Quản lý kho là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hàng hoá doanh nghiệp chính. Trước đây thường áp dụng quy trình thủ công như ghi chép bằng tay dễ dẫn đến sai sót. Ngày nay, công nghệ mã vạch giúp hỗ trợ kiểm soát kho nhanh chóng hơn. Đừng bỏ qua thông tin hữu ích về quy trình quản lý kho bằng mã vạch tối ưu hiệu suất nhất. 

1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Mã vạch là một trong những công nghệ tự động thu thập dữ liệu, nhận dạng dựa trên việc ấn định một mã số cho các đối tượng như nguyên vật liệu sản phẩm. Thể hiện dưới dạng ma trận hoặc ký tự để phân biệt từng loại hàng hóa. 

Mục đích của mã vạch là lưu thông tin về tên doanh nghiệp, sản phẩm, nơi sản xuất,… nhờ đó quá trình quản lý hàng hóa sẽ được rút ngắn và tránh sự nhầm lẫn. Việc quét mã vạch sẽ đi kèm với thiết bị đọc và xuất-nhập dữ liệu lưu trữ trên phần mềm của máy tính.

2. Lợi ích áp dụng mã vạch khi quản lý kho

Nhiều nhà kho, phân xưởng, cửa hàng kinh doanh thường quản lý hàng hóa bằng sổ sách theo phương pháp truyền thống. Việc ghi chép số hàng hóa nhập xuất thủ công rất vất vả và tốn nhiều thời gian cho nhân viên kho. Quá trình này có thể gặp nhiều nhầm lẫn dẫn đến hàng quá hạn, tồn hàng. Nhờ có công nghệ mã vạch, rất nhiều cửa hàng, nhà xưởng, xí nghiệp đã quản lý hiệu quả hàng hoá và tiết kiệm được chi phí. Cụ thể:

– Nắm rõ trạng thái lượng hàng tồn trong kho để có kế hoạch kinh doanh phù hợp.

– Giảm chi phí lãng phí do kiểm soát được lượng hàng tồn chính xác.

– Có quyết định nhập/ xuất sản phẩm đúng thời điểm và chủ động nguồn vốn.

– Do tính chính xác của công nghệ mã vạch hạn chế tình trạng xuất nhầm hàng.

– Tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp ghi chép thủ công.

– Đáp ứng kịp thời hành động, xác định chính xác ngày giờ đưa hàng hóa, vị trí sắp xếp trong kho. Đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp  nâng cao hiệu quả quản lý. 

quản lý kho bằng mã vạch 1

3. Phương pháp phổ biến

Thông thường, trong các công xưởng, nhà máy, doanh nghiệp… thường in/ dán mã vạch để quản lý tốt sản phẩm theo hai phương pháp sau:

– Từng sản phẩm sẽ có mã vạch riêng: Mã sản phẩm được đánh dấu số seri và lô với thứ tự tăng tiến. Việc này giúp quá trình quản lý được chính xác và rõ ràng nhất.

– Một lô hàng có sản phẩm cùng loại sẽ có mã vạch giống nhau: Nhằm phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm cụ thể. Khi tìm kiếm thông tin sản phẩm, tình trạng xuất xưởng sẽ đi theo lô.

4. Cập nhật quy trình quản lý kho bằng mã vạch

Để đảm bảo xuất nhập hàng được hiệu quả ngoài việc tạo mã vạch cho sản phẩm, nhân viên kho cần nắm rõ quy trình sau:

  • Quy trình nhập kho

– Nhân viên kho “đọc” mã vạch trên lô hàng bằng máy quét mã vạch.

–  Để tạo phiếu nhập kho cùng với các thông tin liên quan, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm trên máy tính như: Tên hàng hóa, người nhập, ngày giờ nhập…

  • Quy trình xuất kho

– Dùng máy quét để đọc mã vạch trên lô hàng xuất đi tương tự như nhập kho. 

– Nhân viên quản lý có thể xuất được thông tin đi bao nhiêu đơn hàng, lô hàng xuất cho ai trên hệ thống trong một thời gian cụ thể.

quản lý kho bằng mã vạch 2

  • Quy trình kiểm kho

– Để hạn chế tình trạng hỏng hóc, sai sót trong quá trình bảo quản, vận chuyển. Nhân viên kho cần trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra. 

– Dùng máy quét mã vạch kết nối với dữ liệu trên máy tính, đọc tất cả các lô hàng có trong kho và. Sau đó đối chiếu thông tin xuất – nhập, số lượng của mỗi đợt, xem lượng hàng tồn có khớp với nhau hay không. 

– Nhanh chóng điều chỉnh thông tin nếu có sự thay đổi, tìm ra nguyên nhân lỗi để báo cáo cấp trên có hành động xử lý phù hợp. 

Quản lý kho là công việc quan trọng trong hoạt động cập nhật thông tin, lưu trữ số lượng hàng hóa. Nếu hàng hóa tồn kho không kiểm soát sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh. Vậy nên việc áp dụng các công nghệ hiện đại như phần mềm Salework Kho Vận là điều cần thiết. Phần mềm này giúp nâng cao năng suất làm việc và mang lại kết quả tốt nhất.