Quản lý kho hàng là một công việc mà ai cũng coi là tương đối dễ dàng và không mấy quan trọng. Tuy nhiên trên thực tế, giai đoạn quản lý kho bãi của một doanh nghiệp rất phức tạp, đặc biệt là các kho lớn vì nó liên quan đến vấn đề thua lỗ và thu nhập của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tìm kiếm người quản lý kho chuyên nghiệp được rất nhiều công ty quan tâm. Vậy quản lý kho là gì? Hãy cùng Salework khám phá nhé!

1. Khái niệm quản lý kho là gì?

1.1. Kho hàng là gì?

Kho là một loại hình công trình hậu cần dùng để lưu giữ hàng hóa, nhập kho, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp, nhằm cung cấp kịp thời hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động sản xuất, xây dựng nhanh và tiết kiệm nhất.

Quản lý kho hàng

1.2. Quản lý kho hàng là gì? Khái niệm quản lý kho?

Quản lý kho hàng là hoạt động liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, lưu trữ và quản lý số lượng vật tư, hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục của việc sản xuất, giao hàng và phân phối kịp thời hàng hóa, nguyên vật liệu, giúp làm giảm chi phí phân phối và sử dụng hiệu quả không gian nhà kho.

2. Công việc của một quản lý kho là làm gì?

2.1. Tạo hồ sơ kho

Để dễ dàng quản lý mọi thứ, nhân viên kho nên tạo sơ đồ kho thể hiện lối đi và vị trí của hàng hóa, sau đó quản lý kho có trách nhiệm ghi nhãn cho từng mặt hàng bao gồm mã hàng, màu sắc, kích thước và ngày hết hạn. Thẻ được cố định trên kệ để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu sản phẩm. Người quản lý kho cần thiết lập mã vạch cho từng loại sản phẩm để tiện cho việc truy xuất dữ liệu trong hệ thống nhanh chóng hơn.

2.2. Thực hiện các thủ tục xuất – nhập khẩu

Đối với một kho hàng, việc xuất – nhập hàng hóa diễn ra khá thường xuyên. Khi đó, người quản lý kho nên kiểm tra, xác minh số lượng, chứng từ, các thủ tục liên quan và ghi chép cẩn thận hàng hóa nhập hoặc xuất để tiện đối chiếu hàng hóa sau này.

2.3. Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu

Tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa phải lưu giữ trong kho để đối phó với bất kỳ sự kiện nào phát sinh. Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu của hoạt động sản xuất, các nhà xuất khẩu và khách hàng, nhưng số lượng hàng tồn kho cần được điều chỉnh một cách hợp lý để giảm thiểu chi phí tồn kho quá mức.

Người quản lý có trách nhiệm theo dõi, đối chiếu số lượng xuất – nhập hàng ngày với tiêu chuẩn tồn kho tối thiểu. Nếu số lượng này có sự biến động lớn, cần phải báo cáo ngay cho cấp trên để có những thay đổi thích hợp. Mỗi loại hàng hóa sản phẩm cần có một lượng dự trữ tối thiểu để không xảy ra tình trạng thiếu hàng trong kho.

2.4. Phân loại hàng hoá

Phương pháp phân loại hàng hoá là rất quan trọng để thuận tiện cho việc kiểm tra và tìm kiếm hàng hoá. Đầu tiên, người quản lý kho nên phân loại các mặt hàng tổng thể đến chi tiết, như: thời trang, quần áo, váy,… theo từng khu vực khác nhau.

Người quản lý kho có trách nhiệm sắp xếp tất cả các loại hàng hóa trong kho một cách ngăn nắp và đúng kỹ thuật để đảm bảo luôn có chỗ trống mỗi khi nhập hàng mới. Đồng thời, những vật dụng dễ hư hỏng nên để ở khu vực riêng, cắm biển cảnh báo để mọi người cẩn thận hơn trong quá trình vận chuyển, hạn chế rơi vỡ, v.v.

2.5. Kiểm kê hàng

Hoạt động kiểm kê hàng hóa diễn ra hàng ngày, khi thiếu số lượng, quản lý kho sẽ báo cáo cho cấp trên để tiến hành đặt hàng. Đồng thời cũng báo những sản phẩm  hư hỏng, hết hạn sử dụng cần thanh lý gấp, sau đó lập danh sách gửi phòng kinh doanh để ban quản lý có giải pháp xử lý như ưu đãi, giảm giá,…

Quản lý kho hàng

Kiểm kê định kỳ giúp báo cáo số lượng hàng hóa trong một cách chính xác, phát hiện nhanh chóng các trường hợp thất thoát để có phương án xử lý kịp thời. Ngoài ra, việc kiểm hàng còn cho phép bạn chủ động trong việc xác định lượng hàng hóa cần thiết, đáp ứng nhu cầu mua nhanh hoặc đảm bảo có đủ nguyên liệu để sản xuất.

2.6. Đảm bảo an toàn kho hàng

Kiểm tra hệ thống điện thường xuyên để phát hiện và khắc phục sự cố kịp thời, tránh nguy cơ cháy nổ. Các bộ phận quản lý kho phải có nội quy, quy định cụ thể về phòng chống cháy nổ, sử dụng ngọn lửa,… để đội  bảo vệ có thể làm việc trong kho cả ngày.

Ngoài ra, để đảm bảo tình trạng thích hợp và sẵn sàng sử dụng khi có cháy, nổ, các bộ phận quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra, bổ sung, bảo trì, bảo quản và bảo dưỡng các phương tiện chữa cháy. Các thiết bị, dụng cụ cần thiết như máy bơm chữa cháy, họng nước, bình chữa cháy, v.v. phải được cung cấp, trang bị và lắp đặt đầy đủ. Nhà kho cần xem xét khả năng xây dựng bể chứa nước chữa cháy, hay được xây dựng trong khu vực có thể chứa chung nước sinh hoạt và nước sản xuất.

Như vậy, qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ quản lý kho là gì. Công việc của một người quản lý kho dù không yêu cầu trình độ chuyên môn cao, song lại đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác. Chúc các bạn thành công!