Kinh doanh quy mô nào hay lĩnh vực nào thì doanh thu và phản hồi khách hàng vẫn là những ưu tiên hàng đầu. Hai yếu tố này cần một cách thức quản lý đơn hàng giải quyết. Hãy cùng lưu lại những mẹo quản lý đơn hàng nhỏ nhưng có võ dưới đây nhé!

Hiểu quản lý đơn hàng thế nào cho đầy đủ và chính xác

Hiểu quản lý đơn hàng thế nào cho đầy đủ và chính xác

Quản lý đơn hàng là một quy trình từ khi tạo đơn, giao đơn cho bên vận chuyển, hàng tới tay người mua. Nhiều khi cũng cần những mẹo quản lý đơn hàng để đơn giản hóa quá trình bán hàng.

Một quy trình cơ bản sẽ tuân theo trình tự như sau:

Bước 1: Kiểm tra số lượng sản phẩm có sẵn, vị trí lưu kho trước khi trả lời khách hàng

Khi có dấu hiệu giao dịch hàng từ khách, nhân viên cần check một vài thông tin về sản phẩm, dịch vụ. Là hàng thì kho nào còn, còn bao nhiêu. Là dịch vụ thì đã có ai đặt lịch sử dụng hay chưa? Các ưu đãi đang được triển khai như thế nào 

Bước 2: Chốt lại một lần nữa thông tin về đơn hàng

Chốt lại các thông tin về đơn hàng một lần nữa. Những thông tin cơ bản nhất để làm sao người vận chuyển có thể giao hàng tới tận tay người mua hàng. Để chắc chắn nhất, bạn có thể ghi lại tất cả thông tin và gửi khách hàng kiểm tra lần cuối.

Bước 3: Hẹn lịch giao hàng với đơn vị vận chuyển

Thông thường người bán hàng khi ký kết hợp đồng có thể đặt lịch thường xuyên lấy hàng bao nhiêu lần/ngày, vận chuyển nội thành như thế nào? vận chuyển ngoại thành ra sao…Hoặc các thông tin này cũng được bên vận chuyển công khai. Vì mua bán này là việc làm ăn lâu dài, nếu đợi từng đợt lấy hàng thỏa thuận thì sẽ rất mất thời gian của cả hai bên.

Khi đã thỏa thuận cơ bản, mỗi lần lấy hàng hai bên trao đổi thêm cũng sẽ mất ít thời gian hơn.

Bước 4: Xác nhận đơn hàng giao thành công

Dù đã ký kết hợp đồng với bên vận chuyển, xong không phải giao hàng cho bên vận chuyển là bạn hết trách nhiệm. Vận chuyển cũng là một quá trình có nhiều rủi ro tiềm ẩn (mất, móp, méo, ướt, gây biến dạng hàng hóa…).

Ảnh hưởng đến khách hàng cũng chính là ảnh hưởng đến lợi ích của bạn. Vì vậy bạn vẫn cần theo dõi quá trình vận chuyển cho tới khi khách hàng xác nhận nhận được hàng hoặc hết hạn khiếu nại mà khách không phản hồi thêm.

Những mẹo quản lý đơn hàng hữu ích

6 mẹo quản lý đơn hàng hữu ích

Đào tạo nhân viên thành thạo quản lý đơn hàng

Dù cho có phần mềm hỗ trợ thì con người vẫn mang yếu tố then chốt của quy trình quản lý đơn hàng. Để việc bán hàng trở nên chuyên nghiệp, hãy nghiên cứu và xây dựng một quy trình rõ ràng, hợp lý. Tránh những lỗi sai khi xử lý đơn hàng vì nhân viên còn chưa hiểu, hiểu chưa rõ quy trình này. Đây là mẹo quản lý đơn hàng thông qua quản lý về con người.

