Các doanh nghiệp thường gặp khá nhiều thách thức trong việc tìm ra đúng giải pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp. Một số khác thì đang băn khoăn trong việc lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Vậy, để quản lý tốt kho hàng, đòi hỏi mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình quản lý hàng tồn kho.

1. Khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định từ khi nhà cung cấp chuyển nguyên vật liệu vào kho của công ty cho đến khi thành phẩm được xuất khỏi kho thành hàng hóa.

2. Các khâu của quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình bao gồm 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, Quản lý hoạt động xuất kho.

Quản lý hàng tồn kho

2.1. Quản lý mã hàng

  • Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa mã hàng cũ cho nhân viên quản lý đơn hàng của doanh nghiệp.
  • Bước 2: Kiểm tra lại các điều kiện của mặt hàng, sau đó đối chiếu. Nếu không tồn tại thì chuyển sang bước 3. Đối với nhu cầu thay đổi mã hàng, thực hiện bước 4.
  • Bước 3: Khi có yêu cầu mới, nhân viên quản lý đơn có trách nhiệm cập nhật thông tin mặt hàng; xác định thuộc tính của nhóm hàng, loại sản phẩm và nhà cung cấp để gán mã hàng mới phù hợp với quy định.
  • Bước 4: Kiểm tra, đánh giá tính cần thiết của các thay đổi, chỉnh sửa. Nếu không thay đổi được, hãy thông báo cho người yêu cầu. Ngược lại, trường hợp có thể thực hiện thay đổi thì chuyển sang bước 5.
  • Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa, thay đổi mã hàng theo quy ước đặt mã ban đầu.

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho này nhìn chung đã được hệ thống hóa rất tốt thông qua các phần mềm quản lý kho.

2.2. Quản lý hoạt động nhập kho

Trong quá trình nhập kho, hàng hóa sẽ được chia thành 2 loại, một là nhập kho nguyên vật liệu, hai là nhập kho thành phẩm. Nhưng về cơ bản, các bước nhập kho sẽ gồm 4 bước cơ bản dưới đây:

  • Bước 1: 

Khi phát sinh nhu cầu hoặc các yêu cầu nhập nguyên vật liệu, bộ phận đề xuất (phòng kinh doanh, thủ kho,…) sẽ thông tin kế hoạch nhập kho hàng hóa nguyên liệu tới các bộ phận có liên quan (phòng bảo vệ, vật tư, quản lý chất lượng,…) để chủ động chuẩn bị, sắp xếp và bố trí nhân sự cho phù hợp. Còn đối với quy trình nhập kho thành phẩm, nhân viên mua hàng sẽ cần nhập kho sau khi mua hàng và lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán.

  • Bước 2:

Kế toán kho dựa vào phiếu mua hàng hoặc phiếu đề nghị nhập, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào và kiểm định chất lượng của chúng để phục vụ cho quá trình nhập kho nguyên vật liệu. Trong quá trình nhập kho, sau khi nhận được phiếu yêu cầu, kế toán lập phiếu nhập kho thành nhiều liên: 1 liên lưu vào sổ kiểm kho, 2 đến 3 liên gửi cho nhân viên kho.

  • Bước 3: 

Sau khi hoàn tất khâu kiểm tra nguyên vật liệu sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập và yêu cầu về phòng kế toán để đối chiếu và in phiếu nhập kho, hàng sẽ được kiểm đếm kỹ lưỡng trước khi nhập kho theo các thông tin, giấy tờ đi kèm. Trường nào không khớp với phiếu nhập kho, cần báo ngay cho quản lý kịp thời xử lý.

  • Bước 4:

Hoàn tất việc nhập kho và nhập thông tin quản lý vào dữ liệu kho thông qua excel hoặc phần mềm quản lý Salework Kho.

2.3. Quản lý hoạt động xuất kho

Tương tự với quy trình của hoạt động nhập kho, quy trình xuất kho cũng cần đảm bảo thực hiện các bước như sau:

Quản lý hoạt động xuất kho

  • Bước 1:

Khi cần sử dụng hàng hóa, vật tư hoặc bán hàng, nhân viên có yêu cầu sẽ lập một  yêu cầu xuất kho. Hình thức có thể dựa trên mẫu văn bản có sẵn hoặc bằng miệng tuỳ theo quy định của từng công ty.

  • Bước 2:

Kế toán kho lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Kế toán cần lập phiếu xuất kho thành nhiều liên: một bản giữ vào sổ, phần còn lại giao cho thủ kho. Số lượng liên của phiếu xuất kho tùy thuộc theo quy định của từng đơn vị công ty, doanh nghiệp.

  • Bước 3:

Nhân viên kho nhận Phiếu xuất kho và xuất hàng hóa cho nhân viên yêu cầu xuất kho.

  • Bước 4:

Nhân viên nhận hàng hóa được xuất ra, ký nhận vào phiếu xuất kho và nhận lại một liên.

  • Bước 5:

Nhân viên kho nhận lại một liên phiếu xuất kho, viết thẻ kho và trả phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán.

  • Bước 6:

Kế toán ghi lại vào sổ kho và hạch toán hàng hóa xuất kho.

3. Những rủi ro thường gặp khi quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý kho, xuất nhập kho luôn đòi hỏi các công ty phải có nhiều kinh nghiệm. Kinh nghiệm giúp hạn chế và giảm thiểu rủi ro của những thông tin được lưu trữ thủ công bằng Excel. Dưới đây là những vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý kho:

– Sai sót trong việc ghi nhớ vị trí, mã hàng.

– Do bảo quản thủ công nên trong quá trình xuất không theo dõi được theo được lô (ví dụ: lô nào bán cho khách hàng nào…)

– Nhà kho nhỏ, không tối đa hóa được không gian lưu trữ, làm cản trở việc kiểm soát và đóng gói. 

– Rất khó để điều tra nguyên nhân của hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc các vấn đề trong kho. 

– Thao tác thủ công nhiều, năng suất công việc không cao. 

– Có quá nhiều mặt hàng trong kho khiến việc kiểm soát ngày hết hạn sử dụng của hàng hóa trở nên khó khăn. 

– Việc đếm và ký chứng từ mất nhiều thời gian, rất dễ nhầm lẫn.

4. Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý Salework Kho?

Giải quyết bài toán quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp, phần mềm Salework Kho giúp người dùng nắm rõ tình hình và chính xác số lượng hàng hóa tiêu thụ. Đồng thời hỗ trợ lên kế hoạch nhập vào lượng hàng hóa sao cho phù hợp nhất. Không những thế, khi sử dụng Salework Kho để theo dõi, chủ doanh nghiệp có thể giảm thất thoát trong quá trình hàng hóa được nhập vào và xuất ra.

Lượng hàng hóa được thống kê theo từng loại, kết nối trực tiếp với nhiều sàn thương mại điện tử. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp, chi phí và nguồn lực dành cho quản lý.

Trên đây là toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho đầy đủ nhất. Salework đã tổng hợp lại và muốn chia sẻ cho các bạn. Chúc bạn thành công!