Quản lý kho hàng được xem như xương sống ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động kinh doanh. Các đơn vị có số lượng hàng hóa vừa và nhỏ thường quản lý hàng tồn kho bằng Excel để tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho đòi hỏi kỹ năng chính xác, nhanh nhẹn. Trong bài viết dưới đây, Salework sẽ cung cấp cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel với 7 mẹo hữu ích sau:

1. Hãy cẩn thận để không gây ra lỗi do. 

Một trong những lý do mà các công ty, tập đoàn lớn không sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho là do công cụ này rất dễ xảy ra lỗi. Trong bảng tính và dữ liệu cứng, thực sự rất khó tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi, trừ khi bạn biết chính xác nguyên nhân để tìm kiếm lỗi. Cách duy nhất để tránh những sai lầm trong bảng tính Excel là  đánh giá và xác nhận bản thân hàng ngày để giảm thiểu sai sót. 

Nếu bạn là một công ty hay đơn vị doanh nghiệp vừa, hãy thay thế Excel bằng Salework Kho – một phần mềm giúp quản lý hàng tồn kho trực tuyến vô cùng hiệu quả.

2. Cập nhật tức thì, tránh tình trạng “nhớ nhớ quên quên” 

Để không gặp phải những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra, người quản lý cần đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quá trình xử lý đơn hàng đều phải cập nhật ngay lập tức thông tin và dữ liệu trên Excel.

quản lý hàng tồn kho 1

Vì Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực nên các con số và giá trị hàng tồn kho thực tế thường không sát với dữ liệu trong bảng tính. Người quản lý cần thường xuyên cập nhật số liệu  tồn kho thực tế, đảm bảo có đủ hàng hóa cung cấp ra thị trường khi khách hàng phát sinh nhu cầu. 

3. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây

Các tài liệu Excel ngoại tuyến hiện tại có tương đối nhiều hạn chế và thường chỉ một người có thể sử dụng file. Để cải thiện tình trạng này, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng quản lý tồn kho của mình bằng Excel trên đám mây (OneDrive).

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ và tính năng thay thế do Google cung cấp để cho phép nhiều người truy cập và xử lý dữ liệu trong bảng tính của bạn cùng một lúc. Quản trị viên có thể mời nhiều người vào trang tính bằng cách cấp cho họ quyền truy cập và đặt bảng tính đó ở chế độ chỉnh sửa. Từ đó,  bất kỳ ai cũng có thể truy cập bảng tính của bạn mọi lúc, mọi nơi với thiết bị được kết nối internet.

4. Dành thời gian tích hợp dữ liệu 

Mỗi tháng, các nhà quản lý nên dành thời gian để tổng hợp và cập nhật dữ liệu để tạo ra một biểu đồ mô tả khối lượng hàng hóa bán ra trong mỗi kỳ. Bước này nên được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, đặc biệt là trong những khoảng thời gian như lễ tết hoặc các đợt khuyến mại.

quản lý hàng tồn kho 2

Một trong những hạn chế của Excel là nó không thể cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người dùng dành thời gian để đưa dữ liệu của cả tháng vào bảng tổng hợp, vấn đề cũng sẽ được giải quyết. Bước này tuy mất thời gian nhưng lại mang lại kết quả tích cực, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát doanh số bán hàng tại từng thời điểm.

5. Phân tích, đánh giá dữ liệu 

Cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel là một công cụ khá hữu ích cho doanh nghiệp theo dõi không gian kho. Tuy nhiên, để công cụ này phát huy tác dụng, người quản lý phải đảm bảo việc theo dõi hàng tồn kho và tính toán hợp lý. Hãy trả lời các câu hỏi dưới đây:

  • Bạn có tính toán thời gian di chuyển từ nhà cung cấp đến nhà máy của mình trước khi đặt hàng không?
  • Bạn có tính toán lợi nhuận trên tổng doanh số bán hàng hay trên các mặt hàng riêng lẻ không? 
  • Bạn đã tính thuế bán hàng từ thống kê hàng tồn kho?
  •  Tổng giá trị hàng tồn kho dựa trên điều gì?

6. Kiểm kê hàng tồn kho mỗi ngày

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel yêu cầu người nhập liệu hoặc doanh nghiệp kết nối máy quét mã vạch với hệ thống bảng tính. Có thể nói không phải tất cả các thao tác trên file Excel đều được thực hiện trong một quy trình tự động. Do đó, việc sử dụng Excel thường dẫn đến sai sót do các lỗi trong quá trình nhập liệu, do người dùng sắp xếp lại quá nhiều lần, hoặc do mức lợi nhuận được đánh giá quá cao hoặc quá thấp. Khi điều này xảy ra, việc quản lý tồn kho có thể dẫn đến sự gián đoạn hoặc trục trặc trong quá trình quản lý. Do đó, người quản lý cần theo dõi mọi thứ và kiểm tra dữ liệu bảng tính mỗi ngày.

7. Biết khi nào nên bỏ Excel và chuyển sang sử dụng phần mềm

Công cụ Excel hiển nhiên không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp vừa và lớn. Vì số lượng hàng hóa quá lớn, việc cập nhật và giám sát trên hàng trăm cột trong Excel hàng ngày sẽ rất mất thời gian và khó khăn.

quản lý hàng tồn kho 3

Vì vậy, tuy hiệu quả nhưng đôi khi các công ty cần cập nhật và sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng hơn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý Salework Kho vận để có được giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, nhân lực.

Cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel khá được các đơn vị lựa chọn tin dùng vì sự miễn phí và tiết kiệm chi phí. Song, để quản lý kho thật sự tốt và khoa học, bạn cần áp dụng linh hoạt 7 tips nêu trên. Chúc các bạn thành công!