Một trong những phương pháp được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay là phần mềm quản lý kho Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Salework tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel nhé!

Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại đang có vai trò to lớn đối với nền kinh tế của một đất nước. Nền kinh tế mở của Việt Nam tạo ra nhiều lợi thế kinh doanh, giúp các công ty có cơ hội mở rộng sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn. Tiếp cận với công nghệ tiên tiến hơn và đa dạng hóa nhà cung cấp, các công ty có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các công ty nước ngoài. Để làm được điều này, ngoài việc xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, các công ty nên theo dõi, giám sát tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. 

Hàng tồn kho là một phần vốn lưu động của công ty và chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty.

1. Hàng tồn kho là gì, làm cách nào để quản lý chúng? 

Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn tồn tại ở dạng vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về chưa  sử dụng, thành phẩm, sản xuất xong chưa bán, hàng hóa đã mua nhưng còn tồn kho, hàng đang sản xuất,… 

Hàng tồn kho cũng đóng một vai trò rất quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh. Thiếu hàng tồn kho sẽ dẫn đến nguy cơ thiếu số lượng hàng hóa khi có thêm yêu cầu. Không những mất khách hàng ngay tại thời điểm đó, mà còn dễ bị mất đi đơn hàng trong tương lai do công ty không còn niềm tin của khách hàng vào khả năng cung cấp loại hàng hóa này.

phần mềm quản lý kho 1

Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng,  mua, nhận, bảo quản, vận chuyển và phân phối tài sản trong kho để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời nhằm tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu và hàng hóa trong và ngoài doanh nghiệp. 

2. Những lưu ý cần biết trước khi sử dụng phần mềm quản lý kho Excel 

Lựa chọn thiết kế giao diện Excel phù hợp 

Mỗi công ty đều có những loại hình hoạt động và phương thức tổ chức kinh doanh khác nhau. Mặc dù Excel là một công cụ quản lý kho khá phổ biến hiện nay, song nó cũng có thể không phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Phương pháp quản lý dễ gây ra rất nhiều sai lầm trong kinh doanh nếu thiếu hiểu biết. Do đó, các công ty cần tạo một file Excel để quản lý kho phù hợp cho cửa hàng của mình. Điều này không chỉ giúp quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu lưu trữ được thống nhất và dễ kiểm soát hơn.

Có kiến ​​thức cơ bản về Excel

Kiến thức về Excel là kiến ​​thức vô cùng quan trọng không chỉ đối với các nhà quản lý doanh nghiệp mà còn đối với tất cả người dùng. Trước khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý kho Excel thì phải hiểu rõ, vì các chức năng tính toán và thao tác trong công cụ này khá phức tạp. Nếu không rành về Excel, bạn rất có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng. Làm việc với Excel yêu cầu người dùng phải được trang bị một số kiến thức, như:

  • Các thao tác trên tệp 
  • Các thao tác thiết kế và định dạng bảng thông báo 
  • Thao tác dữ liệu 
  • Các hàm chính thường dùng

Một số lưu ý quan trọng khác cần ghi nhớ

  • Nắm được các hàm và lỗi cơ bản trong Excel để không làm chậm tốc độ tính toán quản lý hàng tồn kho của bạn. Các lỗi thường gặp như:

Lỗi hiển thị: #####

Lỗi số: #NUM!

Lỗi sai ký tự: #NAME!

Lỗi sai giá trị: #VALUE!

Lỗi không tìm ra dữ liệu: #N/A

Lỗi tham chiếu không thành công: #REF!

Lỗi dữ liệu rỗng/trống: #NULL!

Lỗi chia cho 0: #DIV/0!

phần mềm quản lý kho 2

  • Điều chỉnh độ rộng của cột và hàng với kích thước phù hợp nhất để dễ dàng theo dõi.
  • Sử dụng các tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu của bạn.
  • Cẩn thận khi nhập liệu, kiểm tra lại để tránh sai sót, nhầm lẫn. 

Như vậy, trên đây là những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho Excel đơn giản. Bên cạnh phương pháp truyền thống và tồn tại nhiều rủi ro như Excel, các công ty đang dần chuyển sang phần mềm quản lý kho hàng, điển hình là phần mềm Salework. Với phần mềm quản lý kho hàng, bạn sẽ được tích hợp nhiều tính năng đi kèm cực kỳ tối ưu khác như quản lý kênh phân phối, bán hàng trên các trang thương mại điện tử và cổng vận chuyển,… 

Qua bài viết, Salework hy vọng các bạn đã ghi ngay cho mình những lưu ý hữu ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho Excel. Chúc các bạn  thành công!