Quản lý đơn hàng tác động trực tiếp không chỉ đến hiệu quả kinh doanh mà còn đến chất lượng dịch vụ khách hàng. Nó luôn là một yếu tố quan trọng trong việc bán hàng trực tuyến hoặc tại cửa  hàng. Trong bài viết này, Salework sẽ chia sẻ với bạn tổng quan về các quy tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh.

1. Khái niệm quản lý đơn hàng là gì? 

Quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình này được nhân viên quản lý thực hiện, bắt đầu từ việc tạo đơn hàng, gửi đơn hàng, vận chuyển và hoàn thành đơn.

Ngoài ra, đây cũng là quá trình xem xét thông tin về các sản phẩm thay thế, ngày giao hàng. Nó cho biết đơn hàng nào sẽ được thực hiện trước và tình trạng xử lý đơn hàng ra sao.

quản lý đơn hàng là gì

Quá trình xử lý đơn hàng này sẽ được thực hiện và quản lý thông qua sổ sách, cuộc gọi và các bằng chứng liên quan khác. Ví dụ như đơn đặt hàng đã sửa đổi, hóa đơn, bảng báo giá,…

2. Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Quản lý đơn hàng không chỉ là khâu cuối cùng trong quy trình bán hàng, mà nó còn có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đơn hàng. Giao, nhận và xử lý đơn hàng là một quá trình trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Trên thực tế, việc tạo đơn hàng cần dựa trên lượng tồn kho, cơ hội bán hàng và các yếu tố vận chuyển. Do đó người kinh doanh cần phải cân đối nhiều yếu tố một cách hợp lý.

3. Hướng dẫn cách quản lý  dễ dàng, hiệu quả

Vậy làm thế nào để quản lý đơn một cách dễ dàng và hiệu quả? Sau đây là một số phương pháp quản lý Salework tổng hợp được mà bạn có thể tham khảo:

Phân loại đơn hàng 

Phân loại đơn rất quan trọng trong việc quản lý, đảm bảo xử lý đơn hàng kịp thời, tránh sự chậm trễ. Việc đảm bảo quá trình đặt hàng, vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý.

Quản lý vận chuyển

Sau khi đơn hàng được đặt, người bán sẽ đóng gói và kiểm tra các thông tin cần thiết như thời gian giao hàng, thời gian nhận hàng,… Sau đó mới xuất hàng cho bên đơn vị vận chuyển kia.

Quản lý vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển, người bán phải theo dõi tình trạng đơn hàng của khách. Việc này nhằm đảm bảo đơn hàng chuyển đi không bị quá thời gian nhận hàng hay thất lạc.

Chọn phương pháp kiểm soát phù hợp

Bên cạnh các phương pháp quản lý thủ công, các hệ thống kiểm soát, phần mềm thông minh ngày càng được nhiều chủ doanh nghiệp tin tưởng. Chúng được coi là giải pháp tốt nhất giúp đơn giản hóa quy trình vận hành đơn. Đồng thời giảm thiểu thất thoát và giảm thiểu chi phí con người.

Quản lý đổi trả

Khi một sản phẩm được giao cho khách hàng, có trường hợp trả lại sản phẩm vì nhiều lý do khác nhau. Chẳng hạn như sản phẩm bị lỗi hoặc giao hàng sai sản phẩm,…

Tại thời điểm này, người bán phải xử lý một cách nhanh chóng và rõ ràng để việc khắc phục sự cố trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý hàng tồn kho 

Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng tác động trực tiếp tới việc tạo đơn đặt hàng. Vì vậy, cần kiểm tra kho hàng thường xuyên, chính xác thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho. Điều này để tránh sai lệch lượng hàng tồn kho. 

Hàng tồn kho cũng phải được đồng bộ trên các kênh bán hàng để tránh thiếu đơn hàng không chủ ý.

Như vậy, quản lý đơn là một yếu tố quan trọng và cần thiết trong quá trình kinh doanh. Hy vọng rằng chia sẻ trong bài viết của Salework sẽ giúp bạn biết cách quản lý đơn hàng để hiệu quả cao nhất trong công việc của mình. Chúc các bạn thành công!

XEM THÊM: Tại sao hệ thống quản lý đơn hàng lại quan trọng đối với doanh nghiệp?