Quản lý hàng tồn kho bằng Excel là một trong những công việc quản lý thông tin hàng tồn kho của doanh nghiệp, cửa hàng, v.v. Thông tin kho hàng được hiển thị theo cột, hàng và ô trên bảng tính. Tuy nhiên, nhiều công ty hiện đang quyết định thay thế công cụ lâu đời này. Vậy lý do là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho:

  • Dễ gây nhầm lẫn nên không thể tránh khỏi những sai sót khi tính toán. 
  • Phù hợp với những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không lớn. 
  • Không thể chủ động kiểm tra thông tin nếu không truy cập vào máy tính cá nhân. Điều này khiến quản lý bằng Excel trở nên thiếu tính linh hoạt.
  • Tính năng bảo mật kém. Bất kỳ ai cũng có thể truy cập và sửa đổi bảng Excel mà không để lại bất kỳ dấu vết nào.

1. Nhập và xuất thủ công 

Làm việc với bảng tính Excel có nghĩa là bạn phải nhập dữ liệu vào file, và việc nhập thủ công này sẽ làm mất nhiều thời gian và tiền bạc. Doanh nghiệp càng lớn thì càng phải giao nhiệm vụ này cho nhiều người. Các công việc này yêu cầu sự tự động hóa để giảm bớt công sức và tránh sai sót. 

Thông tin phải được gửi đến tất cả những người cần. Do đó, bạn cần phải thực hiện thêm thao tác thủ công. Nếu việc này không được thực hiện đủ nhanh, thì chắc chắn khách hàng sẽ gọi điện tới cửa hàng để kiểm tra xem đơn hàng của họ đã hoàn tất chưa? Hoặc một nhân viên khác phải gửi yêu cầu kiểm tra lại.

Quản lý hàng tồn kho 1

Có một hệ thống nhập dữ liệu tự động, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào một số thông tin nhất định thông qua một cổng thông tin điện tử, do đó không cần phải hao tổn nhiều công sức của nhân viên.

2. Lỗi nhập dữ liệu  

Việc một bảng tính có hoạt động bình thường hay không hoàn toàn phụ thuộc vào độ tin cậy của dữ liệu được nhập vào. Nếu thực hiện thủ công, không thể tránh khỏi lỗi do con người sơ suất tạo ra. Điển hình như tên hoặc địa chỉ sai chính tả, quên điền vào một trường cụ thể, dữ liệu hàng tồn kho không chính xác hoặc lỗi thời,… Các bảng tính Excel thường không được tích hợp hệ thống cảnh báo để ngăn ngừa những lỗi như vậy. 

Ngược lại, các hệ thống phần mềm quản lý kho có một quy trình làm việc tích hợp  để tránh các lỗi như: các trường phải điền, số sê-ri được kiểm tra tự động, hàng tồn kho được cập nhật tự động sau mỗi lần thao tác kiểm kê,…

3. Dữ liệu không được thống kê theo thời gian thực 

Dữ liệu Excel không phải lúc nào cũng được cập nhật. Do đó, các quyết định được đưa ra trên cơ sở thông tin không còn chính xác. Nạn nhân không chỉ là người quản lý kho mà còn là khách hàng khi được gửi đến những thông tin “lỗi thời”. 

Ngược lại, các giải pháp phần mềm cho phép cập nhật tự động và khách hàng luôn biết về thông tin. Họ có thể nhận thông tin trong hộp thư của mình vào những thời điểm cố định, hoặc họ có thể được tư vấn qua cổng thông tin hoặc kết hợp cả hai.

4. Không được “tích hợp” 

File Excel không thể chia sẻ với các phòng ban hoặc ứng dụng khác. Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin, bạn cần phải “copy and paste” (sao chép và dán). Phạm vi sai sót của con người là rất lớn: sao chép các dòng không hoàn chỉnh, xóa ô do nhầm lẫn, phá vỡ liên kết và công thức được tạo ban đầu…

Quản lý hàng tồn kho 2

Mặt khác, các giải pháp quản lý kho hàng có thể được tích hợp vào trên một nền tảng chung để các bộ phần có thẩm quyền liên quan nhanh chóng nắm bắt tình hình và quy trình đã đặt hàng. Điều đó tạo ra sự khác biệt lớn. 

Tuy nhiên, thứ mà Excel thực sự thiếu là tích hợp phần cứng; chẳng hạn như máy quét, máy in. Khi nhân viên kho quét một mặt hàng cụ thể, hệ thống sẽ biết ngay lập tức và cập nhật thông tin theo thời gian thực. 

Hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh của bạn lớn hoặc phải xử lý hàng nghìn với mã hàng khác nhau thì Excel thực sự là cơn ác mộng đối với các nhà kinh doanh, kế toán,… Các doanh nhân cũng rất khó đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Có thể thấy, quản lý hàng tồn kho bằng Excel không còn phù hợp trong thời kỳ công nghệ 4.0. Thay thế cho công cụ này chính là phần mềm quản lý với nhiều tính năng hữu ích hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay nhu cầu tìm hiểu sản phẩm, đừng ngần ngại mà không liên hệ ngay với Salework nhé!