Nhân sự là nguồn lực chủ chốt trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Do đó, cần có một công cụ hỗ trợ quản lý và kiểm soát hiệu quả nguồn lực này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá Hệ thống quản lý nhân sự – một công cụ được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay.

Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Định nghĩa: Hệ thống Quản lý Nhân sự (HRMS – Human Resource Management System) là một bộ phần mềm hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên.

Đối tượng sử dụng: Ban lãnh đạo và nhà quản trị trong doanh nghiệp là những người sử dụng chính của phần mềm này, vì họ chịu trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của người lao động.

Phân biệt HRIS và HRMS

HRIS (Human Resource Information System) và HRMS (Human Resource Management System) đều là các hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự, nhưng chúng có sự khác biệt như sau:

HRIS (Human Resource Information System)	HRMS (Human Resource Management System)
Chức năng chính: Quản lý thông tin nhân sự, hồ sơ nhân viên, và các dữ liệu liên quan như lương, thuế, và lợi ích	Chức năng chính: Bao gồm tất cả các chức năng của HRIS, cùng với các công cụ quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, quản lý tuyển dụng, và lập kế hoạch nhân sự.
Tập trung vào: Lưu trữ và xử lý thông tin về nhân viên, báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự.	Tập trung vào: Quản lý toàn diện các quy trình nhân sự, từ việc tuyển dụng, đào tạo, đến quản lý hiệu suất và phát triển nhân viên.

 

Lý do quản lý nhân sự trở thành yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp hiện đại

Trong bối cảnh mô hình làm việc của doanh nghiệp đang ngày càng thay đổi, hình thức làm việc của người lao động cũng trở nên đa dạng hơn với việc làm từ xa và địa điểm làm việc thay đổi thường xuyên. Do đó, việc quản lý chỉ tiêu nhân sự, nhất là trong mô hình làm việc tại nhà, đòi hỏi các công ty phải tính toán chính xác chi phí nhân công để duy trì KPI doanh thu trên mỗi nhân viên.

Theo nghiên cứu từ thị trường nước ngoài, lương cơ bản cộng với thuế việc làm và phúc lợi thường tăng gấp 1,25 đến 1,4 lần lương hàng năm. Vì vậy, một nhân viên với mức lương 50.000 đô la mỗi năm thực tế có thể tốn từ 62.500 đến 70.000 đô la, chưa bao gồm chi phí cho bất động sản và thiết bị như PC và điện thoại.

Chính vì thế, việc áp dụng phần mềm HRMS là điều cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả, tránh lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy bắt đầu tìm hiểu và lựa chọn một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực.

Đọc thêm: 10 Chiến Lược Vàng Cách Quản Lý Nhân Viên Bán Hàng Hiệu Quả

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm trong quản lý nhân sự

Tối ưu hóa các quy trình quản lý nguồn nhân lực

Các công việc hành chính và giấy tờ tiêu tốn quá nhiều thời gian của bộ phận nhân sự, khiến họ không thể tập trung vào các vấn đề chiến lược quan trọng hơn. Sử dụng phần mềm HRM sẽ giúp tự động hóa các công việc giấy tờ, tăng tốc quy trình và cải thiện năng suất, tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý công việc hành chính.

Dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên

KPI là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và tiến độ phát triển của công ty. Phần mềm HRM giúp đơn giản hóa việc thiết lập và theo dõi KPI, tự động thu thập dữ liệu từ các hệ thống bán hàng và các chỉ số quan trọng khác. Ví dụ: quản lý tài năng, nghỉ làm, thời gian đạt mục tiêu, và thời gian giữ vị trí.

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phần mềm HRM tự động cập nhật các chỉ tiêu đánh giá nhân sự, giúp tạo báo cáo và quản lý dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý thời gian làm việc, quản lý biên chế, đánh giá hiệu suất và quy trình tuyển dụng.

Cung cấp nền tảng tự phục vụ cho nhân viên

Hệ thống HRMS tích hợp các cổng thông tin và chính sách cho nhân viên, giúp họ tự quản lý các quy trình như yêu cầu ngày nghỉ, theo dõi giờ làm việc và xem số ngày nghỉ phép còn lại. Nhân viên có thể tự giải quyết các truy vấn mà không cần liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên và công ty

Phần mềm HRMS bảo vệ thông tin trước các cuộc tấn công mạng và mã hóa dữ liệu, ngăn chặn truy cập trái phép. Ví dụ: nhân viên có thể truy cập phiếu lương bằng mật khẩu riêng và chỉ xem được thông tin cá nhân của mình. Hệ thống cũng cho phép HR kiểm soát quyền truy cập vào từng tính năng cụ thể, đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân.

Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

Tiêu chí 1: Xác định và đánh giá nguồn lực hiện có của tổ chức

Xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu lớn nhất liên quan đến lực lượng lao động của tổ chức.

Tiêu chí 2: Xác định rõ đối tượng sử dụng hệ thống

Bao gồm các đại diện từ các phòng ban như nhân sự, CNTT, tài chính, cùng với các quản lý bộ phận và nhân viên sẽ sử dụng phần mềm.

Tiêu chí 3: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Liệt kê những yếu tố quan trọng đối với tổ chức trong một hệ thống phần mềm nhân sự, bao gồm các yêu cầu công nghệ và các vấn đề kinh doanh như nhu cầu tuân thủ quốc tế.

Tiêu chí 4: Xác định các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của tổ chức

Sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau – từ báo cáo đến trao đổi với các công ty khác – để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu hẹp danh sách xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp cận và thu thập thêm thông tin.

Tiêu chí 5: Xem các bản demo sản phẩm

Đây là cách tốt nhất để đánh giá khả năng của mô-đun hoặc tính năng sản phẩm. Mỗi nhà cung cấp sẽ có một bản demo sản phẩm cụ thể thể hiện rõ các tính năng, từ đó doanh nghiệp có thể xác định sản phẩm có phù hợp với yêu cầu của tổ chức hay không.

Xu hướng mới nhất của hệ thống quản lý nhân sự hiện đại

Sự trỗi dậy của trí tuệ nhân tạo (AI)

Sự phát triển của AI trong hệ thống quản lý nhân sự đang đánh dấu một cuộc cách mạng trong quản lý nguồn nhân lực. Trong lĩnh vực tuyển dụng, AI có khả năng phân tích các tập dữ liệu khổng lồ, giúp nhà tuyển dụng đưa ra các quyết định chính xác hơn. AI cũng hỗ trợ xây dựng các chiến lược gắn kết nhân viên nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực và tạo ra các chương trình đào tạo cá nhân hóa.

Bằng cách khai thác tiềm năng của trí tuệ nhân tạo, HRMS không chỉ tự động hóa các công việc hàng ngày mà còn mang lại sự hài lòng và tăng năng suất cho nhân viên.

Tích hợp hệ thống quản lý học tập (LMS)

Ngày càng nhiều công ty triển khai HRMS tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý học tập (LMS), tạo ra một nền tảng thống nhất toàn diện về quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh trải nghiệm học tập và thiết lập các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng nhân viên.

Giải pháp thân thiện với thiết bị di động

Thiết bị di động đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhịp sống hiện đại. Các nền tảng HRMS nên ưu tiên phát triển các tính năng và giao diện thân thiện với người dùng di động, hỗ trợ làm việc từ xa như làm đơn nghỉ phép và đánh giá hiệu suất.

Trong thời đại mà tính linh hoạt và làm việc từ xa đang trở thành xu hướng, việc phát triển HRMS thân thiện với thiết bị di động sẽ giúp tăng trải nghiệm tích cực của nhân viên, thúc đẩy một môi trường làm việc linh hoạt và kết nối hơn.

Hệ thống quản trị nhân sự trên nền tảng Zalo

Hiện nay trên thị trường có thể bắt gặp rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự như MISA, SAPO,… Tuy nhiên phần mềm mà có thể quản trị được nhân sự trên nền tảng Zalo thì chưa có công cụ nào có. 

Salework Zalo đã tiên phong trở thành công cụ đầu tiên trên thị trường giúp quản trị nhân sự trên nền tảng Zalo. Với những tính năng ưu việt và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Salework Zalo mang đến hệ thống quản trị nhân sự toàn diện và độc đáo:

• Quản trị tập trung: Quản lý toàn bộ hệ thống Zalo trên một trình duyệt với hệ thống tự động hóa tin nhắn và tương tác khách hàng 24/7, giúp nhân viên tập trung chốt đơn hàng.
• Phân quyền nhân viên: Phân quyền Zalo cho nhân viên dựa trên tài khoản, khách hàng và nhiệm vụ chỉ với một thao tác, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng.
• Kiểm soát chất lượng hội thoại: Đọc và kiểm soát toàn bộ tin nhắn, giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình chăm sóc khách hàng (CSKH) của nhân viên.
• Báo cáo chính xác, đa chiều: Cung cấp báo cáo chi tiết và đa chiều, giúp nhà quản trị đánh giá đúng năng lực nhân sự, đảm bảo minh bạch và công bằng.