Quản lý hàng tồn kho rất phức tạp và không dễ dàng. Điều này buộc các nhà quản lý phải áp dụng các phương pháp sáng tạo trong hoạt động thực tế. Hãy cùng Salework làm rõ vai trò của quản lý hàng tồn và các mô hình quản lý hàng điển hình nhé!

1. Định nghĩa và vai trò của quản lý hàng tồn kho

1.1. Quản lý hàng tồn kho được hiểu là gì?

Hàng tồn kho là một phần của tài sản lưu động, hay nói đúng hơn là bất kỳ nguồn lực nào được nắm giữ để đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm thành phẩm, sản phẩm dở dang, vật tư, tồn kho công cụ/dụng cụ trong hoạt động sản xuất, v.v.

Quản lý hàng tồn kho

Như vậy, quản lý hàng tồn hay quản lý kho hàng là một tập hợp các công việc liên quan đến việc tổ chức, quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho.

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng, phải được thực hiện liên tục trong toàn bộ quá trình lưu trữ để đảm bảo rằng: 

  • Khối lượng hàng tồn kho tối ưu luôn nằm trong giới hạn an toàn (không vượt quá ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa). 
  • Quyết định đúng đắn khi nhập thêm nguyên vật liệu. 
  • Quyết định thời điểm tăng, giảm sản lượng để điều chỉnh thành phẩm tồn kho.

1.2. Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò như thế nào?

Dưới đây là một số điểm chính về vai trò của quản lý hàng tồn: 

– Đảm bảo rằng luôn có đủ hàng tồn kho để cung cấp cho thị trường mà không gặp  sự cố hoặc gián đoạn. 

– Loại bỏ các rủi ro như hàng tồn đọng, hàng bị giảm chất lượng do để tồn kho lâu ngày. 

– Cân đối giữa các khâu: Mua hàng → Lưu trữ → Sản xuất → Tiêu dùng. 

– Tối ưu hóa hàng tồn kho để giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.

2. Mô hình quản lý hàng tồn kho điển hình

2.1. Mô hình phân tích ABC

Mô hình phân tích ABC (ABC Analysis) về quản lý hàng tồn kho là phương pháp phân loại vật tư hàng hóa trong quy trình quản trị tồn kho. Mô hình phân tích ABC  được chia thành ba nhóm hàng tồn kho chính với các cấp quản lý khác nhau.

Mô hình phân tích

 – Nhóm A: Nguyên vật liệu và hàng tồn phải được quản lý chặt chẽ và chính xác do có giá trị cao. Bạn nên kiểm tra đều đặn mỗi tháng một lần. 

 – Nhóm B: Nguyên vật liệu và hàng tồn kho cần được quản lý tốt do chi phí hợp lý. Thời gian kiểm tra khoảng 3 tháng một lần. 

 – Nhóm C: Hàng hóa thuộc nhóm này có giá trị nhỏ nên nguyên vật liệu và hàng tồn kho được quản lý ở mức độ đơn giản hơn. Kiểm toán nên được thực hiện sáu tháng một lần. 

Có thể nói, mô hình phân tích ABC giúp cho việc quản lý hàng tồn kho của các đơn vị trở nên chính xác, hiệu quả hơn.

2.2. Mô hình đặt hàng kinh tế (EOQ − Economic Order Quantity)

Điểm mạnh của mô hình EOQ là nó giảm thiểu chi phí đặt hàng và tồn kho. 

Đối với nguyên vật liệu, bạn không nhất thiết phải mua bao nhiêu tùy thích mà nên áp dụng EOQ để tính toán và tìm ra số lượng phù hợp nhất. Công thức tính cụ thể là:

Mô hình đặt hàng kinh tế

Trong đó: 

D là yêu cầu hàng tồn kho cho mỗi năm. Bạn có thể lấy dữ liệu của năm trước (lấy lượng hàng tồn kho đầu kỳ + (cộng) lượng hàng tồn kho được thêm vào trong kỳ – (trừ hàng tồn kho cuối kỳ.

S là chi phí bạn phải trả mỗi đơn hàng. Ví dụ như phí giao hàng, tiền điện thoại,…

H là chi phí lưu kho (chi phí thuê kho, chi phí đầu tư hệ thống, nhân sự, máy móc thiết bị, điện nước …)

2.3. Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ − Production Order Quantity)

Không giống như cách quản lý theo mô hình đặt hàng kinh tế (EOQ), POQ cải thiện thực tế bằng cách giảm thiểu các giả định. Vì vậy, giả sử rằng hàng hóa đến nơi và tích lũy liên tục cho đến khi chúng được nhận (EOQ giả định rằng có 0 đơn đặt hàng và hàng hóa được nhập trong kho cho một chuyến hàng).

Ngoài công ty thương mại, POQ thích hợp cho các công ty sản xuất vật tư trong nước, vừa sản xuất vừa kinh doanh. 

Công thức cho mô hình POQ là:

Công thức mô hình POQ

Trong đó P là công suất cung cấp hàng ngày (với điều kiện d<P). Các ký hiệu còn lại giống EOQ.

3. Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn cũng có nhiều yếu tố  ảnh hưởng đến nó. Đặc biệt: 

– Đối với kho nguyên liệu và nhiên liệu, mức tồn kho thường phụ thuộc vào: 

  • Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu phục vụ  sản xuất của doanh nghiệp. 
  • Cơ hội thị trường để cung cấp sản phẩm. 
  • Thời gian từ lúc chuyển vật liệu từ người gửi hàng đến đơn vị doanh nghiệp. 
  • Tùy thuộc vào giá cả của nguyên vật liệu. 

– Các yếu tố ảnh hưởng đến mức tồn kho đối với bán thành phẩm và sản phẩm dở dang bao gồm:

  • Đặc tính kỹ thuật và yêu cầu của quá trình sản xuất. 
  • Thời gian và chu kỳ của sản xuất. 
  • Phụ thuộc quá trình sản xuất được cấu trúc ra sao. 

– Tồn kho thành phẩm thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau: 

  • Kết hợp giữa công đoạn sản xuất và tiêu thụ. 
  • Thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp và người mua. 
  • Khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa của một công ty. 

Như vậy, qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu được khái niệm hàng tồn và mô hình quản lý hàng đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Salework hy vọng những thông tin này sẽ một phần nào đấy hữu ích cho bạn. Xin cảm ơn!