Quản lý kho và bán hàng bằng file Excel là một phương pháp khá đơn giản và tiện lợi; Đặc biệt dành cho người mới bắt đầu và mô hình kinh doanh nhỏ lẻ. Để quản lý doanh số và hàng tồn kho bằng Excel, trước tiên bạn phải tạo bảng để nhập dữ liệu. Bài viết dưới đây liệt kê các loại bảng cần thiết để bán hàng, quản lý hàng tồn kho và thông tin cần thiết trong các tệp này để giúp việc quản lý kho hàng và bán hàng bằng Excel  hiệu quả hơn.

1. Quản lý kho hàng 

Để tạo file excel quản lý kho, bạn phải có bảng thông tin cơ bản sau:

  • Danh mục sản phẩm
  • Nhật ký xuất – nhập – tồn kho
  • Tổng hợp xuất – nhập – tồn kho

Quản lý kho hàng

Bạn cần một bảng danh sách sản phẩm để tóm tắt danh mục sản phẩm của cửa hàng bạn có. Mỗi mặt hàng bao gồm các thông tin chi tiết như: số thứ tự, tên hàng, mã hàng; giá nhập, giá bán, đơn vị đo lường, cho phép bạn quản lý rõ ràng các loại tồn kho, tránh thất thoát.

Nhật ký xuất – nhập – tồn kho được thiết kế để ghi lại các thông tin về hàng hóa xuất, nhập trong kỳ để tiện tổng hợp trong việc tổng hợp xuất, nhập và tồn kho cuối kỳ. Nhật ký nhập – xuất và tồn kho yêu cầu các thông tin như: số thứ tự, ngày tháng, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đơn vị tính, giá, tổng số tiền, số lượng nhập hàng ngày, số lượng xuất bán các mặt hàng mỗi ngày, ghi chú.

Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn kho là file tổng hợp tình hình nhập – xuất và tồn  kho cuối năm sau khi tổng hợp các phiếu nhật ký nhập, xuất, tồn kho. Trên sheet yêu cầu các thông tin như: số thứ tự, tên sản phẩm, mã hàng, tên hàng; đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn kho cuối kỳ.

2. Quản lý bán hàng 

Để quản lý bán hàng bằng Excel cơ bản, bạn cần có các thông tin thống kê như: 

  • Nhật ký bán hàng
  • Quản lý doanh thu

Bảng nhật ký bán hàng là nơi lưu trữ thông tin bán hàng hàng ngày với các thông tin: ngày tháng, tên hàng, mã hàng, giá cả, số lượng, thành tiền. Trang tính này giúp người quản lý tổng hợp được các khoản thu hàng ngày. Bên cạnh đó, phân tích thêm sản phẩm bán chạy nhất từng kỳ để có kế hoạch lưu trữ hàng tồn kho; hoặc lập kế hoạch đẩy hàng, thanh lý, khuyến mãi thích hợp. 

Quản lý doanh thu là sheet tổng hợp thông tin từ sheet nhật ký bán hàng cùng với các thông tin như: thời điểm, tên hàng hóa, mã hàng hóa, giá nhập, giá bán, số lượng bán trong kỳ, doanh thu bán hàng và lợi nhuận.

3. Lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý kho và bán hàng hiệu quả

Để tạo và thiết lập được file Excel hiệu quả bạn cần lưu ý 3 điểm sau:

sử dụng file Excel quản lý kho

– Xây dựng một file quản lý phải phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Mỗi ngành hàng có một đặc thù khác nhau nên file Excel cũng có sự khác nhau. Do đó, không nên sử dụng các mẫu file Excel có sẵn để quản lý. Bạn chỉ nên tham khảo để  tùy chỉnh sao cho phù hợp theo hoạt động kinh doanh của mình. 

– Áp dụng các hàm và tính năng của Excel, giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu. 

– Khi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel, bạn cần lưu dữ liệu thường xuyên để tránh  mất điện hoặc vì một lý do nào khác mà máy tính của bạn bị trục trặc và mất dữ liệu do không kịp lưu.

4. Một cách dễ dàng hơn để thay thế file Excel quản lý kho và bán hàng

Có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng để quản lý bán hàng. Tùy theo quy mô và ngành nghề mà bạn sẽ lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý phù hợp.

Quản lý kho và bán hàng với phần mềm quản lý bán hàng sở hữu những lợi ích sau:

  • Không cần biết các phép tính phức tạp và tạo các hàm giống như Excel. 
  • Đồng bộ hóa được thông tin, hạn chế việc nhập thủ công.
  • Có các chế độ và chức năng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và bán hàng.

Như vậy, khi sử dụng file excel quản lý kho và bán hàng, bạn cần phải tạo bảng và nhập thủ công các thông tin cần thiết để theo dõi, giám sát hoạt động kinh doanh của mình. Việc quản lý thủ công này đang dần trở nên cồng kềnh và mất thời gian. Ngay từ bây giờ, hãy tìm cho mình một phần mềm quản lý kho và bán hàng chuyên nghiệp, giúp việc kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả hơn!