Quản lý công nợ là gì? Làm cách nào để quản lý công nợ? Hãy cùng Salework tìm hiểu bài viết dưới đây để giải đáp được những thắc mắc này nhé.
Quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận và theo dõi các khoản cần thu của khách hàng khi bạn bán sản phẩm/dịch vụ hay các khoản cần phải trả cho nhà cung cấp phát sinh trong quá trình mua sản phẩm/dịch vụ từ 1 công ty hay 1 cá nhân khác để doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình tài chính một cách tốt hơn.
Các loại công nợ
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú ý đến các loại công nợ như sau:
- Các khoản cần thu của khách hàng: Các khoản cần thu của khách hàng là những khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, lao vụ hay dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa nhận được tiền từ khách hàng.
- Các khoản cần trả cho nhà cung cấp, người bán: Đó là các khoản tiền liên quan đến thiết bị, dụng cụ, vật tư, hàng hóa hay dịch vụ…được phát sinh trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp của bạn đã mua từ người bán hay nhà cung cấp mà chưa thanh toán.
- Các khoản cần phải thu, phải trả khác:
Các khoản cần phải thu khác: Cần phải thu nội bộ, ký cược, tạm ứng, ký quỹ như: Giá trị tài sản thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, các khoản cần thu về bồi thường vật chất do tập thể hay cá nhân gây hư hỏng…đã được xử lý và bồi thường.
Các khoản cần phải trả khác: Tiền nộp cho nhà nước, tiền công nhân viên, các khoản vay nợ, nhận ký quỹ, ký cược, cần phải trả nội bộ như giá trị tài sản thừa mà chưa xác định được nguyên nhân.
- Các khoản tạm ứng: Đây là một vật tư hoặc một khoản tiền giao cho người nhận tạm ứng nhằm mục đích thực hiện công việc đã được phê duyệt.
Các yêu cầu về quản lý công nợ
Cần hoạch toán rõ ràng trong từng lần thanh toán
- Đối với các khoản cần phải thu
Cần phải hạch toán chi tiết và rõ ràng với từng đối tượng, từng lần thanh toán và từng khoản nợ.
Cần tích cực theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa lâu ngày.
Để giải quyết những công nợ lâu ngày và khó đòi, bạn cần phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của nhà nước như biên bản đối chiếu công nợ hay biên bản giải quyết công nợ cùng với các bằng chứng về số nợ thất thu.
Cần phải xác minh tại chỗ và yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ lâu ngày tồn đọng và khó có khả năng thu hồi.
- Đối với các khoản cần phải trả
Cần phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và từng khoản phải trả
Phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan với các khoản chiết khấu giảm giá hàng hóa cho người bán hoặc người cung cấp.
Các cách để quản lý công nợ hiệu quả
Có rất nhiều cách để quản lý công nợ như quản lý bằng số sách, excel hay sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ. Cùng chúng tôi tìm hiểu về các cách để quản lý công nợ hiệu quả dưới đây nhé.
Quản lý thông qua số sách
Quản lý công nợ thông qua số sách là một cách quản lý cổ điển mà rất nhiều cửa hàng đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hay khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, các chủ cửa hàng sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, số tiền, nội dung vào sổ sách.
Ưu điểm của cách quản lý này đó là không tốn nhiều chi phí đầu tư, bạn chỉ cần có một chiếc bút và một quyển sổ là có thể quản lý công nợ, tài chính của cửa hàng.
Quản lý công nợ thông qua số sách là một cách quản lý cổ điển mà rất nhiều cửa hàng đang áp dụng
Về nhược điểm, bạn sẽ tốn nhiều thời gian và công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, không phải lúc nào bạn cũng có thể tính toán chi li và không bị sai sót được.
Một nhược điểm nữa đó là cách này tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu rất cao, khi gặp thiên tai hay hỏa hoạn thì bạn sẽ mất cuốn sổ này và không còn cơ sở để thu hay trả nợ nữa.
Quản lý công nợ thông qua bảng tính Excel
Quản lý công nợ thông qua Excel giúp tính toán nhanh và chính xác
Thay vì ghi chép vào thông qua một cuốn số thì chủ cửa hàng có thể quản lý một cách hiện đại hơn đó là sử dụng excel giúp quản lý đơn giản và chính xác hơn.
Khi sử dụng cách này, chủ cửa hàng sẽ ít công việc hơn vì excel có chức năng tính toán tự động và chính xác. Nó có thể sắp xếp, quản lý theo khách hàng hay nhà cung cấp một cách khoa học hơn.
Bên cạnh các ưu điểm thì cũng có các nhược điểm. Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị của bạn nên bạn cần mở bằng chính thiết bị đó để chỉnh sửa. Bạn cũng có thể gửi tài liệu cho người khác, nhưng khi họ thay đổi số liệu thì dữ liệu sẽ không được cập nhật vào file gốc gây mất thời gian và nhầm lẫn.
Quản lý công nợ theo cách này cũng có nguy cơ bị mất dữ liệu. Trường hợp vô tình xóa mất file hay bị người khác chơi xấu hoặc bạn gặp sự cố bất ngờ về thiết bị như hỏng hóc thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất file dữ liệu quản lý công nợ đó.
Quản lý công nợ thông qua các ứng dụng quản lý
Quản lý công nợ là một mắt xích quan trọng trong bất cứ mô hình kinh doanh nào. Việc tự mình làm mọi thứ, khiến rất nhiều lần lần chủ cửa hàng quên việc ghi chép đơn hàng hoặc các khoản mua chịu của khách. Từ đó chủ cửa hàng sẽ không thể kiểm soát được dòng tiền ra vào, dễ dẫn đến việc bị “thâm hụt” tiền hàng, vốn kinh doanh.
Chính vì vậy, nếu bạn là một người bán hàng nhỏ hay bán tập trung trong các chung cư, khu dân cư, chủ tạp hóa nhỏ,… và bạn chưa có nhu cầu sử dụng các phần mềm trả phí chuyên nghiệp hoặc đã ngán ngẩm với các quy trình quản lý công nợ theo kiểu thủ công thì các ứng dụng tích hợp tính năng nhắc quản lý công nợ là lựa chọn hàng đầu cho bạn.
Trên đây là thông tin về quản lý công nợ và các cách quản lý công nợ hiệu quả. Hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ chọn được cách quản lý công nợ hiệu quả và phù hợp với cửa hàng của mình nhé. Liên hệ Salework để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm:
7 kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh xương máu cần biết
Top 7 app giải toán hình học và đại số tốt nhất
Bài viết liên quan
Tại Salework, chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để mang để những sản phẩm hữu ích nhất và trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Chúng tôi luôn lắng nghe khách hàng và lấy sự phục vụ bạn làm niềm vinh hạnh.
