Chìa khóa cuối cùng giúp bạn thành công trong kinh doanh chính là biết cách quản lý đơn hàng online. Vậy làm thế nào để quản lý một cách hiệu quả các đơn đặt hàng online? Cùng Salework tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

1. Quản lý đơn hàng là gì Tại sao cần quản lý đơn hàng online hiệu quả?

Quản lý đơn hàng là theo dõi thông tin đơn hàng như: quá trình vận chuyển; đóng gói bao bì; giao hàng hoặc trả lại;… Toàn bộ quy trình phải được hoàn thành đúng lịch trình, thông suốt để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng an toàn. Quản lý đơn hàng cũng bao gồm cả theo dõi tình trạng đơn hàng để biết hàng hóa đang ở đâu và khi nào sẽ nơi.

Quản lý đơn hàng là gì

Quản lý đơn hàng nhằm mục đích giảm thiểu hàng hóa bị thất lạc và hư hỏng.Theo dõi đơn đặt hàng chặt chẽ giúp nắm bắt các vấn đề phát sinh để giải quyết kịp thời. Quản lý lỏng có thể dẫn tới thu phí sai quy định hay thông tin không chính xác.Nó không chỉ tốn thời gian của bạn; mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.

Vậy, những sai lầm dễ gặp phải trong cách quản lý đơn hàng online là gì?

2. Những lỗi thường gặp khi quản lý đơn hàng online

Để hiểu cách quản lý đơn hàng online, trước tiên hãy cùng tìm hiểu những lỗi thường gặp. Hãy thử tự kiểm tra cùng Salework xem mình có mắc phải những sai lầm sau đây không nhé!

  • Không biết lượng tồn kho chính xác:

Rất khó giao hàng đúng hạn nếu bạn không quản lý hàng tồn kho. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn có một hẹn gửi hàng nhưng không có hàng để giao! Điều này có thể gây ấn tượng không tốt với khách hàng của bạn. Và nếu tình trạng này lặp đi lặp lại nhiều lần, uy tín của cửa hàng/công ty bạn chắc chắn sẽ ảnh hưởng.

  • Phân chia các loại hàng hóa thiếu tính khoa học:

Việc phân loại hàng hóa là điều cần thiết nếu bạn có lượng đơn hàng lớn. Các đơn  hàng nên chia thành các loại như: ship cod; chuyển phát nhanh; miễn phí vận chuyển;… Việc phân loại hàng hóa một cách khoa học như thế sẽ tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình vận chuyển.

Những lỗi thường gặp khi quản lý đơn hàng online

  • Xử lý đơn hàng thủ công gây nhầm lẫn, mất mát.
  • Nhập trước – xuất sau hay nhập sau – xuất trước:

Đây thực sự là một lỗi tai hại trong cách quản lý đơn hàng trực tuyến. Điều này cực kỳ nghiêm trọng khi nó là thực phẩm,thuốc; đồ điện tử. Vì nếu để trong kho quá lâu, chất lượng sản phẩm có thể bị giảm sút, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời, trượt giá. Một nguyên tắc quản lý hàng hóa mà bạn cần luôn nhớ đó là mặt hàng nào về trước thì nên bán trước.

3. Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả

Để quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:

3.1. Nhập dữ liệu một lần duy nhất 

Bạn có một số cách để kiểm soát số lượng hàng hóa và theo dõi đơn hàng của mình. Cách dễ nhất có thể là ghi chú vào sổ sách hoặc tạo bảng tính Excel. Nhưng trong cả hai trường hợp, có một quy tắc cần nhớ là bạn chỉ có thể nhập dữ liệu cho đơn hàng một lần. Việc nhập dữ liệu nhiều lần có thể dẫn đến lỗi gửi nhiều đơn hàng cho khách. Khi hàng hóa bị trả lại, bạn bị mất phí nhân công và vận chuyển hàng hóa.

3.2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho cũng là một bước quan trọng trong quản lý đơn hàng trực tuyến. Khi đơn đặt hàng được chuyển đi, bạn cần biết lượng hàng còn lại. Điều này giúp bạn nhập hàng đúng hẹn để việc kinh doanh không bị gián đoạn. Trên tất cả, tránh các vấn đề quảng cáo, giới thiệu sản phẩm nhưng khi khách đặt hàng lại không có hàng để giao. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ mất cả thời gian, công sức và độ tin cậy.

3.3. Sử dụng phần mềm quản lý Salework

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Salework là cách tiết kiệm thời gian thông minh nhất. Phần mềm luôn nỗ lực cải thiện, tăng độ chính xác của quản lý đơn hàng Nhiều chủ cửa hàng trực tuyến gọi các công cụ phần mềm này là “bán ở bất kỳ đâu; quản lý một chỗ”.

Điều này có nghĩa bạn có thể bán hàng trên nhiều kênh trực tuyến khác nhau; nhập thông tin một lần và phần mềm Salework sẽ liên kết các kênh bán hàng của bạn. Dữ liệu đặt hàng; tình trạng hàng tồn kho; quy trình điều động đơn hàng; các chương trình ưu đãi được áp dụng; thời gian nhập – xuất của hàng hóa;… đều được lưu trữ  đầy đủ, khoa học ở phần mềm này.

Biết cách quản lý đơn hàng online hiệu quả là chìa khóa thành công trong kinh doanh. Hãy chọn phương thức phù hợp nhất với quy mô cửa hàng, doanh nghiệp của bạn. Dần dần chuyên môn hóa và tăng lợi nhuận của bạn nhé!