Lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư đồng nghĩa với việc bạn đang tiếp cận với công nghệ tiên tiến nhất, mang lại cho doanh nghiệp hiệu quả quản lý vượt trội và tiết kiệm chi phí. Từ trước đến nay, công tác quản lý vật tư luôn là vấn đề đau đầu của các doanh nghiệp. Việc tính toán cẩn thận để tránh thiệt hại trong quá trình kiểm kê số lượng, tồn kho, di chuyển, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu luôn là công việc vô cùng khó khăn cho người quản lý và dẫn đến lãng phí rất nhiều chi phí.

1. Những yếu kém trong công tác quản lý kho vật tư

Công tác quản lý kho vật tư luôn là vấn đề bức thiết mà hầu hết các công ty đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Nếu bạn xử lý các nguyên vật liệu theo cách truyền thống, tức là bạn đang đặt ra rất nhiều thách thức cho bản thân và doanh nghiệp mình. Dù bạn có cố gắng đến đâu thì những thiếu sót trong công tác quản lý và theo dõi vẫn luôn dễ dàng nhận thấy.

• Khó khăn trong việc tìm kiếm vật tư 

Khi bạn cất đồ và lưu trữ vào kho, với số lượng vật tư lớn, bạn sẽ nghĩ ngay đến việc sử dụng Excel để quản lý. Tuy nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc tìm kiếm. Bạn cũng có thể gặp khó khăn nếu thông tin bạn nhập không chính xác, hoặc dữ liệu bị mất vì lý do nhiều người cùng nhập thông tin. 

• Khó kiểm soát trạng thái vật tư 

Lượng vật tư dự trữ trong kho rất lớn nên việc quản lý chặt chẽ là điều cực kỳ khó khăn. Số lượng vật tư có thể lên đến hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn, do đó vật tư cũng cần được lưu trữ và chú ý đến ngày hết hạn và các quy định nghiêm ngặt trong quá trình lưu trữ. Việc kiểm tra định kỳ sẽ vô cùng khó khăn. Việc lưu trữ dữ liệu trong khi kiểm tra cũng khiến bạn dễ bực bội và có thể dẫn đến sai sót.

• Kiểm soát, quản lý vật tư bị động

Khi quản lý theo cách truyền thống, việc bạn muốn tìm hoặc kiểm tra đột xuất tình trạng của vật tư sẽ không hề đơn giản. Cần tìm người hiểu rõ, nắm rõ quy trình và thực hiện vô số các tài liệu, chứng từ nhập – xuất cũng khiến các nhà quản lý đau đầu. 

• Không đảm bảo và đáp ứng được định mức đề ra

Hàng tồn kho sẽ dễ làm ngưng trệ hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty. Đặc biệt, việc quản lý thủ công sẽ khiến công ty bị động, khó xác minh số liệu chính xác và tình trạng vật tư để lên kế hoạch thanh lý nếu cần thiết.

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư  

Những tồn tại và hạn chế của phương pháp quản lý tồn kho vật tư kiểu truyền thống đã thúc đẩy các đơn vị công nghệ nghiên cứu và tạo ra phần mềm quản lý kho vật tư. Phần mềm này cho phép các công ty dễ dàng kiểm soát tình trạng và số lượng vật tư, tạo tiền đề cho hoạt động kinh tế và sản xuất hiệu quả. 

• Phù hợp cho nhiều doanh nghiệp và dễ sử dụng. 

Ưu điểm đầu tiên của phần mềm quản lý kho vật tư là có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực chuyên về điện, điện tử, hàng tiêu dùng,…

Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều PC, laptop cùng lúc, cho phép phân tán công việc của nhiều người dùng trên một hệ thống. 

Phần mềm quản lý kho vật tư cũng hỗ trợ nền tảng Windows, cài đặt in linh hoạt với nhiều mẫu in khác nhau.

• Quản lý danh mục vật tư chi tiết và hiệu quả 

Phần mềm cho phép chia sẻ và quản lý danh sách một cách hiệu quả và chi tiết. Ví dụ: bạn có thể quản lý danh sách sản phẩm, danh mục và nhóm sản phẩm; quản lý danh sách khách hàng và nhà cung cấp; quản lý danh sách nhân viên bán hàng, giao hàng,… Đồng thời, phần mềm tổ chức quản lý việc nhập hàng, mua hàng, trả hàng theo nhà cung cấp kèm theo thông tin chi tiết theo kho hàng, thời gian, nhân viên phụ trách,…

• Tính toán xuất nhập khẩu để cân bằng vật tư

Phần mềm quản lý kho vật tư được thiết kế để giúp các doanh nghiệp kinh doanh đi đúng hướng và tối đa hóa lợi nhuận. Khi sử dụng phần mềm, bạn có thể quản lý sự biến động của số lượng vật tư và được cung cấp các tính toán số lượng xuất nhập để cân đối số lượng vật tư.

Phần mềm cung cấp giao diện đơn giản, cài đặt dễ dàng, hệ thống cảnh báo sản phẩm lỗi, hết hạn sử dụng. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ file Excel, quản lý vật tư bằng mã vạch với đầy đủ chức năng quản lý sản phẩm như sổ cái, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

• Quản lý theo danh sách, đánh giá nhà cung cấp 

Phần mềm có danh sách đầy đủ các nhà cung cấp, cho phép người quản lý đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí có sẵn như: tình trạng vận chuyển, chất lượng sản phẩm, dịch vụ bảo hành, các vấn đề khiếu nại, v.v. Việc đánh giá nhiều lần để đảm bảo độ tin cậy, uy tín và đảm bảo hoạt động sản xuất, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý kho vật tư có rất nhiều ưu điểm đang chờ bạn sử dụng và khám phá. Nếu cần nghiên cứu kỹ lưỡng và chạy thử phần mềm, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Salework. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn bạn để đảm bảo rằng phần mềm của bạn hoạt động trơn tru!