Quản lý hàng tồn kho

Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên cũng là một cách đánh giá việc bán hàng của bạn. Đặc biệt nếu bạn kinh doanh cả online cả offline thì đối chiếu thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát được dòng hàng và cân đối giữa hàng bán online và offline. Cần một sự đồng bộ và quản lý chặt chẽ khi sử dụng cả hai hình thức kinh doanh này.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm từ có phí đến miễn phí, phức tạp đến đơn giản hỗ trợ quản lý đơn hàng. Đồng thời có thể thống nhất con số tồn kho. Nó giải quyết được tình trạng hết hàng mà không biết, còn hàng nhưng lại báo khách hết, dẫn đến tồn kho lâu dài.

Chính xác tuyệt đối trong bảo mật thông tin khách hàng

Việc bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng giúp người mua cảm thấy được tôn trọng. Cũng vì thế mà người bán xây dựng được cảm tình, từ đó có được khách hàng thân thiết. Hiện nay, đơn giản thì có thể lập file khách hàng trên excel còn chuyên nghiệp hơn các phần mềm hỗ trợ bán hàng sẽ làm phần việc này cho bạn.

Phân loại theo các tiêu chí khác nhau về đơn hàng

Phân loại đơn hàng mang nhiều lợi ích cho bên bán, bên vận chuyển và cả bên mua

Khách hàng nào cũng rất muốn nhận được hàng nhanh chóng, chính xác. Ngoài lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, bạn cũng cần có trách nhiệm đẩy nhanh quá trình gia hàng đến tay đơn vị vận chuyển. Phân loại hàng hóa để đảm bảo hàng hóa nhanh chóng tới tay đơn vị vận chuyển cũng cần có kỹ năng để đạt được hiệu quả cao.

Quản lý vận chuyển

Như đã nói ở trên, bạn cũng cần có trách nhiệm trong việc theo dõi, giám sát quá tình vận chuyển. Bạn cần nắm bắt được thông tin như: Hàng được giao vào ngày nào, mất bao lâu để hàng tới nơi… 

Bởi khách hàng chỉ có thể làm việc với bên bán. Không thể bắt khách hàng làm việc với bên vận chuyển được. Ngoài đảm bảo quyền lợi của khách hàng, quản lý vận chuyển cũng giúp bạn hạn chế được việc bị lạc đơn, quá thời gian giao hàng… Tránh để gặp rủi ro rồi mới khắc phục.

Giải quyết trả hàng

Nếu bán hàng, bạn sẽ không tránh được một số lỗi bị trả hàng: Hàng không đúng mẫu, hàng bị móp, méo, ẩm… kể cả là lỗi của bạn hay lỗi vận chuyển thì bạn cũng cần giải thích với khách hàng. Khách hàng thông cảm thì đơn giản nhưng khách hàng yêu cầu đổi trả bạn cũng cần giải quyết sao cho hợp lý nhất.

Sử dụng nền tảng hỗ trợ quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả Salework

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, phần mềm quản lý đơn hàng thông minh đang nhận được rất nhiều sự ủng hộ của các chủ kinh doanh. Các phương pháp thủ công tốn nhiều thời gian, nhân công và thậm chí kém hiệu quả. Tại sao lại chọn những phần mềm này như những mẹo quản lý đơn hàng để thực hiện công việc quản lý đơn hàng? Salework là câu trả lời xác thực bởi:

  • Hệ thống lưu trữ thông tin đơn hàng tự động, ít sai sót
  • Tiết kiệm thời gian xử lý
  • Dễ dàng lập báo cáo, thống kê doanh số theo đơn hàng

Với sự hỗ trợ của Salework, ở đâu, lúc nào cũng có thể quản lý đơn hàng. Tối ưu quy trình bán hàng, tăng doanh thu và giảm những chi phí phát sinh cho những sai sót.

Trên đây là tổng hợp những mẹo quản lý đơn hàng ngắn gọn nhưng đầy đủ. Hi vọng chúng có ích trong hoạt động kinh doanh của bạn.