Nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý kho WMS để điều hành kho hàng của họ. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý thời gian và tiền bạc hiệu quả hơn. Chúng tôi mong rằng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý kho WMS.

1. Hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS – viết tắt của Warehouse Management System) là phần mềm ứng dụng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Từ hệ thống này, các công ty có thể kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho, từ nguyên liệu đầu vào đến kho thành phẩm.

Hệ thống quản lý kho 1

Hệ thống quản lý kho sẽ hợp lý hóa việc kiểm soát những thay đổi về số lượng hàng hóa khi nhập và xuất. Từ việc chọn và phân loại đơn hàng đến xuất hàng, vận chuyển, bổ sung và quản lý hàng tồn kho. Đồng thời hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình nhận hàng và đặt hàng.

Mục đích của việc sử dụng phần mềm hệ thống quản lý kho là hướng dẫn cho nhân viên công ty cách tự động lựa chọn và xuất hàng tối ưu mà không cần thủ tục giấy tờ.

2. Bốn thành phần thiết yếu của hệ thống quản lý kho

2.1. Quản lý hàng tồn kho

Đây là thành phần trung tâm của bất kỳ một hệ thống quản lý kho nào và là một phần không thể thiếu trong quản lý chuỗi cung ứng. Mô-đun này hỗ trợ giám sát luồng hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở này đến điểm bán. Một số tính năng cần thiết  phải có là: 

– Theo dõi hàng hóa: chức năng này cho phép người dùng theo dõi hàng hóa khi nhập kho và khi ra khỏi cửa hàng. Nó cũng theo dõi các sản phẩm bị trả lại từ cửa hàng này sang cửa hàng khác. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở mã vạch, số seri và thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID). 

– Theo dõi hàng tồn kho: chức năng này rất cần thiết để các bên liên quan đánh giá chính xác khả năng đáp ứng nhu cầu hàng hóa của kho hàng. Nó cung cấp thông tin chi tiết về việc bổ sung hàng tồn kho và cập nhật  hàng tồn kho, đồng thời hỗ trợ tự động tạo đơn đặt  hàng cho các mặt hàng có khối lượng thấp. Một tính năng chính khác của chức năng này là khả năng cảnh báo cho các bên quan tâm về tình trạng kho và hàng tồn kho sẵn có.

– Tối ưu hóa hàng tồn kho: Tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu tổn thất khi tối ưu hóa hàng tồn kho. Chức năng này cho phép các nhà kho theo dõi chính xác các chỉ số chính của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như đánh giá chính xác nhu cầu của khách hàng tiềm năng, lượng hàng tồn kho, điểm bổ sung và độ chính xác của dự báo.

2.2. Nhận hàng

Chức năng này có thể được sử dụng để giúp bạn nhận hàng và nhập vào kho một cách liền mạch. Thành phần  này có các tính năng chính sau:

  • Tạo đơn đặt hàng mua nhiều loại hàng hóa khác nhau.
  • Tạo nhãn và kiểm tra hàng hóa đến.
  • Đảm bảo với nhân viên kho nhận hàng nhập khi hàng về kho để tránh mất thời gian chờ đợi không cần thiết của người vận chuyển do thiếu nhân viên kho. Điều này duy trì mối quan hệ tích cực giữa người vận chuyển và nhà kho.
  • Quản lý bãi theo dõi vị trí của xe kéo, container,… Điều này là cần thiết để duy trì các thông số thay đổi như công suất cầu cảng và kho hàng.

2.3. Xử lý đơn hàng

Hệ thống quản lý kho 2

Quá trình xử lý và thực hiện đơn hàng bắt đầu khi hàng tồn kho được phân loại và đặt trên các kệ trong kho. Thực hiện đơn hàng là một thành phần không thể thiếu trong xử lý đơn hàng. Bởi vậy, các tổ chức chuỗi cung ứng cần một hệ thống thực hiện đơn hàng hiệu quả và được triển khai tốt để nhận, xử lý và gửi nhiều đơn hàng. Thành phần này gồm các tính năng chính sau:

  • Lập kế hoạch và xác định nhu cầu: Dự báo chính xác nhu cầu đối với sản phẩm cho phép bạn phân phối sản phẩm hiệu quả và đáng tin cậy hơn.
  • Lập kế hoạch hậu cần: Đây là điều cần thiết cho khả năng tương tác chuỗi cung ứng hiệu quả. Lập kế hoạch hậu cần phù hợp là rất quan trọng để khách hàng hài lòng và giữ chân họ.
  • Các công việc quản lý hàng kho chiếm tương đối nhiều thời gian: Nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho thường đi cùng với chi phí vận hành cao. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn cũng đồng nghĩa với việc  giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí.
  • Đơn giản hóa việc chọn và đóng gói đơn hàng: Với các đơn hàng liên tục đến, quan trọng là phải xử lý chúng một cách nhanh chóng.
  • Theo dõi vận chuyển chính xác: Theo dõi vận chuyển mang lại sự an tâm cho cả các công ty hậu cần và khách hàng muốn theo dõi đơn đặt hàng.
  • Giảm lỗi vận chuyển: Hỗ trợ thực hiện đơn hàng chính xác.
  • Theo dõi đơn hàng bằng cách nhận và vận chuyển hàng hóa.
  • Theo dõi nguyên liệu trong sản xuất.
  •  Xử lý trả hàng

2.4. Vận chuyển

Đây là sự tích hợp liền mạch của phân hệ vận chuyển với hệ thống quản lý vận tải trong chuỗi cung ứng. Sức mạnh tổng hợp này rất cần thiết cho việc phân phối hiệu quả và hậu cần ngược lại các đơn đặt hàng của khách hàng.

Hệ thống quản lý kho 3

Dưới đây là một số tính năng quan trọng mà yếu tố vận chuyển trong hệ thống quản lý kho nên có:

– Thông báo tình trạng giao hàng: Để đảm bảo sự xuất sắc về mặt hậu cần và sự hài lòng của khách hàng cần thông báo kịp thời tất cả các giai đoạn của quy trình chuỗi cung ứng qua email và SMS. Để luôn thông báo cho các bên liên quan, phân hệ gửi phải duy trì tích hợp với tất cả các mô-đun khác.

– Tạo và quản lý hóa đơn: Xử lý hóa đơn, bao gồm việc áp dụng các khoản phí khác nhau như VAT và các loại thuế liên quan khác trên hóa đơn, là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn kinh tế chuỗi cung ứng của bạn.

– Khớp giọng nói: Khớp giọng nói, thường được gọi là kho chuyển hướng bằng giọng nói,, đề cập đến việc sử dụng phần mềm điều hướng bằng giọng nói và nhận dạng giọng nói trong các kho hàng và trung tâm phân phối. Nó đảm bảo độ chính xác của đơn đặt hàng lên đến 99,99%, tăng năng suất lên đến 20% và loại bỏ nhu cầu kiểm tra giám sát nghiêm ngặt. Chọn hàng thông qua giọng nói đảm bảo hoạt động kho hiệu quả về chi phí.

Hệ thống quản lý kho là một trong những giải pháp quan trọng nhất trong quản lý và vận hành kho. Nó giúp các nhà quản lý kho tiết kiệm chi phí và nhân lực quản lý kho hàng. Dễ dàng theo sát tình trạng tồn kho, kiểm tra hàng hóa trong kho và đề xuất chiến lược kinh doanh phù hợp.