Kể từ khi máy tính được sử dụng rộng rãi, quản lý kho bằng Excel đã được coi là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác so với quản lý bằng ghi chép sổ sách. Song, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý kho bằng Excel đã dần lỗi thời và có thể gây thất thoát do sai sót trong  tính toán.

Mất dữ liệu hoặc sai sót 

Không giống như các công đoạn khác của quy trình bán lẻ, quản lý kho là một công đoạn đơn lẻ và đòi hỏi rất cao về độ chính xác, độ nhạy bén và tức thời của dữ liệu. Điều đó có nghĩa là nhân viên quản lý kho phải rất cẩn thận, nhanh nhẹn và chịu được áp lực công việc cao. Vì vậy, sai sót hay mất mát dữ liệu là điều không thể tránh khỏi trong công việc quản lý hàng tồn kho nếu không có những công cụ hỗ trợ tốt.

Việc nhập dữ liệu ra file excel khi xuất nhập hàng hóa có thể xảy ra sai sót nếu số lượng hàng hóa quá nhiều hoặc người nhập hàng không tập trung, làm ảnh hưởng đến toàn bộ kho hàng và bộ phận kinh doanh.

Do file này chỉ được lưu trên máy tính – nơi nhập dữ liệu, nên rất dễ bị mất khi lưu thông tin sản phẩm trên Excel. Nếu chẳng may bị mất file này hoặc máy tính bị nhiễm virus thì toàn bộ thông tin sẽ bị mất hết. Toàn bộ thông tin bị mất cũng đồng nghĩa là bạn sẽ phải tạo lại dữ liệu từ đầu.

Bởi vậy, tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy quét mã vạch với phần mềm quản lý kho Salework để việc xuất nhập hàng trở nên dễ dàng hơn. Phải có mã vạch riêng cho từng loại sản phẩm để máy quét mã có thể “nhận biết” đúng hàng hóa trong kho.

Sản phẩm sẽ được cập nhật dễ dàng, nhanh chóng mà không lo bị nhầm lẫn dữ liệu. Phần mềm quản lý kho Salework lưu trữ toàn bộ thông tin trên cơ sở dữ liệu, sử dụng công nghệ điện toán đám mây, giúp đảm bảo an toàn dữ liệu trong mọi trường hợp.

Quản lý kho bằng Excel 1

Việc tính toán với các hàm phức tạp gặp khó khăn

Quản lý kho bằng Excel đồng nghĩa với việc học và ghi nhớ các hàm tính toán phức tạp. Tuy hiệu quả hơn so với các phép tính thông thường, nhưng chỉ với một sai sót nhỏ trong khâu nhập dữ liệu thì kết quả cũng dẫn đến không chính xác, ảnh hưởng tới toàn bộ kết quả báo cáo bán hàng.

Với Salework Kho, nhân viên kho chỉ cần nhập thông tin hoặc quét mã QR vào phần mềm là sẽ nhận được kết quả chính xác, do phần mềm đã được lập trình sẵn các công thức tính toán phức tạp nên có thể tiết kiệm thời gian và sức lao động.

Dữ liệu không được bảo vệ, dễ bị lộ

Những thông tin được update trong file Excel và được lưu trữ trên máy tính của bạn rất dễ bị lộ. Ngay cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng không thể ngăn chặn được điều này. Sự cố này là do máy tính lưu trữ dữ liệu bán hàng thường được nhiều người sử dụng cho công việc và rất khó tránh khỏi.

Với chức năng phân quyền nhân sự rất rõ ràng: chỉ cho phép những người được phân quyền mới được phép thao tác, sửa đổi và xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu. Ngoài ra, các thao tác này được thực hiện trơn tru khi nhân viên cửa hàng đang sử dụng hệ thống nên bạn không lo bị gián đoạn khi làm việc. Salework không chỉ đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu mà còn giúp người quản lý dễ dàng xác định các điểm yếu trong hệ thống nếu xảy ra sự cố.

Quản lý kho bằng Excel

Khó chủ động trong việc đề xuất nhập hàng mới 

Quản lý kho đồng nghĩa với việc quản lý dữ liệu xuất – nhập. Hai dữ liệu này phải luôn được cập nhật mọi lúc và phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Có nghĩa là, nếu muốn có kết quả chính xác từng phút khi bán được một mặt hàng, người bán  phải báo ngay cho thủ kho để cập nhật đúng, đủ, chính xác lượng hàng tồn kho. 

Trong thực tế, điều này chắc chắn không thể được thực hiện thường xuyên vì một số lý do như: quá nhiều khách hàng, nhân viên quên cập nhật,… Ngoài ra, bạn không thể biết được số lượng chính xác trước khi kiểm tra hàng ở kho của mình. Khi đó, lượng hàng tồn quá nhiều sẽ không được cập nhật chi tiết, ban lãnh đạo khó định hướng cho lần nhập hàng tiếp theo.

Khả năng tổng hợp và báo cáo tồn kho của Salework cho phép các nhà bán lẻ  chủ động được việc nhập trước các mặt hàng còn ít và ngừng nhập hàng thừa để giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ. 

Phần mềm quản lý Salework Kho cũng cho phép tổng hợp theo thời gian thực (real-time) các báo cáo doanh thu bán hàng.

Đồng thời cho phép các nhà bán lẻ chủ động quản lý hàng tồn kho với cái nhìn tổng quan hơn.

Như vậy, với sự ra đời và phát triển của các phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả, thì quản lý kho bằng Excel đang dần trở nên không còn phù hợp nữa.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay mong muốn được tư vấn thêm về sản phẩm Salework Kho, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!