Quản lý kho hàng được xem là một trong những hoạt động chủ chốt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể vận hành nó một cách trơn tru. Vậy đâu là những khó khăn khiến quá trình quản lý trở nên gián đoạn? Cách khắc phục thế nào? Cùng tìm hiểu ngay!

1. Thời gian quản lý kho hàng quá ít

Như bạn đã biết, kho hàng là nơi cung cấp các sản phẩm và dịch vụ để bán cho khách hàng. Song, kho hàng cũng là nơi mà khách hàng ít nhìn thấy nhất, nên chúng thường bị bỏ qua hoặc chẳng mấy được quan tâm.

Đa số các chủ cửa hàng, doanh nghiệp thường chỉ chú trọng tới việc quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng mà bỏ qua quá trình quản lý kho bãi. Kết quả là, hàng hóa không được phân loại, lộn xộn, chồng chất, khó tìm kiếm. Việc dành ít thời gian cho kho hàng cũng khiến không kiểm soát được lượng hàng hóa ra vào mỗi ngày, dẫn đến việc xác định lãi lỗ không được chính xác.

Giải pháp cho khó khăn này là: Lên kế hoạch cụ thể các hoạt động sẽ tiến hành để có thể cân đối các khâu, tránh làm nhiều việc một lúc. Khi bạn có nhiều thời gian cho kho hàng thì chắc chắn bạn sẽ khắc phục được những điểm yếu trong công việc quản lý kho hàng của mình. 

Khó khăn khi quản lý kho hàng

2. Không theo sát số lượng hàng hóa xuất – nhập

Kiểm kê số lượng hàng hóa ra vào kho là rất cần thiết vì việc không nắm được con số cụ thể đồng nghĩa với việc công ty không thể cập nhật chính xác lượng hàng tồn cao nhất và thấp nhất, hay nói cách khác là định mức tồn kho.

Điển hình cho tình trạng này là bạn không cung cấp đủ sản phẩm cho đại lý hoặc nhà phân phối. Bên cạnh đó, việc duy trì hoạt động kinh doanh có thể gián đoạn, doanh nghiệp rơi vào tình trạng tồn kho quá nhiều hàng và không thể luân chuyển được. 

Cách khắc phục: Thực hiện nguyên tắc FIFO (viết tắt của “First In – First Out) tức là Nhập trước – Xuất trước vào kho hàng của bạn. Đây là một cách thức quản lý hàng tồn kho rất hiệu quả. Vào trước – Ra trước nghĩa là ai đến trước thì được ra trước và ngược lại. Áp dụng phương pháp này đồng nghĩa với việc hàng nhập trước sẽ được đẩy ra trước để tránh lỗi thời hay hết hạn sử dụng.

3. Sắp xếp hàng hóa trong kho chưa khoa học

Nếu hàng hóa trong kho không được bài trí khoa học, không phân loại hay đánh dấu rõ ràng, bạn sẽ dễ gặp phải những vấn đề như mất nhiều thời gian tìm hàng, khó xê dịch, vận chuyển, hàng hóa bị chuột bọ cắn phá,…

Ngược lại, nếu bạn biết cách sắp xếp hàng hóa phù hợp, bạn không những tiết kiệm được không gian, thời gian, sức người mà còn tăng hiệu suất quản lý kho, kiểm soát hàng hóa dễ dàng, thuận tiện.

Cách giải quyết: Sắp xếp hàng hóa ở kho theo mã SKU (viết tắt của “Stock Keeping Unit” – Đơn vị lưu kho). Tức là, hàng hóa sẽ được quy ước dựa trên tính chất, đặc điểm, phân loại, vị trí,… của từng mặt hàng. Điều này giúp quản lý kho hàng trở nên hiệu quả, bảo quản được hàng hóa ở điều kiện phù hợp, tránh những tác động ngoại lai gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

4. Không kiểm tra hàng hóa thường xuyên

Một trong những sai lầm lớn nhất trong việc quản lý kho hàng là bạn không thường xuyên kiểm tra hàng tồn. Nhiều người thường ám ảnh việc kiểm tra hàng hóa bởi kho quá lớn và số lượng hàng tồn kho quá nhiều. Điều này dẫn đến việc mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng hàng hóa mà người kinh doanh không hề hay biết.

Cách khắc phục: Có kế hoạch kiểm kho định kỳ, tần suất có thể là 1 tháng 1 lần, hoặc 2 – 3 tháng 1 lần tùy thuộc quy mô cửa hàng hay tính chất của mặt hàng sản phẩm. Và mỗi lần kiểm kho, bạn đừng quên thu thập các dữ liệu như số lượng (sự phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hỏng, đóng gói),…

5. Thiết bị, công nghệ lạc hậu 

Quản lý kho hàng sẽ trở nên khó khăn hơn bao giờ hết nếu trang thiết bị trong kho trở nên lạc hậu và lỗi thời. Điều này sẽ tác động trực tiếp tới tiến độ thực hiện công việc của kho, tiềm ẩn nhiều rủi ro gây ảnh hưởng cho toàn bộ hệ thống kho bãi. Mặc dù đã có rất nhiều chủ cửa hàng doanh nghiệp ý thức được vấn đề này, song họ chưa thể giải quyết vấn đề đó vì tìm ra giải pháp nào phù hợp

Cách khắc phục: Ứng dụng phần mềm Salework kho để bao quát toàn bộ quy trình quản lý kho hàng một cách tỉ mỉ và thông minh nhất. Salework kho giúp bạn có thể kiểm soát chi tiết, chính xác toàn bộ số lượng đơn hàng, tồn kho, số lượng sản phẩm. Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm quản lý Salework kho, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi!

Trên đây là 5 sai lầm khi quản lý kho hàng mà bạn dễ mắc phải và các hướng giải quyết phù hợp Salework gợi ý bạn. Chúng tôi mong rằng bài viết có thể giúp bạn có những giải pháp đúng đắn và hiệu quả cho doanh nghiệp của chính mình!