Doanh nghiệp không thể đạt được hiệu suất tối ưu nếu thiếu một hệ thống quản lý bán hàng vận hành mượt mà, logic, khoa học và dễ sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ tầm ảnh hưởng của một hệ thống quản lý tốt và giới thiệu một số phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng có thể được hiểu là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc nhóm người trong lĩnh vực bán hàng, hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng. Mục tiêu là triển khai việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp dựa trên chiến lược kinh doanh, nguồn lực sẵn có và môi trường kinh doanh liên quan.

Ngoài ra, nó còn chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra, nhằm tối ưu hóa việc hiện diện của sản phẩm, dịch vụ với chi phí hợp lý. Điều này giúp đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, việc sở hữu một hệ thống quản lý bán hàng trở nên vô cùng cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ, mà còn quản lý toàn bộ các khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, kho hàng, nhân viên và chăm sóc khách hàng.

Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Có một hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số chức năng cơ bản của hệ thống.

Chức năng quản lý đơn hàng

Chức năng quản lý đơn hàng là nền tảng của các phần mềm này, giúp việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn.

Chức năng quản lý kho hàng hóa

Quản lý số lượng hàng hóa trong kho là yếu tố then chốt để tăng hiệu quả kinh doanh. Chức năng quản lý kho hàng của giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách hiệu quả và chính xác.

Chức năng báo cáo

Báo cáo là công cụ quan trọng để quản lý bán hàng hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ xuất báo cáo tự động, chính xác, chia thành bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng.

Quản lý tài chính

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính kế toán, bao gồm quản lý tiền mặt, công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng và các khoản thu chi khác.

Quản lý khách hàng

Phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng, giúp người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng mới, khách cũ, khách quen để có chương trình bán hàng và tri ân hợp lý.

Hệ thống quản lý bán hàng tại các mô hình kinh doanh phổ biến

Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị

Với nhu cầu mua sắm ngày càng tăng từ người tiêu dùng, siêu thị ngày một trở nên phổ biến, đặc biệt trong thời gian dịch bệnh. Vì vậy, nhu cầu mở rộng các siêu thị cũng tăng nhanh, đòi hỏi công tác quản lý phải hiệu quả hơn.

Hệ thống quản lý bán hàng là hệ thống thông tin hỗ trợ quá trình quản trị tiếp thị và quan hệ khách hàng (CRM). Hệ thống này giúp tự động hóa nhiều chức năng quản lý bán hàng, đáp ứng các nhu cầu sau:

• Thống kê theo yêu cầu.
• Quản lý kho hàng, kiểm kê hàng hóa.
• Lập hóa đơn, kiểm kê hóa đơn.
• Nhập thông tin khách hàng thân thiết và các hình thức khuyến mãi đi kèm.
• Xuất báo cáo doanh thu hàng ngày.

Các phần mềm hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị giúp tiết kiệm thời gian vận hành, quản lý số liệu chính xác và cung cấp các báo cáo nhanh chóng, kịp thời.

Hệ thống quản lý bán hàng online

Hệ thống quản lý bán hàng online là những phần mềm quản trị công việc bán hàng, giúp doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa một cách có hệ thống và chặt chẽ hơn. Tất cả các khâu như: nhập hàng, kiểm soát đơn hàng, kho hàng, nhân viên, chăm sóc khách hàng, xuất kho vận chuyển… đều được quản lý bởi hệ thống này.

• Nhập hàng: Hệ thống sẽ thống kê chi tiết việc nhập hàng, giúp quản lý tình trạng kho hàng tốt hơn.
• Kiểm soát đơn hàng: Hệ thống giúp kiểm soát các hóa đơn, tiết kiệm thời gian trong việc thống kê chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Quản lý nhân viên và khách hàng: Mọi thông tin về nhân viên và khách hàng đều được quản lý chặt chẽ, dễ dàng truy xuất khi cần.

Các phần mềm quản lý online hiện không còn xa lạ với các doanh nghiệp, hay thậm chí các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Đây là công cụ cần thiết cho mọi doanh nghiệp và quy mô kinh doanh, giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về đội ngũ nhân sự, sản phẩm và khách hàng của mình.

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý sản phẩm

Các sản phẩm sẽ được quản lý bằng mã vạch, cung cấp thông tin chi tiết về từng sản phẩm, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và truy xuất thông tin.

Quản lý kho hàng

Mọi thông tin và danh mục hàng hóa cần được cập nhật thường xuyên lên hệ thống để kiểm soát tình trạng hàng hóa, tránh thất thoát chi phí.

Quản lý nhân viên

Nhân viên là bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng. Quản lý nhân viên bao gồm theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc, đảm bảo hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý khách hàng

Khách hàng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, vì vậy, quản lý khách hàng giúp bạn tương tác tốt hơn và đưa ra các chương trình ưu đãi phù hợp với khách hàng thân thiết.

Đọc thêm: Bí quyết xây dựng quản trị quan hệ khách hàng hiệu quả

Xây dựng mô hình phân cấp

Định hình phạm vi hệ thống cần quản lý là một bước quan trọng, giúp bạn dễ dàng nhân rộng và phát triển hệ thống khi cần.

Đào tạo đội ngũ nhân viên

Nhân viên cần được đào tạo am hiểu về cách vận hành hệ thống quản lý để áp dụng hiệu quả trong thực tế.

Đọc thêm: Bỏ túi 18 kỹ năng tư vấn khách hàng chinh phục cả khách hàng khó tính

Sử dụng thành thạo hệ thống quản lý

Lãnh đạo cũng cần sử dụng thành thạo hệ thống quản lý để phần mềm trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong kinh doanh.

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tiết kiệm nhất – Salework

Salework là hệ sinh thái quản lý bán hàng thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam, với các tính năng thông minh và tự động hóa. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật:

• Chat đa sàn trên di động: Salework Social giúp quản lý chat đa shop trên sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiktok,  nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm thiểu việc bỏ lỡ tin nhắn.
•  Quản lý đa kho: Salework hỗ trợ quản lý đơn hàng từ nhiều sàn như Shopee, Tiki, Lazada, TikTok, tự động đồng bộ tồn kho và xử lý đơn hàng nhanh chóng.
• Theo dõi công nợ và quản lý dòng tiền realtime: Salework Tài Chính xây dựng báo cáo tài chính tự động và theo dõi công nợ trên tất cả các sàn thương mại điện tử.
• Công cụ quảng cáo Shopee: Salework Ads kiểm soát hiệu quả quảng cáo nhiều shop, tạo chiến dịch Flash Sale, và tự động điều chỉnh giá thầu để tối ưu chi phí.
• Tích hợp công nghệ AI: Salework tích hợp AI và chatbot để tự động hóa việc chăm sóc khách hàng, tư vấn và chốt đơn, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý.

Tạm kết

Quản lý bán hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tăng cường trải nghiệm khách hàng và đạt được mục tiêu tài chính.Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường.