Quản lý hàng tồn kho là một trong những quy trình quan trọng trong cửa hàng bán lẻ. Để kinh doanh hiệu quả, các chủ cửa hàng phải có cách quản lý hàng tồn kho vừa khoa học, vừa tiết kiệm thời gian, công sức. 

Quản lý hàng tồn kho tức là phải nắm rõ về doanh số bán sản phẩm, xác định được sản phẩm nào đang có trong kho và số lượng còn tồn kho. Tránh trường hợp hết sản phẩm để bán cho khách hàng hoặc nhập vào quá nhiều gây tốn kém và làm chậm vòng quay vốn.

Chủ cửa hàng cũng phải biết không chỉ tổng giá trị hàng tồn kho mà còn giá trị hàng tồn kho của từng loại. Nhìn chung, hàng tồn kho được chia thành ba loại chính để dễ quản lý như sau:

  • Nhóm 1 – Sản phẩm chiếm số lượng nhỏ nhưng giá trị cao
  • Nhóm 2 – Sản phẩm có số lượng và giá trị trung bình
  • Nhóm 3 – Sản phẩm chiếm lượng lớn nhưng giá trị thấp

Quản lý tồn kho theo số lượng và giá trị giúp cửa hàng tối ưu hóa lượng hàng tồn kho tới mức thấp nhất, giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

1. Quản lý hàng tồn kho thông qua mã số mã vạch 

Bước đầu tiên trong quản lý tồn kho là phân loại và sắp xếp hàng hóa. Điều này không chỉ giúp quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng mà còn thuận tiện, tiết kiệm thời gian hơn cho bạn. 

Việc sử dụng hệ thống mã vạch là một giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa. Đầu tiên, các cửa hàng cần phân loại hàng hóa thành từng nhóm. Sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên nhằm dễ dàng nhận biết và quản lý trên phần mềm hoặc kiểm tra số lượng tồn kho theo thời gian thực.

Quản lý hàng tồn kho 1

Sau khi phân loại và định danh hàng hóa bằng mã vạch, hàng hóa cần được sắp xếp khoa học theo từng nhóm. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát hoặc loại bỏ hàng hóa mà còn giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ, bảo quản hàng hóa.

2. Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm soát hàng tồn kho là việc mà các chủ cửa hàng phải làm hàng ngày để kiểm tra xem hàng hoá thực tế còn bao nhiêu, có khớp với số liệu đã ghi chép hay không. Nếu có sự khác biệt thì nguyên nhân do đâu, do sai sót trong số liệu, hoặc do thất thoát, gian lận,… để từ đó có biện pháp xác minh, kiểm soát kịp thời. Theo thống kê, có tới hơn 90% các cửa hàng bán lẻ như cửa hàng thời trang, mỹ phẩm đều bị lệch hàng trong kho ở mỗi kỳ bán hàng.

Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên còn giúp chủ cửa hàng phát hiện mặt hàng hư hỏng, lỗi thời, hết hạn sử dụng, từ đó thực hiện các chương trình  giảm giá, khuyến mại để thu hồi vốn.

Quản lý hàng tồn kho 2

Chức năng quản lý hàng tồn kho trên phần mềm quản lý kho hay phần mềm bán hàng, với số liệu tồn kho cập nhật chính xác tại thời điểm giao dịch, giúp chủ cửa hàng dễ dàng so sánh, cân đối số liệu hàng hóa thực tế. Đồng thời giúp dễ dàng tra cứu các nghiệp vụ xuất – nhập – tồn kho để tìm nguyên nhân chênh lệch.

3. Quản lý hàng hóa xuất – nhập kho. 

Số lượng hàng tồn kho bằng số lượng nhập kho trừ đi xuất kho. Để biết chính xác số lượng tồn kho, chủ cửa hàng phải kiểm soát quá trình nhập – xuất – tồn. Mọi sai lệch so với thực tế tồn kho là do sai sót trong quá trình xuất, nhập. 

Với phần mềm quản lý kho, các giao dịch nhập hàng đều được lưu trữ trong phần mềm và số lượng hàng tồn kho được tự động trừ, đảm bảo tính chính xác theo thời gian thực.

Quản lý hàng tồn kho 3

Chủ cửa hàng cũng có thể đặt mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng loại mặt hàng và sử dụng tính năng cảnh báo tồn kho để xem mặt hàng nào đã vượt quá hạn ngạch. Từ đó có những điều chỉnh nhập hay ngừng nhập sao cho phù hợp.

Mức tồn kho tối thiểu và tối đa sẽ giúp các cửa hàng tối ưu hóa lượng hàng tồn kho để kinh doanh không bị gián đoạn. Tỷ lệ tồn kho cho từng loại sản phẩm phải dựa trên đơn đặt hàng, sản lượng bán hàng và cũng như khả năng của nhà cung cấp.

4. Đảm bảo rằng nhân sự đang thực hiện theo đúng quy trình

Quá trình kiểm kê tuy phức tạp và tốn thời gian, nhưng cực kỳ quan trọng đối với mọi cửa hàng. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để quản lý tồn kho sẽ góp phần giải quyết bài toán trên.

Một người quản lý thông minh sẽ biết cách hướng dẫn và đảm bảo rằng nhân viên của mình tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình quản lý kho hàng. Điều này sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng tìm ra những gì đã xảy ra.

Trên đây là những chia sẻ của Salework về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu muốn tìm hiểu thêm thông tin và giải pháp cho cửa hàng, doanh nghiệp bạn!