Doanh nghiệp có cách quản lý đơn hàng tốt sẽ giúp chất lượng sản phẩm và quá trình kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ hơn. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra một vài hướng dẫn cho các bạn về cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất như thế nào.

Vì sao việc quản lý đơn hàng online có vai trò quan trọng?

Quản lý đơn hàng online là chuỗi các hoạt động liên quan tới đơn đặt hàng của khách, theo dõi sát sao quá trình xuất hàng, đóng hàng, giao hàng.

Toàn bộ quy trình này đòi hỏi cần có cách quản lý đơn hàng hiệu quả để đảm bảo hàng hóa tới tay khách hàng đúng như yêu cầu.

Quản lý đơn hàng online hỗ trợ tuyệt đối người dùng kiểm soát được số lượng và các thông tin của khách hàng một cách chính xác.

  • Tránh tình trạng tồn kho hay thiếu hụt hàng hóa
  • Hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng như giao sai đơn hàng/địa chỉ, giao hàng chậm,… 
  • Các hoạt động được đồng bộ chung trong 1 hệ thống nên tiết kiệm được thời gian xử lý thông tin.

Doanh nghiệp có cách quản lý đơn hàng tốt giúp khâu vận chuyển nhanh hơn, tạo sự uy tín nhiều hơn, thúc đẩy việc kinh doanh hiệu quả hơn.

Một quy trình quản lý đơn hàng online diễn ra như thế nào?

Các bước trong quy trình quản lý đơn hàng

Mỗi cửa hàng, doanh nghiệp sẽ có các cách quản lý đơn hàng online khác nhau. Tuy nhiên muốn quản lý đơn hàng hiệu quả nhất thì đều có một quy trình quản lý gồm 3 bước như sau: 

Tiếp nhận đơn đặt hàng -> thực hiện đơn hàng -> xử lý sau bán hàng.

Nhận các đơn đặt hàng từ khách

Nhận đơn được đánh giá là một khâu khá quan trọng vì chỉ khi có đơn hàng thì các quá trình khác mới diễn ra.

Sau khi khách hoàn tất việc đặt hàng và lựa chọn phương thức thanh toán ở trên hệ thống, bạn sẽ phải xác nhận lại để đảm bảo sự chính xác. 

Khi đã hoàn tất các bước xác nhận đơn hàng, thông tin sẽ được chuyển về kho hàng để chuẩn bị các sản phẩm theo yêu cầu của đơn hàng.

Thực hiện đơn hàng

Giai đoạn này gồm 2 bước:

  • Bước 1: Chuẩn bị hàng và gói hàng
  • Sau khi có thông tin đơn hàng, người bán bắt đầu lấy hàng và đóng gói.
  • Tiếp theo bạn cần lập phiếu xuất kho và giao sản phẩm cho các bên vận chuyển.
  • Bước 2: Vận chuyển
  • Sau khi đã đóng gói xong sẽ mang đi chuyển hàng. 
  • Về các đơn vị vận chuyển có thể là tự doanh nghiệp vận chuyển hoặc thuê trung gian vận chuyển ngoài. 
  • Mỗi đơn hàng sẽ được gắn nhãn, mã vận đơn trước khi giao cho bên vận chuyển.
  • Tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật trên trang thương mại điện tử, email, website… tùy vào phương thức đặt hàng của khách.

Xử lý sau bán hàng

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý đơn hàng. 

Doanh nghiệp sẽ liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi và giải quyết các trường hợp đổi, trả sản phẩm (nếu có).

Sau khi đơn hàng thành công, thông tin về số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật trên hệ thống. 

Số liệu được thống kê sẽ giúp các bộ phận của doanh nghiệp theo dõi, quản lý được số lượng hàng đã bán và số lượng hàng tồn.

Từ đó có thể xây dựng các kế hoạch mua bán hàng hợp lý trong tháng tiếp theo. 

Đây là một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn điển hình. Tuy nhiên bạn có thể tùy chỉnh cách quản lý đơn hàng để phù hợp với doanh nghiệp của mình. 

Một số cách giúp quản lý đơn hàng online tốt nhất

Phần mềm quản lý đơn hàng

Sử dụng phần mềm quản lý

Hiện nay, có nhiều cách quản lý đơn hàng hiệu quả và phần lớn mọi người ưu tiên việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng.

Đây chính là công cụ giúp họ dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng và hoạt động kinh doanh của shop mình. 

Một số lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm.

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí: 
    • Những công việc trong quy trình quản lý đơn hàng từ khi nhận đơn đến quản lý tồn kho đều được thực hiện nhanh chóng.
    • Điều này giúp tiết kiệm thời gian xử lý và chi phí thuê nhân sự.
  • Kiểm soát đơn hàng hiệu quả: 
    • Sử dụng phần mềm quản lý là cách quản lý đơn hàng thông minh, an toàn và chính xác. 
    • Nó giúp việc theo dõi tình trạng đơn hàng chính xác, tránh sai sót trong quá trình giao hàng.
  • Quản lý vận chuyển dễ dàng: 
    • Các phần mềm quản lý bán hàng có liên kết với các đối tác vận chuyển
    • Việc giao hàng nhanh toàn quốc giúp chủ kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian, công sức tìm thuê shipper.

Phân loại đơn hàng

Một trong những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả chính là phân loại đơn hàng. 

Việc phân loại đơn hàng theo từng khu vực, từng hạng mục giúp đảm bảo quy trình vận chuyển tới khách hàng đúng tiến độ.

Thực hiện quy tắc nhập trước – xuất sau trong quản lý đơn hàng online

Một trong những nguyên tắc trong cách quản lý đơn hàng online là quy tắc nhập trước xuất sau. 

Quy tắc này giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát tình hình hàng hóa của mình, tránh bỏ lỡ các đơn hàng của khách.

Quản lý sát sao lượng hàng tồn kho chuẩn

Quản lý tồn kho được xem là một trong những yếu tố quan trọng của cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Nó quyết định khả năng bán hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Việc kiểm hàng liên tục bằng một hệ thống thông minh giúp đảm bảo quá trình lệch kho không xảy ra, tránh hết hàng, thiếu hàng.

Liên kết hợp tác với các đơn vị vận chuyển tin cậy

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị vận chuyển chất lượng như VNpost, GHTK, GHN, Viettel post… 

Việc lựa chọn đối tác vận chuyển tới khách hàng sao cho đúng thời gian, chất lượng cũng quyết định đến 50% tỷ lệ quay lại mua hàng của khách.

Trên đây là những chia sẻ về tầm quan trọng và các cách quản lý đơn hàng online đạt hiệu quả. Những doanh nghiệp đang tìm cho mình phương pháp quản lý đơn hàng online hiệu quả thì Salework là một gợi ý không thể bỏ qua.

Salework – Một ứng dụng quản lý đơn hàng online uy tín

Nền tảng quản lý bán hàng bậc cao

Salework là một nền tảng hỗ trợ quản trị kinh doanh thương mại điện tử toàn diện đầu tiên tại Việt Nam. 

Với hệ thống các ứng dụng đa năng đa ngành đa lĩnh vực, Salework tự tin là người đồng hành cùng các doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình.

Chần chừ gì nữa mà không đến ngay với Salework để nhận được những giải pháp hỗ trợ quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất!

 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 1900 633 841

Email: contact@salework.net

Website: https://salework.net/ 

Fanpage: https://www.facebook.com/salework.net