Quản lý kho là hoạt động quan trọng của các cửa hàng/công ty/đại lý nhằm kiểm soát được số lượng hàng hóa, đồng thời giúp định hướng phát triển trong kinh doanh hợp lý. Với một công ty quy mô vừa & nhỏ thì số lượng hàng hóa giới hạn thì phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí do Salework Kho Vận chia sẻ sẽ là một trong những giải pháp tối ưu phù hợp cho bạn.

1. Mẫu file phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí

1.1 Giao diện chính của File nhập/xuất/tồn

Mẫu file phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí

Điều đầu tiên người dùng cần làm để quản lý hàng hóa bằng Excel, đó là thiết kế và nhập số liệu. Giao diện quản lý hàng hóa bao gồm: in phiếu xuất, Tổng hợp NXT, in Phiếu nhập, Thẻ kho, chi tiết doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp doanh thu theo khách hàng, chi tiết doanh thu theo khách hàng/nhân viên, tổng hợp chi tiết mua vào theo nhà cung cấp. 

1.2 Hướng dẫn sử dụng File quản lý nhập/xuất/tồn bằng Excel 

Để sử dụng tốt File từ phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí này, các bạn có thể xem trong phần hướng dẫn sử dụng file NXT. Bài viết sẽ sơ lược về cách sử dụng File Excel cơ bản như sau: 

– Nguyên tắc Nhập kho đánh phiếu: Nhập theo cú pháp NK-tháng-số. Ví dụ: NK01003; NK02005 

– Sheet TỔNG HỢP NXT: Tạo mã sản phẩm ->Ở sheet TỔNG HỢP NXT nhập số dư đầu kỳ -> Cập nhật số dư đầu năm 

– Sheet data NXT: Các cột tô màu là công thức có sẵn , không được xóa -> Cập nhập thông tin Nhập – xuất – In phiếu xuất kho ở sheet Phiếu Xuất -> Ở sheet Phiếu nhập In phiếu nhập kho -> In thẻ kho ở sheet Thẻ kho: Chọn MÃ VẬT TƯ, HÀNG HÓA Ở Ô C7. 

Lưu ý: bỏ Blanks ở ô H17 trước khi in. 

1.3. Các số liệu cần có

Một bảng Excel quản lý kho bao gồm: 

– Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, mã hàng hóa, số lượng nhập, chứng từ. 

– Sổ kho: Số thứ tự, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, sản phẩm, tồn cuối ngày, xuất bán trong ngày. 

– Báo cáo: Mã hàng hóa, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tên hàng hóa, đơn vị tính, tồn cuối kỳ. 

– Sổ chi tiết hàng hóa: tài khoản đối ứng, đơn giá, chứng từ, diễn giải, xuất/nhập/tồn. 

– Sổ kho để in:  nội dung, ngày, chứng từ. 

– Mẫu phiếu nhập/xuất kho: nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, số thứ tự, tên, mã số, đơn giá, thành tiền, đơn vị tính, số lượng. 

2. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí. 

2.2. Phải có kiến thức về Excel 

Một điều lưu ý khi sử dụng Excel đó là người dùng phải có kiến thức nhất định. Bởi các thao tác cũng như hàm tính toán trong phần mềm khá phức tạp. Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho nếu không nắm vững kiến thức về Excel như: Xử lý tập tin; Thiết kế bảng tin ; Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,… 

2.3. Những lưu ý khác 

Chú ý khi nhập các hàm tính để hạn chế lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu. Trước khi viết hàm nhớ chỉnh độ rộng.Để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu hãy sử dụng tính năng bảo mật. Cẩn thận khi nhập dữ liệu, hạn chế các sai sót hay nhầm lẫn.

3. Những bất cập khi dùng phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí

File Excel quản lý kho là một phương pháp được khá nhiều kế toán viên ưa chuộng và sử dụng vì nó miễn phí. Tuy  dễ sử dụng và khá đơn giản nhưng quản lý hàng kho bằng Excel ẩn chứa nhiều bất cập, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn. Bạn cần phải nắm rõ những bất cập sau đây để hạn chế bị tình trạng đáng tiếc xảy ra. 

phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí

  • Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn Khi quản lý nhập/xuất/tồn hàng hóa bằng Excel, kế toán viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file.
  • Dữ liệu dễ mất, không được bảo mật do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng. Rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. 
  • Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị sai sót. Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được đồng bộ trên 1 file. Do vậy quản lý công nợ vsẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. 
  • Không cập nhật số liệu liên tục và đồng nhất với các bộ phận khác. Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không cập nhật số liệu tức thời giữa các phòng ban. 

Trên đây là cách sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí về nhập/xuất/tồn cũng như những bất cập thường gặp khi sử dụng. Nếu như bạn vẫn đang e ngại những hạn chế trên khi sử dụng file excel này, thì bạn nên sử dụng phần mềm Salework Kho Vận. Đây là một phần mềm giúp bạn tự động hoá các công việc trong kho, tăng năng suất làm việc. Hiện đang có chương trình dùng thử miễn phí, liên hệ chúng tôi để trải nghiệm ngay!