Đối với dân văn phòng, app quản lý công việc cá nhân đang dần chiếm vị trí quan trọng. Chúng mang lại những lợi ích gì, ưu điểm ra sao? Sử dụng app như thế nào để không bị nghiện và phụ thuộc quá nhiều? Cùng đọc ngay ở bài viết của Salework dưới đây! 

1. Lập kế hoạch cụ thể cho công việc tổng thể và công việc chi tiết

Ngay cả với một app quản lý công việc, bạn vẫn cần dành thời gian lập kế hoạch. Có một kế hoạch tổng thể và từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp bạn sử dụng app hiệu quả hơn. Bạn phải là người xây dựng “khung xương” cho toàn bộ công việc. Sau đó, nhập dữ liệu của bạn và ứng dụng sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình.

ập kế hoạch cụ thể cho công việc tổng thể

Trong quá trình lập kế hoạch, bạn cần liệt kê, phân loại, sắp xếp mức độ ưu tiên cho các công việc. Chỉ khi đó, bạn mới có thể cung cấp đủ thông tin đầu vào cho ứng dụng quản lý. Các thông tin như nội dung, nguồn tham khảo, deadline,,… bạn nên chuẩn bị trước khi nhập. Đây là giai đoạn mà bạn buộc phải tự thực hiện và phát triển các kỹ năng của mình.

2. App quản lý công việc giúp phân chia công việc dễ dàng

Bạn không nên ôm đồm hết mọi việc vì điều đó sẽ khiến bạn quá tải, mệt mỏi. Bên cạnh đó có những phần công việc bạn không thể  làm một mình vì thiếu chuyên môn  Bạn cần làm việc theo nhóm, cộng tác và nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp nữa. Song điều này thường gây nhiều vấn đề, nhất là khi bạn phải làm việc với nhiều người cùng lúc. Do đó phải có sự phân bố nhiệm vụ công việc một cách rõ ràng. Việc này không chỉ giúp người khác hiểu nhiệm vụ của họ mà còn cho phép bạn theo sát toàn bộ quá trình làm việc.

Đối với các công ty sử dụng cùng một app, nó có thể sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình này. Các hoạt động của không gian làm việc này sẽ tự chủ và có mối quan hệ với nhau. Bạn hoàn toàn có thể tạo các dự án và sau đó phân chia công việc cho từng người. Những người này sẽ nhận nhiệm vụ từ bạn với các thông tin liên quan. Nhiệm vụ khi được giao, sẽ xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ cá nhân của người tham gia.

3. Nhắc nhở công việc hàng ngày 

Tần suất nhắc nhở trong công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tâm thế làm việc. Việc thường xuyên bị nhắc nhở dễ khiến bạn và những người khác cảm thấy áp lực, khó chịu. Ngoài ra, trong trường hợp bạn có nhiều việc nhưng lại quên mất một phần nào đó thì app quản lý công việc cá nhân hàng ngày sẽ rất hiệu quả trong việc gợi nhắc bạn.

Nhắc nhở công việc hàng ngày

App quản lý công việc sẽ cho phép bạn lên lịch nhắc nhở phù hợp. Từ đó ứng dụng sẽ tự động áp dụng cho từng tác vụ công việc khác nhau. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để nhận lời nhắc trước thời hạn 3 hoặc 7 ngày. Đối với mỗi công việc, app sẽ gửi thông báo nhắc nhở dựa trên thời gian bạn đặt trước đó.

Nhắc nhở tự động còn tránh được những ảnh hưởng tâm lý tiêu cực trong công việc. Điển hình như cảm giác thiếu tự tin, áp lực, thậm chí là mất đoàn kết.

4. Đánh giá công việc đã hoàn thành trong ứng dụng 

Đa số mọi người thường bỏ qua bước tổng kết, đánh giá công việc. Đối với các dự án, công việc dài hạn, hãy tổng kết dựa trên đơn vị thời gian nhất định.

Nhiều app đã thêm chức năng tổng kết quan trọng này. Người dùng có thể tự mình đưa ra đánh giá dựa trên các tiêu chí đã đề xuất. Từ đó, có thể lượng hóa việc đánh giá hiệu suất để dễ dàng theo dõi. Ngoài việc nhìn lại và rút kinh nghiệm từ các công việc, việc đánh giá sẽ giúp người dùng tự mình xem xét lại toàn bộ quá trình làm việc.

Đánh giá công việc đã hoàn thành trong ứng dụng

Một số app quản lý công việc cũng cho phép một nhóm/công ty sử dụng cùng một ứng dụng. Kết quả đánh giá công việc của từng cá nhân sẽ được đồng bộ để mọi người có thể xem. Người quản lý dự án hoặc người quản lý trực tiếp có thể xem nhận xét của nhân viên. Việc đánh giá sẽ khách quan hơn vì có sự chủ động của cả hai phía. 

Việc sử dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh là cần thiết. Nhưng có những bước và những phần công việc mà bạn phải tự mình thực hiện. Hãy trở thành người dùng app quản lý công việc một cách thông minh và hiệu quả!