Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần có những chuyển biến tích cực trong công cuộc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng, mà phải kể đến là quản lý kho bằng QR code. Đây được coi là phương thức hiệu quả giúp khắc phục tối đa các nhược điểm trong quản lý kho kiểu truyền thống, đồng thời giảm thiểu thời gian, chi phí, nhân lực cho doanh nghiệp.

1. QR code là gì?

QR code (còn được gọi là mã QR) là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Quick Response Code (Mã phản hồi nhanh), hoặc nó có thể được gọi là Mã vạch ma trận (Matrix-barcode). Đây là một dạng thông tin được mã hóa để hiển thị cho máy đọc hoặc điện thoại thông minh có thể đọc được.

Quét mã QR code

Mã QR bao gồm các chấm đen và hình vuông nhỏ trên nền trắng. QR code có thể chứa các thông tin như địa chỉ website, chi tiết liên hệ, thông tin sản phẩm,… Tùy thuộc vào thiết bị đọc mã QR bạn sử dụng khi quét, nó sẽ đưa bạn đến trang web, gọi đến số điện thoại, hiển thị tin nhắn hay tài liệu văn bản,…

2. Khái niệm quản lý kho bằng QR code

Đối với những công ty sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mẫu mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn khi phải quản lý rất nhiều thông tin, ví dụ như: mã hàng, tên hàng, lô sản xuất, số lượng sản phẩm/lô, ngày sản xuất,… 

Khi các công ty áp dụng phương thức quản lý kho bằng QR code thì những thông tin này sẽ được mã hóa tự động. Nhà sản xuất sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi hàng xuất kho và tất nhiên, mã QR này bao gồm tất tần tật mọi thông tin, chi tiết về sản phẩm.

Vì vậy, khi xuất hay nhập hàng, nhân viên chỉ cần quét mã QR bằng thiết bị chuyên dụng là sẽ nắm được hết mọi thông tin. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động lưu thông tin và tạo phiếu xuất/nhập kho bao gồm đầy đủ thông tin sản phẩm. Bằng cách này, mọi công việc và quy trình sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và dễ dàng hơn rất nhiều cho nhân lực cũng như quá trình kiểm soát.

Không chỉ được áp dụng khi xuất, nhập kho mà cách quản lý này còn được áp dụng ngay cả với công tác kiểm soát kho. Có thể nói, quản lý kho bằng QR code là phương thức quản lý kho tân tiến, thông minh, giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu khi quản lý kho theo cách truyền thống. Ngoài ra, việc sử dụng quản lý kho bằng mã QR còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí kinh doanh, thời gian và nhân sự. mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả xuyên suốt quá trình quản lý kho hàng.

Quản lý kho bằng QR code

3. Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code

Sự ra đời của QR code khiến cho việc quản lý kho bằng mã QR trở thành cách thức hiệu quả nhất hiện nay, với các ưu điểm đáng kể như:

  • Giảm thiểu chi phí kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận: Doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa nhân lực trong khâu kiểm hàng, cắt giảm được chi phí kiểm soát hàng hóa nhưng lợi nhuận lại tăng lên rất nhiều nhờ độ chính xác của việc quản lý sản phẩm thông qua mã QR.
  • Tăng tính cạnh tranh của sản phẩm: Việc quản lý hàng tồn kho linh hoạt và dễ dàng truy xuất nguồn gốc là nhờ mỗi mặt hàng có một mã vạch khác nhau, kết nối được với máy quét mã vạch, do đó khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đối tác được tăng lên. Điều này không những tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc đưa ra các chương trình ưu đãi về giá và quảng cáo. 
  • Tăng tốc độ quản lý kho: hệ thống mã QR cho phép các mặt hàng trong kho được xác định một cách nhanh chóng, chính xác. Phần báo cáo cũng hiển thị chi tiết hàng tồn kho, hàng nhập, hàng xuất, v.v theo thời gian thực. Nhờ đó, các giao dịch liên quan đến kho hàng được thực hiện thuận lợi, nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.

Giảm tải khối lượng công việc cho các nhân viên phụ trách quản lý trong kho: Thay vì phải cầm sổ check tay hoặc kéo file excel mỗi khi kiểm hàng xuất/nhập kho, thì với QR code, nhân viên phụ trách sẽ chỉ cần quét mã QR được gắn trên sản phẩm.

4. Quy trình triển khai quản lý kho bằng QR code

Sau đây là cách quản lý kho hàng thông qua mã QR: 

  • Tiếp nhận hàng hóa vào trong kho: Ở bước tiếp nhận này, nhân viên kho có nhiệm vụ nhập chính xác các thông tin về sản phẩm vào hệ thống như: mã hàng, tên hàng hóa, lô sản xuất, số lượng của hàng hóa, ngày sản xuất,… Việc nhập thông tin này giúp hệ thống mã hóa các thông tin cần thiết về hàng hóa, sản phẩm thành ký tự, QR code sau khi xuất ra sẽ được dán trên thành phẩm nhập kho. 
  • Nhập/Xuất kho: Nhân viên kho sẽ sử dụng một thiết bị quét chuyên biệt để quét mã QR dán trên sản phẩm, khi đó thông tin về số lượng hàng hóa ra/vào kho sẽ được máy ghi lại và tự động đếm. Đồng thời được kết nối với phần mềm tự động tạo danh sách nhập/xuất một cách nhanh chóng và chính xác. 
  • Kiểm kho hàng hóa: Sử dụng thiết bị quét để quét mã QR trên sản phẩm, thông tin sản phẩm sẽ được hiển thị trên màn hình máy quét.

Có thể nói, với bối cảnh như hiện nay, quản lý kho bằng QR code đang ngày càng phổ biến và là công cụ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả, khoa học và chuyên nghiệp hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc, xin vui lòng liên hệ ngay với Salework để chúng tôi hỗ trợ bạn!