Bài toán hàng tồn luôn là vấn đề trăn trở trong các doanh nghiệp Việt Nam. Việc tồn kho quá nhiều hay quá ít đều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy cần có phương pháp quản lý phù hợp. Khi công nghệ tiến bộ, thị trường ngày càng trở nên cạnh tranh, phần mềm quản lý hàng tồn kho là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp vững vàng, không bị đối thủ bỏ lại phía sau. Vậy, phần mềm nào là sự lựa chọn thông minh? Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là gì? Cùng Salework tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Các vấn đề chính về quản lý hàng tồn kho 

Hàng tồn kho là bất kỳ tài nguyên nào bạn dự trữ để đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Khi hàng hóa dự trữ quá ít, không đủ, thì khách hàng của bạn sẽ mất kiên nhẫn và tìm tới sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Ngược lại, nếu cất giữ quán nhiều hàng hóa trong thời gian dài, chúng có thể bị hư hỏng và và tổn thất nhiều chi phí. Ngoài ra, quản lý tồn kho theo kiểu truyền thống cũng tạo ra nhiều vấn đề, bao gồm: 

  • Không thể tính toán chính xác số lượng hàng tồn kho, đặc biệt là trong các doanh nghiệp tổ chức theo dạng chuỗi cửa hàng, đại lý và sở hữu quá nhiều cơ sở, chi nhánh khác nhau.
  • Không thể xác định chính xác ngày hết hạn của sản phẩm. Trên thực tế, những sản phẩm hết hạn sử dụng thường được cất giữ trong thời gian dài mà chủ nhân không hề hay biết.

Việc quản lý các loại hàng hóa, sản phẩm tại cùng một nơi không hề đơn giản. Ở Việt Nam, hầu hết các đại lý, cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng cùng lúc, dẫn đến xảy ra tình trạng không biết rõ và cập nhật chính xác thông tin về sản phẩm.

phần mềm quản lý hàng tồn kho 1

Bên cạnh đó, cũng có những nghi ngờ về tính trung thực của nhân viên trong quá trình bán hàng. Nhiều công ty lớn chia sẻ rằng, họ không thể kiểm soát tất cả các sản phẩm cung cấp vì hàng nghìn đơn hàng được xử lý mỗi ngày.

Trên thực tế, việc quản lý hàng tồn kho theo cách thủ công vừa tốn thời gian vừa không hiệu quả. Trong thời đại kinh tế phát triển, khoa học công nghệ đang dần thay thế sức người, nếu những cửa hàng vẫn cứ “trung thành” với cách làm truyền thống sẽ nhanh chóng bị dẹp bỏ. Chính vì vậy, phần mềm quản lý Salework Kho ra đời như một giải pháp tối ưu cho việc giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp.

2. Giải pháp quản lý tồn kho nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Khi một công ty sở hữu phần mềm quản lý hàng tồn kho, nó sẽ khắc phục được tất cả những khiếm khuyết trên trong quy trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả giữa muôn vàn thông tin có sẵn trên thị trường không phải là điều dễ dàng. Sức mạnh thực sự của một ứng dụng nằm ở chỗ nó có sử dụng dễ dàng và cung cấp nhiều thông tin hữu ích hay không.

phần mềm quản lý hàng tồn kho 2

Phần mềm tốt phải đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau: 

Tính dễ sử dụng

Hầu hết các nhân viên bán hàng hay kể cả quản lý đều không rành về công nghệ thông tin nên việc sử dụng phần mềm gặp khá nhiều khó khăn. Vì vậy, tiêu chí đầu tiên cần quan tâm là tính đơn giản của phần mềm. Điều đó có nghĩa là kể cả những người ít hiểu biết về công nghệ cũng có thể sử dụng một cách dễ dàng.

Hiểu toàn bộ quy trình kinh doanh của cửa hàng

Từ kho hàng đến khả năng kiểm kê, định lượng, báo cáo và tổng hợp, hãy đảm bảo phần mềm quản lý đó phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. 

Phản ánh đầy đủ tình hình hàng hóa trong kho

Phần mềm báo cáo hàng hóa trong kho phải chi tiết và đầy đủ. Thống kê được tổng số lượng hàng hóa, có thể quản lý được các mã hàng, số lượng nhập vào – xuất ra,…

Giá thành hợp lý

Lời khuyên dành cho các bạn là không nên tìm những nơi bán phần mềm “cực rẻ” vì “tiền nào của đó”. Bạn không thể kiếm được phần mềm quản lý tồn kho nào tốt nếu chúng “miễn phí”. Hãy chắc chắn về công dụng và sự hữu ích của nó!

3. Vậy làm thế nào để chọn được một phần mềm quản lý tồn kho tốt?

Hãy nhớ kỹ 3 điều dưới đây trước khi quyết định bỏ tiền mua một phần mềm quản lý nào đó:

– Tư vấn: Trao đổi và xin phản hồi từ những người đã sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho trước đó trên diễn đàn, hội nhóm,… Ngoài ra, hãy chọn một doanh nghiệp uy tín nhiều người dùng như Salework vì thương hiệu của bạn luôn là thứ giúp bạn an toàn. Để đứng vững trên thị trường khi có quá nhiều đơn vị nước ngoài tham gia. 

– Dùng bản dùng thử để trải nghiệm và hiểu hơn về các tính năng, công dụng của phần mềm quản lý hàng tồn kho đó.

– Trao đổi, liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để có được nhiều thông tin chi tiết, cụ thể hơn.

Việc tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp Việt Nam đứng vững trên thị trường khi có quá nhiều công ty nước ngoài tham gia. Salework mong rằng, sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ tìm được hướng đi mới cho kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Chúc các bạn thành công.