Dùng Excel quản lý kho là một cách kiểm soát xuất nhập tồn đơn giản thông dụng. Tuy nhiên, do ít thành thạo về Excel, không quen thuộc các thuật toán mà vẫn còn khá nhiều người chưa biết cách sử dụng. Nhận thấy được điều này, cùng Salework Kho Vận tìm hiểu các lưu ý cũng như những rủi ro khi dùng excel để kiểm soát kho hàng một cách tốt nhất.

1. Các lưu ý khi quản lý kho hàng bằng Excel

Quản lý vật tư bằng Excel nhập – xuất – tồn hàng hóa không những giúp tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm mà còn kiểm soát hàng tồn tốt nhất. Chủ shop cần chú ý những vấn đề sau, để sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

quản lý kho hàng bằng Excel 1

Thiết kế file Excel phù hợp với ngành nghề

Mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý tồn kho phù hợp tùy vào đặc tính sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau. Điều này góp phần giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng, chính xác, dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.

Có kiến thức cơ bản để xử lý lỗi Excel 

Người dùng phải có nền tảng nhất định về Excel để sử dụng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên công cụ này dễ dàng. Có thể gặp khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác do các hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp. Điểm qua một số kiến thức cơ bản cần nắm được khi sử dụng Excel:

  • Nhập và thống kê dữ liệu.
  • Xử lý tập tin.
  • Định dạng và thiết kế bảng tính.
  • Sử dụng các hàm Hlookup, Average, Countif, If, Sumif, Vlookup, Subtotal,…

2. Các rủi ro khi dùng Excel quản lý kho

Phần mềm Excel quản lý kho được xem là một giải pháp khá ổn được nhiều chủ shop sử dụng. Tuy nhiên, excel vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế vô tình gây khó khăn cho người dùng, chưa được khắc phục.

quản lý kho hàng bằng Excel 2

2.1 File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian

File Excel quản lý cần phải nhập liệu từng thông tin. Nhưng khi số lượng quá lớn, dễ thể nhập liệu nhầm lẫn gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho, kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống.

Vì thế, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian để chắc chắn các thông tin nhập vào file quản lý kho Excel là chính xác. Nếu quy mô kinh doanh lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể gây lãng phí tiền của doanh nghiệp vì cần nguồn nhân lực dồi dào.

2.2 File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất

Không thể bảo mật tuyệt đối khi dùng Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một cửa hàng. Đặc biệt, dữ liệu dễ bị điều chỉnh, không phục hồi được vì Excel chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây nên.

Ngoài ra, không ít trường hợp máy tính đứng máy, tắt máy đột ngột gặp sự cố, khi file chưa được lưu vô tình làm mất dữ liệu. Không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào.

2.3 File quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ

Khả năng cao sẽ gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 file Excel quản lý kho sản xuất, trong đó công nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng, khá quen thuộc của nhiều người dùng Excel.

2.4 File Excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật số liệu real-time (liên tục) với các phòng ban khác

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác do không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet. Bộ phận kho cần kiểm kê trước rồi báo cáo số lượng cụ thể với phòng ban khác khi có bất kỳ sự thay đổi trong kho hàng hóa . Chính vì tình trạng cập nhật thông tin chậm sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện.

2.5 Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh

Khi dùng Excel quản lý hàng, chủ shop chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn mà không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Đây được là một hạn chế lớn của công cụ Excel.

Có thể thấy, sử dụng file Excel quản lý bán hàng hỗ trợ chủ shop quản quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để giải quyết triệt để những hạn chế còn tồn tại, bạn nên sử dụng phần mềm chuyên nghiệp Salework Kho Vận. Liên hệ ngay hôm nay để được trải nghiệm dùng thử miễn phí!

XEM THÊM: Quản lý kho là gì? 7 cách quản lý kho hàng hiệu quả