Quản lý đơn hàng là một công đoạn giúp cho chủ shop theo dõi được tình hình doanh số, doanh thu, lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho của shop. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các kiến thức về quản lý đơn hàng và lợi ích mà nó mang lại.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là một quy trình xử lý đơn hàng của khách từ lúc họ đặt hàng tới khi nhận được sản phẩm. Việc quản lý đơn hàng tốt phải đảm bảo các yêu cầu về giá, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng cho khách hàng.

Nhờ các hoạt động quản lý đơn hàng, doanh nghiệp dễ dàng thao tác các hoạt động tạo đơn, đẩy đơn, vận chuyển, hoàn thành đơn hàng. 

Các hình thức quản lý đơn hàng khác nhau

Nên quản lý đơn hàng theo hình thức nào?

Quản lý đơn hàng là một hoạt động hỗ trợ người bán theo dõi tình trạng đơn hàng và  các công việc khác liên quan đến đơn hàng.

Các công đoạn thực hiện một đơn hàng gồm:

  • Tiếp nhận đơn hàng
  • Chuẩn bị hàng, đóng gói
  • Liên hệ gửi hàng cho bên vận chuyển
  • Các vấn đề sau bán hàng

Mỗi doanh nghiệp có những mô hình hoạt động kinh doanh khác nhau, từ đó có những hình thức quản lý đơn hàng khác nhau.

Quản lý đơn hàng theo hình thức trực tiếp

Với hình thức này, nhân sự sẽ được chia thành từng nhóm nhỏ theo từng đơn hàng nhất định để phụ trách quản lý.

Mọi hoạt động của từng nhóm đều được giám sát bởi nhóm trưởng.

Quản lý đơn hàng theo chức năng

Với hình thức này, nhân sự sẽ được phân chia theo chức năng từng bộ phận:

  • Bộ phận phát triển sản phẩm: có tác dụng phát triển các loại sản phẩm mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
  • Bộ phận thu mua hàng hóa:
  • Chịu trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên liệu
  • Theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa để có kế hoạch sản xuất
  • Bộ phận kế hoạch: công việc chính là lên kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, chủ động theo dõi mọi tiến độ và năng suất sản xuất.

Quản lý đơn hàng theo từng sản phẩm

Ở hình thức quản lý này, các chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp sẽ được chia thành các nhóm sản phẩm nhỏ để quản lý.

Quản lý đơn hàng theo khu vực địa lý

Nhân sự sẽ được chia theo đơn hàng của từng khu vực thị trường ở các tỉnh thành khác nhau để quản lý.

Quy trình quản lý đơn hàng cơ bản của doanh nghiệp

Quy trình quản lý đơn hàng của doanh nghiệp

Thông thường các quy trình quản lý đơn hàng gồm 4 giai đoạn: 

Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách -> xác nhận đơn hàng -> xử lý và hoàn tất đơn đặt hàng -> giải quyết các hoạt động sau bán hàng. 

Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn hàng

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý đơn hàng là khi khách đã đặt hàng xong và hoàn thành việc lựa chọn hình thức thanh toán. 

Đối với một số cửa hàng không sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ gọi điện lại xác nhận đơn hàng. 

Sau khi hoàn tất, thông tin chi tiết về việc mua hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để bắt đầu chuẩn bị các sản phẩm có trong đơn hàng.

Giai đoạn 2: Xác nhận đơn hàng

Ở giai đoạn này, thông tin đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách hàng trên trang đặt hàng, qua email hoặc điện thoại… Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ lại.

Giai đoạn 3: Xử lý và hoàn tất đơn đặt hàng

Ở giai đoạn này, bạn cần xác nhận lại đơn hàng vận chuyển, lên đơn, chọn sản phẩm, đóng gói và giao hàng. 

Giai đoạn này gồm 2 bước:

  • Bước 1: Chuẩn bị hàng

Sau khi nhận được thông tin đơn hàng, người bán sẽ lấy hàng từ kho, đóng gói kỹ lưỡng sau đó lập phiếu xuất kho và giao cho bên vận chuyển.

  • Bước 2: Vận chuyển

Sau khi đã đóng gói xong sẽ mang đi chuyển hàng. Đơn vị vận chuyển có thể là doanh nghiệp hoặc thuê bên thứ 3. Khi giao hàng cho khách, nhân viên vận chuyển sẽ đính kèm nhãn vận chuyển và hóa đơn. Thông tin tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật trên trang thương mại điện tử, email hay website … tùy vào phương thức đặt hàng của khách.

Giai đoạn 4: Xử lý sau bán hàng

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi và giải quyết các trường hợp đổi, trả sản phẩm của khách hàng (nếu có).

Sau khi đơn hàng thành công, thông tin về số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật trên hệ thống. Số liệu này sẽ giúp các bộ phận của doanh nghiệp theo dõi, quản lý được số lượng hàng đã bán và số lượng hàng tồn để có thể xây dựng các kế hoạch mua bán hàng hợp lý trong tháng tiếp theo. 

Đây là một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn điển hình. Tuy nhiên bạn có thể tùy chỉnh cách quản lý đơn hàng để phù hợp với doanh nghiệp của mình. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng tại các cửa hàng, doanh nghiệp hiện nay ngày càng phổ biến. Vì đây chính là công cụ giúp các chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng và hoạt động kinh doanh của shop mình. Dưới đây là một số lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm.

  • Tiết kiệm thời gian giao hàng: các phần mềm quản lý đơn hàng có liên kết với các đơn vị vận chuyển, đơn hàng sau khi được xử lý sẽ tự động chuyển đến đơn vị giao hàng được chọn một cách nhanh chóng, có thể tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cho việc tìm kiếm ship thuê ngoài.
  • Kiểm soát đơn giao hàng hiệu quả: mọi thông tin của đơn hàng đều được cập nhật lên phần mềm quản lý đơn hàng. Nhờ thế có thể theo dõi tình trạng đơn hàng một cách chính xác từ khi lấy hàng từ kho đến khi giao hàng cho khách.
  • Theo dõi tình trạng thanh toán: nhờ phần mềm quản lý đơn hàng, việc tính toán phí vận chuyển quản lý số tiền shipper thu từ khách một cách chính xác.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí cho chủ doanh nghiệp: việc quản lý đơn hàng bằng mềm sẽ giúp giảm chi phí đáng kể cho việc thuê và quản lý nhân sự. 

Giải pháp quản lý đơn hàng thông minh – Salework

Bài viết trên đã chia sẻ những lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho các đơn hàng của mình thì Salework là một gợi ý không thể bỏ qua.

Salework là một hệ sinh thái bao gồm các ứng dụng giúp người kinh doanh online có thể vận hành và quản lý các công việc của mình hiệu quả nhất.

  • Salework SOTA: phần mềm chăm sóc khách hàng trên các sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada… với các tính năng quản lý chat đa shop trên các sàn khác nhau.
  • Salework Ads: là công cụ giúp tối ưu hiệu quả quảng cáo trên các sàn thương mại điện tử.
  • Salework Finance: công cụ kiểm soát dòng tiền
  • Salework Stock: công cụ quản lý kho vận
  • Salework Admin: hệ thống quản trị trung tâm
  • Salework Page: là phần mềm hỗ trợ quản lý khách hàng và Fanpage trên Facebook

Giải pháp quản lý đơn hàng bằng phần mềm Salework

Được tin dùng bởi hơn 30.000+ doanh nghiệp và nhà bán hàng trên các sàn thương mại điện tử và các nền tảng mạng xã hội. Salework tự tin là nơi cung cấp các giải pháp kinh doanh đa phương tiện thông minh. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các gói dịch vụ.