Thiết lập hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp cho cửa hàng thương mại điện tử của bạn, dù là B2B, B2C hay cả hai. Chúng giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Đồng thời làm giảm các sai sót trong việc thực hiện đơn đặt hàng cũng như đối chiếu thanh toán.

1. Hệ thống quản lý đơn hàng được hiểu là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS – Order Management System) là một ứng dụng cho phép doanh nghiệp quản lý đơn hàng và hàng tồn kho. Hệ thống này giúp quản lý hàng tồn kho chính xác hơn. Tự động nhập và cập nhật hàng mới vào hệ thống; theo dõi doanh số bán hàng qua các nền tảng bán hàng khác nhau như website, ứng dụng, nền tảng TMĐT như Lazada, Shopee, Tiki,… Đồng thời cảnh báo cho bạn khi lượng hàng tồn kho của cửa hàng giảm xuống tối thiểu.

2. Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng mang lại lợi ích gì?

Có nhiều lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). Đặc biệt là cải thiện dịch vụ khách hàng thông qua việc tăng độ chính xác.

2.1. Tự động hóa hiệu quả 

Hệ thống này dựa trên sự tự động hóa, từ khâu vận hành cửa hàng đến giao hàng. Phần mềm xử lý đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí nhân công. Điều này giúp nhân viên của bạn tập trung hơn vào sự hài lòng của khách hàng và tăng trưởng kinh doanh.

Phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất cũng cung cấp khả năng bảo mật dữ liệu nâng cao. Điều này càng trở nên quan trọng khi quản lý đơn hàng trực tuyến ngày nay. 

2.2. Truy cập bất cứ khi nào

Các nền tảng quản lý hoạt động thông qua Internet hoặc qua các app bán hàng trên di động. Bạn có thể theo dõi hoạt động của mình mọi lúc, mọi nơi từ điện thoại, laptop hay PC.

hệ thống quản lý đơn hàng

Ngoài ra, khách hàng có thể linh hoạt mua bất cứ thứ gì bạn bán mọi lúc, mọi nơi. Bạn có quyền theo dõi dữ liệu tốt hơn, xử lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn. Trong khi đó, khách hàng của bạn cũng có thể nhận được những gì họ cần một cách nhanh chóng.

2.3..Quản lý tồn kho chính xác 

Hệ thống quản lý đơn hàng cho phép bạn quản lý hàng tồn kho một cách tự động. Giảm thiểu sai sót chủ quan của người dùng so với quản lý thủ công qua sổ sách hoặc file Excel. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định thời điểm đặt hàng và sắp xếp lại các mặt hàng. Tất cả thông tin về biến động lên xuống lượng hàng hóa được hiển thị ngay lập tức trên hệ thống quản lý. Tính chất tự động này giúp bạn quản lý hàng tồn kho của mình một cách chính xác hơn.

Quản lý đơn hàng tốt giúp theo dõi lượng hàng tồn khi quá nhiều hoặc quá ít. Hàng tồn quá nhiều sẽ khiến bạn thiếu hụt ngân sách. Không có hàng để giao cho khách chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến uy tín bán hàng. Nhờ hệ thống quản lý đơn, bạn sẽ giảm bớt việc thừa đơn đặt hàng hay không đủ hàng trong kho. Nhờ đó giúp bạn có  kế hoạch kiểm kê hàng hóa, đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp.

2.4. Cải thiện tăng trưởng kinh doanh  

Việc sử dụng hệ thống quản lý giúp bạn chuẩn hóa quy trình đặt hàng trên nhiều kênh bán hàng. Bạn có nhiều thời giờ hơn để thu thập, phân tích dữ liệu nguồn khách hàng. Bạn dễ dàng điều chỉnh cửa hàng của mình để xây dựng, phát triển mối quan hệ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn sẽ có thể dự đoán doanh số bán hàng chính xác hơn.

Cải thiện tăng trưởng kinh doanh

2.5. Ít lỗi khi xử lý đơn hàng

Khi bạn chỉ phải xử lý một vài đơn hàng mỗi ngày, mọi thứ có vẻ bình thường. Song nếu công việc kinh doanh của bạn phát triển mạnh, bạn sẽ phải giải quyết một số lượng lớn các đơn hàng mỗi ngày.

Nhầm lẫn, sai sót sẽ là thứ không thể tránh khỏi. Giao sai đơn hàng, đến sai địa chỉ hay chậm trễ giao hàng sẽ làm tổn hại đến uy tín doanh nghiệp bạn. Vì vậy, hệ thống quản lý đơn hàng giúp đơn giản hóa quy trình, loại bỏ khả năng sai sót.

Qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu được tầm quan trọng của hệ thống quản lý đơn hàng. Cùng với sự phát triển của công nghệ, hệ thống này đang trở thành xu hướng và là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. Chúc các bạn có những bước đi kinh doanh thành công!