Việc quản lý một kho hàng khá nhiều công đoạn, nhất là với kho lớn sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Sử dụng excel – một công cụ tiện lợi được nhiều nhà bán hàng chọn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel dành cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé.

1. Lý do tạo file quản lý kho bằng excel

Kho hàng là nơi diễn ra các nghiệp vụ như nhập – xuất hàng hóa, quản lý kho, chuyển hàng,  kiểm kho. Việc quản lý kho có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, luôn khiến chủ kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Quản lý kho bằng file excel sẽ giúp kiểm soát được số lượng hàng hóa xuất-nhập-tồn, hàng bán chạy. Công tác quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

2. Ưu, nhược điểm khi dùng file quản lý kho bằng excel

2.1 Ưu điểm khi khi dùng file excel

– Miễn phí: Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel

– Bạn có thể làm nhiều báo cáo trên các sheet, đáp ứng cho mục đích kinh doanh. 

– Không bị hạn chế số lượng các tính năng.

– Chủ động sửa lỗi thông tin.

– Có thể chia sẻ file cho nhiều người nếu lưu trữ đám mây.

2.2 Nhược điểm khi dùng file excel

– Tính bảo mật kém, nguy cơ mất trắng dữ liệu do máy hỏng hoặc virus.

– Người dùng cần am hiểu, thành thạo các hàm trên excel vì nó rất phức tạp.

– Không phù hợp đối với công ty có hàng hóa đa dạng mẫu mã và số lượng lớn.

– Mất nhiều thời gian đ nhập dữ liệu.

3. Hướng dẫn các bước tạo file quản lý kho bằng excel 

Bước 1: Chọn tạo file excel mới.

Bước 2: Tạo số lượng sheet, sau đó đặt tiêu đề cho sheet. Ví dụ dưới đây tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, BAO CAO, DANH MUC.

Bước 3: Với mỗi sheet bạn sẽ có những yếu tố tương ứng với tiêu đề. 

Hướng dẫn chi tiết:

  • Đối với sheet NHAP

quản lý kho bằng excel 1

  • Đối với sheet XUAT

quản lý kho bằng excel 2

  • Đối với sheet DANH MỤC

quản lý kho bằng excel 3

  • Đối với sheet BÁO CÁO

quản lý kho bằng excel 4

Ngoài những dữ liệu trên bạn có thể thêm nhiều thông tin khác để file excel được chi tiết hơn. Ví dụ như số chứng tử mã nhà cung cấp, sổ điện thoại địa chỉ nhà cung cấp…

Sau khi đã tạo file excel và tiến hành nhập dữ liệu, sử dụng các công thức hàm trong excel tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho.

Một số hàm phổ biến:

  • Vlookup: tìm kiếm theo cột.
  • Sumif: tính tổng số lượng và thành tiền nhập xuất theo điều kiện.
  • Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá tính toán trả về #N/A.

Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì có thể dùng công thức sau:

  • Lượng hàng tồn = Lượng hàng bán = Lượng hàng nhập 
  • Giá hàng tồn = số lượng tồn x giá bán

Việc quản lý kho bằng excel chỉ thích hợp với những cửa hàng lẻ, nhỏ và ít hàng hóa. Nếu doanh nghiệp với đa dạng hàng hóa, quy mô lớn, nhiều chi nhánh thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hơn để tăng hiệu quả quản lý. Trong đó, Salework Kho Vận là một lựa chọn mà bạn không thể bỏ qua.

4. Ưu điểm chung của các phần mềm quản lý kho 

Hiện nay có rất nhiều công ty phát triển các phần mềm miễn phí và trả phí. Bạn hoàn toàn có thể chủ động trong việc chọn ng dụng tổ ưu cho mình. Bạn dễ dàng lựa chọn hơn vì các phần mềm quản lý hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau. Ưu điểm của phần mềm:

– Chủ động lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách.

– Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý tồn kho và bán hàng.

– Có thể cài đặt trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, ipad…

– Không cần tới kho có thể quản lý và giám sát từ xa.

– Độ an toàn, bảo mật cao.

– Khả năng cập nhật mới chính xác.

– Hỗ trợ tạo báo cáo giúp bạn theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, biết được hàng nào bán chạy nhất,..

Trên đây là cách tạo file quản lý kho bằng excel đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Đồng thời cung cấp những ưu điểm và nhược điểm khi bạn chọn quản lý kho bằng file excel. Nếu bạn muốn tiết kiệm nguồn lực, đừng ngần ngại áp dụng phần mềm Salework Kho Vận vào tăng hiệu suất quản lý kho. Hãy liên hệ với Salework Kho Vận để nhận thêm tư vấn nhé!