Đối với bất cứ một công ty hay đơn vị doanh nghiệp nào, quản lý tồn kho luôn đòi hỏi sự hiệu quả, chính xác và cập nhật liên tục. Vậy sự hiệu quả đó là gì? Hãy cùng Salework tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!

1. Khái niệm quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là việc quản lý đơn đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của một công ty, đơn vị doanh nghiệp. Nó bao gồm việc quản lý nguyên vật liệu thô, các bộ phận và thành phẩm cũng như việc nhập vào, lưu trữ và xử lý các mặt hàng này.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là kiểm soát lượng hàng tồn kho có sẵn có đủ hay không, quản lý như thế nào,… Đó luôn là một vấn đề nan giải trong bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh nào. Quản lý tồn kho theo thời gian thực là  giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó nhằn này.

quản lý tồn kho 1

Quản lý hàng tồn kho là một phần của quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát dòng hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho hàng và từ các cơ sở này đến điểm bán hàng. Đặc biệt, đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, để cân bằng rủi ro hết hàng hoặc thừa hàng tương đối khó khăn. Do đó, doanh nghiệp phải có những bước đi phù hợp để quản lý tồn kho của mình một cách hiệu quả.

Tồn kho là một phần quan trọng và tất yếu của công ty, vì vậy biết cách quản lý nó đúng cách có thể tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận kinh doanh của công ty.

2. Vì sao cần phải chặt chẽ và chính xác trong quản lý tồn kho?

Sở hữu một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài thường không có lợi cho doanh nghiệp do chi phí lưu kho và nguy cơ lỗi thời. Tuy nhiên, nếu lượng tồn quá ít thì không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Do đó, các doanh nghiệp cần phải có cách quản lý tồn kho hiệu quả:

Xác định lượng hàng tồn

Quản lý tồn kho phù hợp có thể giúp bạn xác định chính xác lượng hàng tồn mà bạn nên có. Điều này ngăn ngừa tình trạng hết hàng và chỉ giữ lại hàng bạn cần. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn dễ dàng dự báo nhu cầu của khách hàng và duy trì đủ số lượng theo nhu cầu của từng thời kỳ.

Đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng

Quản lý hàng hoá tồn đọng chặt chẽ giúp tránh rủi ro “hết hàng” khi khách hàng không thể tìm thấy mặt hàng họ đang tìm trong cửa hàng của bạn. Khi đó khách hàng mới có niềm tin và trung thành với sản phẩm của doanh nghiệp bạn.

Tiết kiệm thời gian

Theo dõi thường xuyên số lượng hàng hóa, đơn đặt hàng trên hệ thống mà không cần phải tổng hợp thủ công thông tin từng mặt hàng. Nhờ đó sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh gặp phải  sai sót khi kiểm kê và tính toán. 

Giảm thiểu chi phí

Duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp, không quá ít cũng không quá nhiều giúp giảm chi phí lưu kho. Bằng cách điều chỉnh số lượng sản phẩm một cách hợp lý, bạn có thể tiết kiệm tiền và đầu tư vào các sản phẩm khác sinh lời nhiều hơn.

3. Vậy, quản lý tồn kho theo thời gian thực là gì? 

Quản lý tồn kho theo thời gian thực là việc sử dụng máy quét mã vạch, phần mềm kiểm kê và các công cụ khác để ghi lại ngay lập tức mọi thứ xảy ra. Nó bao gồm các giao dịch hàng tồn kho, đơn đặt hàng và mua, bán và chuyển hàng hóa.

quản lý tồn kho 2

Quản lý thời gian thực cho phép các tổ chức đáp ứng nhanh hơn các yêu cầu của chuỗi cung ứng. Thay vì cập nhật định kỳ hàng tồn kho theo các khoảng thời gian  định trước (thường là thông qua số lượng hàng tồn kho), hệ thống sẽ ghi lại ngay lập tức tất cả các giao dịch của hàng hóa cũng như các đơn bên ngoài và tất cả các chi phí liên quan.

4. Quản lý tồn kho theo thời gian thực mang lại ích lợi gì?

4.1. Giúp công ty nắm được số lượng hàng tồn kho mà họ cần.

Quản lý hàng hoá theo thời gian thực giúp hợp lý hóa chuỗi cung ứng và cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể nhờ việc theo dõi chuyển động của sản phẩm, hàng hóa. Bằng cách phân tích dữ liệu, các công ty có thể lập kế hoạch cung cấp nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc hàng hóa một cách tối ưu, loại bỏ tình trạng hết hàng hoặc dư thừa. Đồng thời, doanh nghiệp có thể thay đổi lượng hàng tồn kho và kiểm soát vòng quay hàng tồn kho.

4.2. Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu hàng tồn kho.

Bằng cách cập nhật thông tin theo thời gian thực, bạn luôn có thông tin mới nhất để quản lý. Bạn cũng có thể cài đặt tự động cho tất cả các sản phẩm để biết khi nào sản phẩm sắp hết và bạn cần đặt thêm. Dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật liên tục và hệ thống sẽ thông báo ngay cho bạn khi đến thời điểm có đơn hàng mới. Mức độ tự động hóa này giúp bạn thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.

4.3. Cung cấp thông tin hàng tồn kho chính xác.

Dữ liệu được đồng bộ hóa làm tăng độ chính xác của dữ liệu. Bạn không phải lo lắng về việc nhập cùng một dữ liệu nhiều lần ở nhiều nơi khác nhau hay đánh sai số nữa.

Máy quét mã vạch cũng là một công cụ tuyệt vời để cải thiện độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho của bạn. Nhập số lượng và ID sản phẩm vào máy tính theo cách thủ công có nhiều rủi ro hơn là chỉ đơn giản quét mã vạch sản phẩm và hiển thị tất cả thông tin trên màn hình ngay lập tức.

Quản lý tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, quản lý hàng tồn thủ công bằng sổ sách hay dựa trên kinh nghiệm đã  đơn giản hóa và tối ưu hơn. Bằng việc áp dụng công nghệ phần mềm quản lý kho Salework, chắc chắn việc quản lý của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều!