Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, các cách quản lý nhân viên từ xa trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp. Đây là một thách thức lớn khi sự khác biệt giữa quản lý thành công và thất bại rất mong manh.

Vậy làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc? Hãy cùng Salework khám phá chi tiết qua bài viết sau.

Lợi ích của việc quản lý nhân viên từ xa

Quản lý nhân viên từ xa không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nhanh chóng. Mà còn đảm bảo phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, đúng người, đúng việc và đúng thời hạn. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự thay đổi tư duy đáng kể từ phía lãnh đạo, đặc biệt là những nhà quản lý quen thuộc với tư duy truyền thống.

Một số lợi ích của việc quản lý nhân viên từ xa bao gồm:

• Hỗ trợ nhanh chóng: Cung cấp hướng dẫn và góp ý kịp thời giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả.
• Xây dựng văn hóa kỷ luật: Thiết lập một môi trường làm việc trực tuyến có kỷ luật và tổ chức.
• Tăng năng suất: Khuyến khích thói quen tự lập và làm việc độc lập, nâng cao hiệu quả làm việc.
• Xử lý vấn đề nhanh chóng: Giải quyết các vấn đề phát sinh như thiếu nguồn lực hay chi phí một cách hiệu quả.

Đọc thêm: 10 Chiến Lược Vàng Cách Quản Lý Nhân Viên Bán Hàng Hiệu Quả

Những thách thức khi quản lý nhân viên từ xa

Dù mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, quản lý nhân viên từ xa vẫn là một thách thức lớn. Làm việc từ xa đã và đang trở thành xu hướng tương lai, nhưng việc quản lý và đảm bảo công việc trực tuyến đặt ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, bao gồm:

Năng suất làm việc của nhân viên

Khi làm việc trực tiếp, việc đánh giá sự tham gia và cam kết của nhân viên khá dễ dàng. Tuy nhiên, làm việc từ xa lại khác. Doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để đánh giá năng suất của từng nhân viên.

Giao tiếp và tương tác

Giao tiếp liền mạch là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Khi làm việc từ xa, tất cả giao tiếp và tương tác đều thông qua các công cụ trực tuyến như Meet, Zoom, v.v. Dù có sự hỗ trợ từ các công cụ này, vẫn còn nhiều vấn đề trong quá trình giao tiếp. Việc tương tác giữa nhân viên với nhau và giữa nhân viên với quản lý trở thành rào cản lớn khi làm việc từ xa.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Doanh nghiệp thường tuyển dụng và đào tạo trực tiếp để nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc. Với văn hóa làm việc từ xa, các nhà tuyển dụng cần sử dụng các nền tảng tuyển dụng ảo. Tuy nhiên, việc tương tác trực tiếp và đào tạo nhân viên mới sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.

Các cách để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Salework sẽ giới thiệu những cách để quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả:

Đưa ra tiêu chuẩn về hiệu suất

Quản lý nhân viên từ xa trở nên dễ dàng hơn khi bạn thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng cho từng cá nhân ở các phòng ban. Bằng cách này, nhân viên có thể làm việc tự do và linh hoạt với những mục tiêu và kỳ vọng cụ thể. Cần thiết lập giờ làm việc cố định và giao thời hạn hoàn thành nhiệm vụ để đảm bảo tuân thủ đúng và nâng cao hiệu suất công việc.

Phân quyền cho nhân viên

Hãy tự tin trao quyền và cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tại nhà. Thay vì quản lý vi mô, hãy tập trung vào lãnh đạo và trao quyền, giúp nhân viên thoải mái và tự tin hơn trong công việc.

Cung cấp công cụ hỗ trợ kịp thời

Thiết lập kênh liên lạc thống nhất và cung cấp các công cụ hỗ trợ như Zoom, Meet, Trello,… để nhân viên có thể làm việc tại bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi công việc trực tuyến.

Truyền thông giá trị doanh nghiệp

Làm việc từ xa có thể khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng. Quản lý từ xa không chỉ là khích lệ và khen thưởng mà còn cần truyền thông giá trị doanh nghiệp để nhân viên cảm thấy gắn bó hơn. Sử dụng các nhóm chat, email nội bộ, và tiếp thị truyền thông nội bộ để củng cố tinh thần cho nhân viên.

Cập nhật tiến độ công việc thường xuyên

Tổ chức các cuộc họp định kỳ để theo dõi và đánh giá năng suất, tinh thần làm việc của nhân viên. Điều này giúp đảm bảo công việc hàng ngày được kết nối chặt chẽ và cho phép điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Lựa chọn các công cụ và giải pháp phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu cơ bản như quản lý công việc của từng nhóm và cá nhân, tạo kết nối và tương tác giữa nhân viên và quản lý, tích hợp hệ thống chấm công tự động, và đảm bảo tính bảo mật cao.

Lắng nghe nhân viên

Dành thời gian lắng nghe nhân viên để hiểu những khó khăn họ gặp phải trong công việc và cuộc sống. Lắng nghe góp ý từ nhân viên về quy trình dự án hay phong cách quản lý để cải thiện hiệu quả công việc.

Loại bỏ phương thức quản lý vi mô

Tránh áp dụng quản lý vi mô vào quản lý từ xa, vì nó không cần thiết và có thể tạo ra văn hóa “kiểm soát”. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc trao quyền và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc tự do.

Chia sẻ kinh nghiệm

Chủ động chia sẻ kinh nghiệm thực hiện các dự án với nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới, để giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn.

Tương tác nhóm thường xuyên

Tổ chức các cuộc họp định kỳ để các nhóm trao đổi trực tiếp về tiến độ dự án, năng suất và tinh thần làm việc. Những cuộc họp này giúp các nhóm liên kết chặt chẽ hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tạm kết

Chuyển đổi từ mô hình làm việc trực tiếp sang trực tuyến chưa bao giờ là dễ dàng. Doanh nghiệp cần quản lý mọi khía cạnh từ xây dựng cơ cấu nhân sự, trang bị thiết bị làm việc, đến cung cấp công cụ hỗ trợ và duy trì tinh thần cho nhân viên. Tuy nhiên, khi đã quản lý nhân viên từ xa thành công, lợi ích thu về sẽ rất đáng kể. Hãy tham khảo và áp dụng những giải pháp mà Salework đã chia sẻ. Chúc doanh nghiệp vận hành ổn định và ngày càng phát triển!