Quản lý kho hàng là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng đối với kinh doanh. Quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. Để giải quyết vấn đề nan giải về kho hàng, nhiều giải pháp quản lý kho đã ra đời, trong đó phải kể đến file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí. Cùng Salework tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé! 

Tổng quan về file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Ngoài việc sử dụng phần mềm quản lý kho trả phí, chủ doanh nghiệp có thể sử dụng Excel có sẵn trên máy tính. Đây là công cụ kiểm soát hoàn toàn miễn phí hoạt động kho của bạn.

Quản lý kho hàng không hề đơn giản. Từ các công ty lớn, nhỏ cho đến các nhà kinh doanh, việc quản lý và kiểm soát thông tin ngày xuất nhập tồn, thời hạn và vô số vấn đề nảy sinh dẫn tới nhiều khó khăn.Tuy nhiên, khi các công cụ hỗ trợ xuất hiện, việc quản lý hàng hóa trở nên đơn giản hơn. Với file Excel quản lý kho đơn giản, các công ty dễ dàng kiểm soát, theo dõi hàng hóa.

file Excel quản lý kho

Excel là phần mềm thuộc bộ Microsoft Office. Đây là một công cụ đặc biệt hỗ trợ tất cả các cửa hàng.

Các bước tạo file Excel đơn giản miễn phí

Để tạo file quản lý kho bằng Excel, bạn cần làm theo 3 bước sau:

  • Bước 1: Khai báo các thông tin của công ty như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế vào bảng tính. Sau đó điền danh sách hàng hóa, ngày tháng, thông tin các khách hàng. 
  • Bước 2: Lấy số liệu xuất – nhập dưới dạng bảng 
  • Bước 3: Để xem báo cáo, bạn chỉ cần chọn ngày và mã báo cáo. 

Excel là phần mềm rất quen thuộc nên khi tạo file quản lý kho, bạn không cần phải có trình độ tin học quá tốt. Bạn chỉ cần biết một chút về máy tính là có thể sử dụng  các file Excel quản lý kho này.

Ưu, nhược điểm của file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Mỗi phần mềm quản lý kho sẽ phù hợp với những mục đích và công việc khác nhau. Không có phần mềm hoàn hảo nào vừa miễn phí vừa sử dụng được cho các công ty lớn, hệ thống kho phức tạp. Việc quản lý kho bằng Excel chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ, ít hàng hóa. Dưới đây là những ưu – nhược điểm của file Excel quản lý kho hàng miễn phí.

Ưu điểm của việc quản lý kho bằng bằng file Excel miễn phí

– Công cụ thường dùng: Nói đến Excel thì không còn xa lạ. Bởi với bất kỳ một khóa học tin học cơ bản nào, Excel cũng đều được giảng dạy.

– Công cụ mạnh: Excel thường được sử dụng để thống kê và tính toán. Vì vậy công cụ này xử lý các thuật toán rất nhanh. Excel hoàn toàn có thể thực hiện được các thao tác xử lý dữ liệu đơn giản.

quản lý kho bằng bằng file Excel miễn phí

– Hỗ trợ người dùng: Dựa trên phần mềm máy tính cơ bản, người dùng có thể dễ dàng xóa, sửa và thay thế thông tin bảng tính. Điều này làm được mà không cần kiến ​​thức, quy trình hay hiểu biết về lập trình cao cấp. 

– Miễn phí: Có thể nói, việc sử dụng file Excel quản lý kho hàng là hoàn toàn miễn phí. Vì ở Việt Nam, người dùng thích sử dụng phần mềm bẻ khóa mà không phải trả tiền bản quyền.

Nhược điểm khi sử dụng file Excel quản lý kho hàng miễn phí

– Yêu cầu nhập dữ liệu tuyệt đối chính xác: Mặc dù Excel dễ sử dụng, song nó yêu cầu người dùng nhập dữ liệu và công thức chính xác. Các công thức phổ biến như IF, SUM, SUMPRODUCT,… Nếu người dùng nhập sai số hoặc công thức thì sẽ cho ra kết quả sai, ảnh hưởng đến dự báo, quản lý hàng tồn kho.

– Dễ nhầm lẫn: Nhập dữ liệu sai từ bên này sang bên khác có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu bạn ký hợp đồng hoặc đang thực hiện một dự án. 

– Dễ bị mất dữ liệu: Nếu máy tính tải phải những phần mềm chứa virus thì dữ liệu  file sẽ dễ bị mất. Nếu không sử dụng phần mềm diệt virus thì dữ liệu rất dễ bị đánh cắp. Cho nên, việc sử dụng file Excel để quản lý kho có tính rủi ro mất dữ liệu khá cao.

– Khó khăn về báo cáo: Khi một lượng lớn thông tin không được liên kết rõ ràng, bạn sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, tạo báo cáo. 

– Thông tin không được update tự động: Bạn sẽ phải tự tổng hợp và nhập dữ liệu vì Excel không thể tự động hóa. Nếu kho hàng phức tạp, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian.

File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí với nhiều ưu điểm, song cũng có không ít nhược điểm. Để tối ưu hóa việc quản lý kho, các công ty nên quản lý bằng phần mềm tự động như phần mềm quản lý Salework Kho.