Quản lý kho hàng là một trong những quy trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, đây không phải là một công việc dễ dàng vì nó tốn nhiều thời gian và công sức. Kết quả là, người ta coi phần mềm quản lý kho hàng miễn phí như một giải pháp hữu hiệu cho vấn đề trên. Do đó, trong bài viết hôm nay, Salework sẽ cùng bạn tìm hiểu về những ưu, nhược điểm của phần mềm này.

1. Khái niệm phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập, tồn kho, kiểm kê, nhân công,… của hàng hóa trong kho. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: phần mềm quản lý mua hàng, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, quản lý vận chuyển. Phần mềm quản lý kho cũng có nhiều loại như quản lý bằng excel,  quản lý truy cập, quản lý trực tuyến,…

2. Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí

Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí hỗ trợ kiểm soát tồn kho

Do tính chất phức tạp của việc quản lý kho, nhiều chủ cửa hàng bán lẻ khá ngại kiểm tra kho một cách thường xuyên, dẫn đến việc hàng hóa bị thất thoát, khó kiểm soát được.

phần mềm quản lý kho hàng 1

Nhưng khi bạn sử dụng phần mềm quản lý kho thì công việc kiểm hàng trở nên dễ dàng hơn vì phần mềm quản lý kho hàng có thể được tích hợp với máy quét mã vạch. Vì vậy, người dùng có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số seri,… Nhờ vậy mà việc kiểm tra hàng hóa tồn kho có thể được thực hiện rất nhanh chóng và thường xuyên.

Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp theo dõi số lượng tồn kho chính xác

Doanh nghiệp cần biết lượng hàng hóa còn lại trong kho của mình là bao nhiêu để  đưa ra quyết định nhập, xuất hàng đúng đắn. Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ đưa ra con số chính xác cho người quản lý. Nhờ đó, số lượng mặt hàng sẽ được điều chỉnh tự động tăng hoặc giảm với mỗi lần nhập, bán hoặc kiểm tra hàng tồn kho.

Lập kế hoạch chính xác với phần mềm quản lý kho hàng miễn phí

Khả năng truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho tốt giúp nhà quản lý dễ dàng dự đoán  nhu cầu của khách hàng, duy trì lượng hàng tồn kho đầy đủ và thích hợp với từng thời kỳ.

Ngoài ra, người quản lý có thể đưa ra quyết định đặt hàng nhanh chóng và chính xác nhờ tính năng kiểm tra hàng tồn kho của phần mềm. Bạn có thể dễ dàng bắt đầu tạo đơn đặt hàng và hóa đơn bằng cách quét mã vạch sản phẩm và thêm  số lượng mặt hàng bạn muốn nhập.

Tăng hiệu quả sử dụng vốn với phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí

Việc biết được số lượng hàng tồn kho cho phép nhà quản lý cân đối hàng tồn kho, duy trì vòng quay hàng tồn kho cao và tránh các mặt hàng bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Phần mềm có tính năng kiểm kê và cung cấp báo cáo kiểm kê chi tiết về các mặt hàng cao hơn hoặc thấp hơn hạn ngạch tối thiểu. Điều này sẽ giúp người quản lý quyết định ngừng nhập hoặc bổ sung từng mặt hàng cụ thể. Đồng thời làm tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng ứ đọng vốn.

3. Nhược điểm của phần mềm quản lý kho hàng miễn phí

Phần mềm miễn phí thiếu tính bảo mật và không an toàn

Một số phần mềm quản lý kho miễn phí có tính bảo mật không cao. Ví dụ như phần mềm quản lý kho sử dụng Excel. Nó là một phần của phần mềm ngoại tuyến độc lập, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên máy tính. Do đó, trong trường hợp mất điện, hỏng máy tính, nhiễm virus,… dữ liệu của bạn có thể gặp phải nguy cơ bị mất hoàn toàn.

phần mềm quản lý kho hàng 2

Một số phần mềm quản lý miễn phí đòi hỏi người sử dụng phải có kỹ năng

Không phải ai cũng có thể sử dụng phần mềm này một cách dễ dàng mà nó đòi hỏi người dùng phải có hiểu biết nhất định mới có thể sử dụng thành thạo, chính xác. Đây là một hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân sự giỏi. Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm thì sẽ tương đối tốn kém và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của công ty sau này.

Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí không phù hợp với các công ty lớn

Các tập tin dữ liệu chỉ thích hợp hợp để quản lý nếu chúng có dung lượng nhỏ. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, dung lượng lớn sẽ làm chậm quá trình xử lý dữ liệu. 

Ngoài ra, các công ty phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng. Trong quá trình bán hàng và quản lý hàng hóa, họ phải lưu trữ nhiều file excel khác nhau, điều này gây khó khăn cho việc theo dõi mọi thứ, kiểm soát đơn hàng vào các ngày mong muốn. Bởi vậy, phần mềm này cũng chỉ thích hợp cho việc tìm kiếm và quản lý trên máy tính chứ không thích hợp trên điện thoại.

4. Salework Kho – Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ là một cơ sở nhỏ với ít mặt hàng, bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý kho. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn phải xử lý số lượng lớn sản phẩm thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý Salework.

phần mềm quản lý kho hàng 3

  • Salework Kho cung cấp cho bạn một giải pháp chuyên nghiệp để tích hợp nhanh chóng và hiệu quả quản lý hàng tồn kho đa nền tảng và đa kênh. Từ đây, bạn có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát số lượng hàng hóa luân chuyển hàng ngày trong kho. Bạn sẽ cảm thấy công việc quản lý vận chuyển hàng hóa của mình chưa bao giờ dễ dàng và đơn giản đến thế.
  • Salework Kho giúp bạn quản lý đơn đặt hàng nhiều cấp trên cùng một giao diện.
  • Salework Kho cũng giúp bạn đẩy nhanh quá trình đặt hàng bằng cách dễ dàng kết nối, liên lạc với các nhà vận chuyển có uy tín.

Như vậy, qua bài viết, chắc hẳn bạn đã tìm được câu trả lời có nên dùng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí không. Để tìm hiểu thêm về các lợi ích khác của phần mềm quản lý Salework Kho, hãy bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí.