Quy trình quản lý kho là gì? Hướng dẫn cách tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả? Có thể hiểu đơn giản là xây dựng quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động quan trọng khi vận hành và quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành kho hiệu quả. Vậy bạn đã biết cách xây dựng quy trình quản lý kho tối ưu hay chưa, cùng tham khảo bài viết sau đây của chúng tôi nhé.

Quy trình quản  lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là gì?

Quản lý kho trong tiếng Anh được gọi là Warehouse Management –  có thể hiểu đơn giản là quá trình kiểm soát hàng ngày các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa xuất, nhập và tồn có trong kho một cách chính xác và chi tiết.

Quy trình quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm, giảm chi phí lưu thông bên cạnh đó còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho

Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho hiệu quả

Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa tồn kho

Nhờ có quy trình quản lý kho tối ưu bạn có thể nắm bắt được số lượng tồn kho nhanh chóng của từng loại hàng. Hạn chế tối đa việc thất thoát hàng hóa và ảnh hưởng của nó.

Kiểm  soát xuất nhập hàng chuẩn xác hơn

Tương tự, nhờ có quy trình quản lý kho tối ưu bạn có thể kiểm tra biến động hàng hóa khi xuất nhập hàng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đáp ứng nhanh nhu cầu đơn hàng

Quản lý kho hàng giúp các nhà bán hàng thống kê và nắm bắt được tất cả các số liệu về sản phẩm trong kho như tình trạng mặt hàng, số lượng, hàng bán chạy, hàng bán chậm, hàng hot trend v..v.. từ đó có thể đưa ra chiến lược kinh doanh đáp ứng nhu cầu đơn hàng nhanh chóng.

Mong rằng với những lợi ích tuyệt vời kể trên trong việc tối ưu quản lý kho hàng, các doanh nghiệp sẽ nhận ra được tầm quan trọng của công việc này và ứng dụng thường xuyên hơn.

Hướng dẫn 7 bước tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả

Như đã nói ở trên, để mang lại lợi ích, hiệu quả cho các doanh nghiệp chúng ta cần có một quy trình quản lý kho chi tiết. Dưới đây là quy trình quản lý kho hiệu quả chỉ với 7 bước để có thể kiểm soát được quá trình vận hành kho tối ưu.

Quy trình quản lý kho hiệu quả

Bước 1: Nhập kho

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì việc nhập kho là việc bắt buộc. Trước khi tiến hành quá trình nhập hàng hóa cần yêu cầu doanh nghiệp hoặc đối tác bên cung cấp doanh nghiệp hãy đưa ra tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm để nhập kho chính xác và tối ưu quá trình nhập kho.

Lưu ý khi nhập kho phải kiểm soát chặt chẽ, nếu không rất dễ dẫn đến sự thất thoát hàng hóa và gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng sau này. Khi nhận hàng hóa người nhập kho cần kiểm tra thật kỹ dấu niêm phong và kiểm đếm lại số lượng hàng hóa nếu đúng xác nhận vào phiếu rồi mới đưa cho nhà cung cấp.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho, để tiết kiệm được không gian lưu trữ, thời gian tìm kiếm, kiểm soát hàng hóa hiệu quả cần sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho khoa học và hợp lý nhất. Để tránh nhầm lẫn, lẫn lộn hàng hóa nên để hàng hóa cùng loại ở cùng một vị trí.

Bước 3: Thu thập hàng hóa

Là bước tốn nhiều chi phí nhất trong quy trình để thỏa mãn đơn hàng của khách. Sẽ giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng nếu thành công. Gồm 2 cách:

  • Thu thập theo đơn hàng: Khi nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ in và đưa phiếu cho nhân viên kho để tiến hành thu thập(khi đó nhân viên kho sẽ lấy đúng và đủ số lượng sản phẩm có trong đơn hàng)
  • Thu thập theo cụm:  Nhân viên bán hàng sẽ gom rất nhiều đơn hàng lại sau đó in phiếu danh sách gồm sản phẩm, số lượng tương ứng. Nhân viên kho sẽ thu thập hết tổng số lượng của từng hàng hóa rồi mới chia ra thành từng đơn hàng riêng.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Để giảm thiểu lỗi xảy ra dẫn đến tình trạng hoàn hàng chúng ta cần tiến hành đóng gói sản phẩm và lên phương án vận chuyển cho khách hàng. Lưu ý trong quá trình này phải đảm bảo an toàn, chính xác, giảm thiểu hư hại cho hàng hóa và tối ưu khối lượng sản phẩm để tiết kiệm chi phí giao hàng. Sau khi đã đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển, sản phẩm sẽ được lưu trữ ở trạng thái xuất kho và phải trừ ra trong kho hàng.

Bước 5: Hoàn hàng

Khi tiếp nhận đơn hàng bị hoàn từ khách, theo quy tắc quản lý kho, bạn cần:

Biết rõ nguyên nhân và lý do khách hàng trả lại hàng

Đưa ra phương án xử lý đối với các sản phẩm bị hoàn như nhập lại kho, tái chế, sửa chữa, tiêu hủy hoặc trả lại cho nhà cung cấp

Trong báo cáo, cần khấu trừ doanh thu của sản phẩm bị hoàn

Bước 6: Kiểm hàng

Để tránh tình trạng hỏng hóc hay thất thoát hàng chúng ta cần kiểm hàng hàng ngày. Từ đó đối chiếu so sánh giúp doanh nghiệp nhận biết được số lượng hàng bán chạy, hàng tồn từ đó có chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Bước 7: Thống hê báo cáo

Thống kê và báo cáo kho để doanh nghiệp có thể kiểm soát, quản lý kho hiệu quả.

Salework – Phần mềm giúp tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả

Nếu bạn muốn quản lý tất cả các kênh bán hàng của bạn từ một nơi duy nhất thì salework là lựa chọn tốt nhất bởi:

  • Salework Kho đã được liên kết và tích hợp với những sàn thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam cùng với kênh bán hàng Facebook. Dễ dàng đồng bộ hàng tồn kho, kiểm soát đơn hàng combo, đa kênh đa sàn hiệu quả, chính xác và tiện lợi.
  • Có hệ thống quản lý tài khoản và phân quyền chi tiết cho nhân viên từ SaleWork hỗ trợ bạn tổ chức và tham gia vận hành các gian hàng một cách đơn giản. Cũng như việc mở rộng quy mô, tăng doanh thu lợi nhuận sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng.
  • Ghi chép đầy đủ và báo cáo chi tiết các hoạt động quản lý kho bất cứ khi nào bạn cần.
  • Cách sử dụng đơn giản, dễ dàng
  • Quy trình kiểm soát kho hàng và xử lý đơn hàng hàng được tối ưu.

Qua bài viết này chúng tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin để giải đáp các vấn đề như quy trình quản lý kho là gì? Hướng dẫn cách tối ưu quy trình quản lý kho. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn xây dựng một quy trình quản lý kho tối ưu, hiệu quả hơn.