí tổn thất không mong muốn.

Công việc xác định hàng hóa trong kho cần thực hiện thiết lập theo từng mặt hàng và thiết lập trong thời gian cụ thể.

Sắp xếp hàng hóa kho học

Bất kể một công việc nào cũng cần phải được sắp xếp một cách khoa học, hàng hóa trong kho cũng vậy. Mỗi loại vật tư đều được sắp xếp theo đặc thù vào từng kho, từng vị trí cho hợp lý và dễ dàng nắm bắt nhất.

Hiện nay, có 2 cách phổ biến dùng sắp xếp hàng hóa nhất:

  • Sắp xếp vị trí cố định: phương pháp này sắp xếp cố định vị trí các mặt hàng, dễ dàng tìm thấy hàng hóa và di chuyển hàng rất nhanh và thuận tiện. Tuy nhiên, nó lại chiếm nhiều diện tích và với các kho có số lượng hàng lớn, phải luân chuyển thường xuyên thì khá bất tiện.
  • Sắp xếp vị trí linh hoạt: tất cả vật tư, hàng hóa đều đặt theo stt hoặc ký hiệu và xuất hiện đầy đủ trên sơ đồ. Giúp tiết kiệm diện tích nhưng sẽ khá tốn thời gian cho việc sắp xếp hàng theo sơ đồ.

Báo cáo kiểm kê định kỳ

Các doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên kiểm tra báo báo kho để biết chính xác số lượng thực tế có giống với số báo cáo hay không. Đây là công việc rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp ngăn ngừa tổn thất, hạn chế sai sót, quản lý hàng hóa hiệu quả.

Sử dụng công nghệ quản lý kho

Để đạt được hiệu quả tốt nhất thì các doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm công nghệ quản lý hàng tồn kho, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vì cho dù ở bất kỳ nơi nào, doanh nghiệp đều có thể kiểm tra số lượng hàng hóa nhanh chóng chính xác, giảm tình trạng hàng hóa tồn dư hay thiếu hụt không kịp thời xử lý.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm công nghệ quản lý tồn kho xuất hiện. Nổi bật trong số đó có thể kể đến là phần mềm Salework kho với những ưu điểm nổi bật như sau:

  • Phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh, linh hoạt xử lý công việc kể cả trên thiết bị di động.
  • Nâng cao năng suất quản lý các hoạt động kho hàng với độ chính xác tuyệt đối. Tiết kiệm chi phí vận hành, ngăn chặn thất thoát hàng cho doanh nghiệp.
  • Quản lý nhiều kho hàng trên một phần mềm duy nhất và được đồng bộ theo thời gian thực có độ chính xác 100%.

Thông qua bài viết này, mình đã giải thích chi tiết câu hỏi quản lý tồn kho là gì? Và giới thiệu thêm cách mà các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho như thế nào? Nếu bạn có bất kỳ thông tin gì muốn chia sẻ hoặc câu hỏi cần giải đáp thì hãy liên hệ trực tiếp đến Salework để được hỗ trợ.